Lagre e-postvedlegg til SharePoint med Power Automate

I dagens blogg lærer du hvordan du automatisk lagrer e-postvedlegg til SharePoint ved hjelp av Power Automate. Ved å bruke en Power Automate-flyt sparer jeg mye tid i mine daglige aktiviteter, og jeg håper den også kan gjøre det samme for deg. Du kan se hele videoen av denne opplæringen nederst på denne bloggen.

Innholdsfortegnelse

• Oversikt
• Lagre e-postvedlegg til SharePoint og slett e-post
• Power Automate Flow Eksempel: LawtonAR
• Opprette en flyt ved hjelp av Power Automate-malen
  • Trinn 1: Når en e-post med vedlegg kommer
  • Trinn 2: Lagre e-postvedlegg til Sharepoint
  • Trinn 3: Sletting av e-posten
• Bruke Desktop Flow etter å ha lagret e-postvedlegget til SharePoint
• Konklusjon

Oversikt

Hver dag mottar jeg flere e-poster med vedlegg, og det jeg regelmessig gjør er å ta disse vedleggene og lagre dem i en mappe. 

Men i stedet for å gå gjennom hver e-post individuelt, lagre vedleggene til SharePoint og oppdatere filene daglig, opprettet jeg en engangs i Power Automate for å automatisere denne kjedelige oppgaven.  

Så for hver e-post som kommer inn fra en bestemt avsender, tar flyten vedlegget, flytter det til SharePoint og overskriver den eksisterende filen i den mappen. Og så bruker jeg dataene som er lagret i den filen til å oppdatere filene mine. La oss gå inn på trinnene for hvordan denne Power Automate-flyten ble satt opp.

Lagre e-postvedlegg til SharePoint og slett e-post

Start med å åpne Power Automate Online . Som du kan se i Mine flyter, er det flere flyter jeg bruker hver dag. For eksempel bruker de tre første flytene i listen min den samme Power Automate-malen som vi har snakket om. 

Jeg opprettet dem ved hjelp av en Power Automate-mal som tar e-postvedlegg, lagrer dem i SharePoint, og til og med sletter e-posten etterpå, slik at jeg ikke trenger å bekymre meg for å slette dem. 

For å få tilgang til denne malen, klikk på Maler og skriv deretter lagre e-postvedlegg i søkefeltet. 

Flere relaterte Power Automate-maler vil vises i resultatene, men vi vil fokusere på Lagre e-postvedlegg til SharePoint og slette e-posten . 

Og i stedet for å lage dette fra bunnen av, tar vi en eksisterende og ser hvordan den er satt opp og hvordan denne flyten har prestert over tid.

Power Automate Flow Eksempel: LawtonAR

La oss se på en av mine strømmer som et eksempel. LawtonAR er en av flytene jeg har skapt og har kjørt en stund nå. 

Åpning av denne vil vise oss beskrivelsen, som er malen vi har valgt tidligere. Vi kan også se datoen den ble opprettet 20. august, og vi vet at den har pågått siden den gang. 

Hvis vi blar nedover, vil vi se flytens daglige kjøringshistorikk, varigheten av prosessen og status for om den lyktes eller mislyktes.

Fokuser på Varighet- kolonnen, og legg merke til hvor lang tid det tar å fullføre prosessen. Når e-posten treffer innboksen, tar det 2 til 3 sekunder før flyten tar vedlegget, lagrer det i SharePoint og sletter deretter e-posten.

Jeg trenger denne flyten fordi jeg har kunder som bruker QuickBooks Online, og jeg har noen tilpassede rapporter der som sender meg e-post hver dag. QuickBooks Online støtter imidlertid ikke e-postplanlegging for øyeblikket.

Vanligvis kommer e-postene mellom 4:30 – 5:00 min tid, noe som gir nok tid til at filene kan lagres i SharePoint før den daglige LuckyTemplates-oppdateringen.

Så det er oversikten over prøven vår, LawtonAR. La oss nå fortsette med prosessen med å sette opp en lignende Power Automate-flyt.

Opprette en flyt ved hjelp av Power Automate-malen

Start med å klikke Rediger for å åpne flyten og trinnene du må sette opp for denne spesielle flyten. Det er tre hovedtrinn vi må ta for denne flyten.

Trinn 1: Når en e-post med vedlegg kommer

Den første er Når en ny e-post kommer . Klikk på dette trinnet for å åpne de avanserte alternativene. 

For dette eksemplet, la oss velge Innboks for mappen . I Til -feltet velger du riktig e-postadresse, spesielt hvis du har lagret mer enn én e-postadresse. 

Velg Ja på Inkluder vedlegg fordi det er det vi vil flytte til SharePoint. Emnefilteret inneholder samme emnelinje i e-posten som de ankommer . Sett viktigheten til Normal og velg Ja til Bare med vedlegg . 

Og det er alt vi trenger for å fylle opp for dette første trinnet. 

Trinn 2: Lagre e-postvedlegg til Sharepoint

Når e-posten kommer, forteller det andre trinnet oss hvor vi skal flytte eller ta vedleggene. Hvis du har en e-post som kommer med fem forskjellige vedlegg, kan den flytte hver enkelt av disse filene fra ett punkt til den tildelte plasseringen.

Åpne det andre trinnet, Bruk på hvert vedlegg i e-posten . Når den åpnes, kan du se at vedlegg allerede er plassert under Velg en utgang fra tidligere trinn.

Venstreklikk ved siden av Vedlegg for å åpne listen over dynamisk innhold og uttrykk . Åpne undertrinnet Opprett fil . I nettstedsadressen legger du til SharePoint-adressen som skal brukes. Fyll også ut din foretrukne mappebane med hvor du vil at vedleggene skal flyttes til.

For filnavnet går du til listen over dynamisk innhold og velger Vedleggsnavn . For filinnhold velger du Vedleggsinnhold .

For å oppsummere det andre trinnet tar vi vedlegget fra den opprinnelige e-posten, og angir det til hvor og hvilken mappe vi vil at dette skal legges til i SharePoint. Deretter lagrer vi det med vedleggsnavn og innhold. 

Trinn 3: Sletting av e-posten

Til slutt sletter vi e-post i det tredje trinnet. Åpne dette trinnet som vi gjorde i de to foregående.

Deretter velger du meldings-ID fra listen over dynamisk innhold . Denne meldings-IDen har den unike identifikatoren til meldingen som vil hjelpe deg med å slette e-post senere. Legg deretter til den aktuelle e-postadressen i feltet Original Mailbox Address .

Det som er bra med denne flyten er at når du har satt opp og kjører dette, trenger du ikke å bekymre deg for planlegging. Det er fordi flyten først vil finne sted når en e-post er sendt til den tiltenkte e-postadressen, med det spesifiserte emnefilteret og et vedlegg. Først da vil den lagre e-postvedlegg til SharePoint.

Bruke Desktop Flow etter å ha lagret e-postvedlegget til SharePoint

Når filene er lagret, har jeg andre skrivebordsflyter som deretter tar filene fra vår midlertidige mappe, (FilesToMove) til de riktige mappene der filene skal lagres for behandling. 

Hvis jeg åpner filene mine på datamaskinen min, går jeg til SharePoint-mappen > Power Reports – Documents > .FilesToMove . Jeg har for øyeblikket en fil lagret og kalt ReconAR.

Når den er lagret i denne mappen av vår første flyt, tar skrivebordsflyten min denne filen herfra og flytter den til riktig mappe. Så hvis jeg går tilbake til Power Reports – Documents , kan jeg åpne en annen mappe som heter RECON .

Inne i denne mappen kan vi se at skrivebordsflyten fungerte og ReconAR allerede er flyttet. 

Konklusjon

Avslutningsvis kan Power Automate være et kraftig verktøy for automatisk å lagre e-postvedlegg til SharePoint. Ved å lage en enkel flyt ved hjelp av utløseren Når en ny e-post kommer og handlingen Opprett fil , kan du enkelt sette opp et system for automatisk å lagre vedlegg til ønsket SharePoint-mappe. 

Denne Power Automate-malen kan spare deg for tid og krefter ved å eliminere behovet for å laste ned og laste opp vedlegg manuelt, og kan også bidra til å sikre at viktige dokumenter er riktig lagret og organisert. Med Power Automate er det enkelt å automatisere denne prosessen og effektivisere arbeidsflyten din.

Beste ønsker,

Jarrett Moore