Legger til dokumentbibliotek i SharePoint

Dokumentbiblioteket gir en plassering på SharePoint-siden vår der vi trygt kan lagre filene våre, opprette, oppdatere og dele dem med andre brukere i organisasjonen vår. I denne opplæringen vil vi diskutere de to måtene på hvordan du legger til et nytt dokumentbibliotek i SharePoint.

Et SharePoint-dokumentbibliotek hjelper oss enkelt å administrere filene våre for vår avdeling eller organisasjon. 

Som standard gir konfigurering av et SharePoint-nettsted oss ​​et dokumentbibliotek kalt Dokumenter . Vi kan allerede bruke dette som lagring av filene våre. 

I dette eksemplet har vi et mappehierarki inne i dokumentene for å organisere filene våre. Imidlertid kan bruk av den hjelpe oss med å organisere filene våre mer riktig i stedet for å bruke mappestrukturer. 

Som du kan se, har vi mapper og filer for utgifter, tilbud, videoer, viktige lengder, mat, biler og mye mer. I stedet for å bruke bare ett dokumentbibliotek og gruppere dem etter mapper, er den bedre måten å gjøre dette på å lage et dokumentbibliotek for hver av dem.

Metadataene for disse filene er også forskjellige mellom dem. For eksempel er det viktig å ha metadata for avdelingen for utgiftsfilene . Når det gjelder tilbud, er metadataene som vi kanskje bryr oss om det oppgitte beløpet, klientnavnet, jobbtypen og så videre. Det er en annen grunn til at det er nyttig å ha forskjellige dokumentbiblioteker for disse forskjellige filtypene.

La oss nå lære hvordan du oppretter et nytt dokumentbibliotek. Det er to måter å opprette et nytt dokumentbibliotek på. 

Innholdsfortegnelse

• Opprette et dokumentbibliotek i SharePoint gjennom nettstedinnhold
• Opprette et dokumentbibliotek via hjemmesiden
• Konklusjon

Opprette et dokumentbibliotek i SharePoint gjennom nettstedinnhold

Den første metoden er å gå til nettstedets innhold . Det er der vi kan se alle de andre dokumentbibliotekene vi har. Noen av disse dokumentbibliotekene som skjemamaler , nettstedsressurser og stilbibliotek brukes til backend-formål. Nettsidene kalles et sidebibliotek der alle sidene til nettstedet vårt er lagret . For dette eksemplet har vi bare en enkelt side som er Hjemmesiden . 

For å legge til et nytt dokumentbibliotek, klikk bare på Ny og velg App . Vi kan også velge alternativet Dokumentbibliotek . Det kan imidlertid være en tid da Microsoft vil ha en oppdatering og alternativet Dokumentbibliotek kan bli fjernet. Så, bortsett fra å ha det alternativet, kan vi også legge til et dokumentbibliotek ved å legge dem til via appen i stedet.

Opprette et dokumentbibliotek via hjemmesiden

Den andre måten er å gå til hjemmesiden . Klikk Ny og velg App .

Den tar oss deretter til denne siden som heter Mine apper . Det er her vi kan se våre SharePoint-apper .

Vi kan også gå til SharePoint Store hvor vi kan se etter alle tilgjengelige apper som vi kan bruke. 

For dette eksempelet ønsker vi å se etter innebygde apper. Vi kan finne dem ved å klikke på den klassiske opplevelseslenken . 

Den vil da omdirigere oss til denne siden. Igjen, vi har forskjellige apper her som vi kan bruke på SharePoint-siden vår. Det vi trenger er Document Library -appen. Så la oss klikke på den.

Etter det vil den be oss om et dokumentbiblioteknavn. For dette eksemplet vil vi navngi det som Utgifter . Klikk deretter på Opprett- knappen.

Vårt nye dokumentbibliotek kalt Expenses vil deretter bli lagt til på listen i innholdet på nettstedet vårt . La oss klikke på den.

Vi kan nå laste opp utgiftsfilene våre til dette dokumentbiblioteket.

Da kan vi nå legge til metadataene våre for disse filene. For dette eksemplet har vi lagt til kolonnen for avdelingens metadata.

Konklusjon

For å oppsummere kan vi lage vårt eget dokumentbibliotek. Igjen, det er to måter å opprette et nytt dokumentbibliotek på. Den første er ved å gå til startsiden , klikke på Ny og deretter velge Dokumentbibliotek eller App . Den andre går til nettstedets innhold , klikk på Ny , og velg deretter Dokumentbibliotek eller App .

Du kan deretter besøke de nye dokumentbibliotekene dine på nettstedets innhold der alle dokumentbibliotekene og sidebibliotekene er oppført. 

Beste ønsker,

Henry