Lag en oppslagstabell fra delsummer: Optimalisering i LuckyTemplates

I denne opplæringen vil vi gå gjennom en teknikk som vil lage en oppslagstabell fra delsummer ved å bruke spørringsredigeringsprogrammet i LuckyTemplates. Du kan se hele videoen av denne opplæringen nederst på denne bloggen.

Dette er mest nyttig når vi henter data ut av Microsoft Excel fordi de fleste dataene vil inneholde delsummer.

Vi kommer til å bruke litt olje- og gassstatistikk funnet på nettet.

Innholdsfortegnelse

• Delsummer i Excel-data
• Hvordan resultatet vil se ut
• Opprette oppslagstabellen
• Konklusjon

Delsummer i Excel-data

Delsummer finnes vanligvis i finansiell informasjon.

Det er vanligvis en oppdeling av de enkelte delene og deretter delsummene.

I LuckyTemplates er imidlertid disse dataene svært suboptimale.

Alt vi trenger er den underliggende informasjonen og da kan vi enkelt lage delsummer og aggregering av beløpene innenfor selve LuckyTemplates-modellen. 

Vi må lage ensom inneholder landene og deres kategorier eller regioner, og trekker deretter ut dataene til en optimalisert oppslagstabell slik at vi kan filtrere informasjonen.

Hvordan resultatet vil se ut

Dette er den opprinnelige tabellen over olje- og gassstatistikken når den importeres til LuckyTemplates:

Ved å bruke denne teknikken ble tabellen til slutt optimalisert:

Vi kan se at regionens kolonne ikke inneholder noen totaler; den inneholder bare landene. Så vi må lage en tabell som har regionen og regionområdet.

Totalene har med dette nå blitt en underkategori i denne tabellen. 

Opprette oppslagstabellen

Dette er trinnene vi må gjøre for å optimalisere tabellene våre i LuckyTemplates.

Først må vi hente inn den første tabellen i LuckyTemplates og deretter fjerne alle kolonnene på høyre side.

Vi har kvittet oss med søylene som vi ikke trengte.

Imidlertid er det fortsatt totaler innebygd i kolonnene som bare skal inneholde landene.

Så vi må opprette en betinget kolonne for å fjerne unødvendige oppføringer.

Hvis hovedkolonnen vår inneholder ordet 'total', vil den ha samme verdi i den betingede kolonnen, ellers vil den returnere 'null'.

Med dette kan vi trekke ut verdiene vi ønsker i en annen kolonne.

Deretter må vi høyreklikke på den betingede kolonnen, bruke funksjonen som heter Fyll og deretter velge Opp.

Dette fyller ut delsummen for alle landene den var en del av.

Nå, for å få den endelige tabellen, er alt vi trenger å gjøre å filtrere og fjerne delsummene i den opprinnelige kolonnen. 

Så vi kan nå generere delsummene i modellen vår ved å koble sammen tabellene vi har laget.

Tabellen Oljeregioner er nå en oppslagstabell for tabellen Historiske oljereserver.

Ved å gjøre det kan vi lage en enkel visualisering som er brutt ned i alle underkategoriene.

Dette er en mer tiltalende presentasjon sammenlignet med å se på Excel-dataene.

Konklusjon

Hvis vi tenker tilbake på den opprinnelige tabellen, var det veldig vanskelig å forstå og få innsikt fra. Men med denne teknikken kan vi transformere dataene til en enkel og intuitiv rapport.

Vi kan raskt dykke inn i ulike aspekter av dataene visuelt og generere svært interessant innsikt fra den.

Dette er en flott teknikk som kan brukes i forskjellige situasjoner.

Et vanlig problem reist av LuckyTemplates-brukere ier å forstå hvordan man kan optimalisere tabellene og modellen for å forenkle oppgaver i LuckyTemplates.

Ved å implementere denne teknikken i rapportene våre kan vi optimalisere og forenkle hvordan dataene våre behandles og presenteres.

Beste ønsker,