Innstillinger for SharePoint-nettstedbibliotek | Et overblikk

Et dokumentbibliotek opprettes alltid automatisk når vi oppretter et nettsted i SharePoint. Vi kan tilpasse et bibliotek og kontrollere hvordan brukere kan se, administrere og opprette dokumenter, eller til og med spore versjoner av filer. I denne opplæringen skal vi snakke om hvordan vi kan konfigurere innstillingene for SharePoint-nettstedbiblioteket.

Et dokumentbibliotek i SharePoint er en plassering på et nettsted der teammedlemmer kan samarbeide om delte filer.

Innholdsfortegnelse

• Få tilgang til innstillingene for nettstedbiblioteket
• Versjonsinnstillinger i SharePoint Site Library 
• Validering og avanserte innstillinger i SharePoint Site Library 
• Skjemainnstillinger i et dokumentbibliotek
• Andre relevante innstillinger i et dokumentbibliotek
• Konklusjon

Få tilgang til innstillingene for nettstedbiblioteket

For å få tilgang til bibliotekinnstillingene må vi gå inn i et dokumentbibliotek. For dette eksemplet har vi et dokumentbibliotek kalt Expenses . 

Deretter, øverst til høyre, klikk på tannhjulikonet og klikk på bibliotekinnstillingene .

Det tar oss deretter til et klassisk syn på innstillinger. Det er her vi også kan gjøre ting som å lage visninger, legge til kolonner, formatere og mye mer. Vi vil ikke diskutere noen av innstillingene her i denne opplæringen, men du kan absolutt sjekke ut vår grundige diskusjon om disse innstillingene på vår . 

En av de vanlige innstillingene her er listenavn, beskrivelse og navigasjonsinnstillinger . 

Det er her vi kan endre navnet på biblioteket vårt og legge til en beskrivelse hvis vi ønsker det. Vi vil ikke diskutere hurtigstartalternativet her, men bare ta oppmerksom på at det er nyttig for å lage hjemmesider og SharePoint-nettstednavigering.

Versjonsinnstillinger i SharePoint Site Library 

En annen bibliotekinnstillinger vi har er versjonsinnstillingene .

Det er her vi kan gjøre endringer som å kreve innholdsgodkjenning for innsendte varer. Dette er for å sette en konfigurasjon på om nye varer eller endringer på eksisterende varer skal forbli i utkasttilstand eller ikke før de er godkjent. 

Vi kan også endre filetikettnummereringen til våre større og mindre revisjoner. For eksempel vil større revisjoner for filene våre merkes med 1, 2, 3 , og mindre revisjoner vil ha 1.0, 1.1, 1.2 og så videre.

Vi kan også angi antall eksemplarer av varene våre i de siste versjonene. Vanligvis bør dette bare være 10-20 på grunn av problemer med plassbegrensninger. 

Utkastelementsikkerheten er for å begrense brukerne som kan se utkastelementene i dokumentbiblioteket vårt.

Til slutt kan vi kreve utsjekkingsfunksjonen før noen kan redigere dokumentene. Det er for å begrense de andre brukerne til å få tilgang til filen hvis den blir redigert. 

Validering og avanserte innstillinger i SharePoint Site Library 

La oss nå gå videre til de avanserte innstillingene.

Denne inneholder forskjellige innstillinger for administrasjon av innholdstyper, dokumentmaler og mapper.

Neste er valideringsinnstillingene .

Det er her vi kan sette noen formler. For eksempel, hvis vi ikke vil at andre brukere skal navngi sitt nye dokument eller avdeling som " Hjemmeside ", kan vi gjøre det i denne delen.

Skjemainnstillinger i et dokumentbibliotek

Dette er et eksempel på et SharePoint-skjema. Vi kan endre det ved å gå til skjemainnstillingene .

Skjemainnstillinger er der vi kan endre standard SharePoint-skjema.

For eksempel kan vi bruke et tilpasset skjema opprettet i PowerApps i stedet for å bruke standardskjemaet fra SharePoint.

Andre relevante innstillinger i et dokumentbibliotek

Vi har også delen Tillatelser og administrasjon der vi kan slette biblioteket vårt, angi tillatelser for biblioteket vårt, arbeidsflytinnstillinger og så videre. Tillatelsen for disse dokumentbiblioteksinnstillingene er der vi kan gi tilgang til visse personer for visse dokumenter og apper og ikke til andre. 

Arbeidsflytinnstillinger er for å lage en bestemt arbeidsflyt som skal oppstå når noen endrer eller legger til et nytt dokument. For eksempel, hvis en bruker legger til et nytt utgiftsdokument, sendes en e-post først til lederen for godkjenning, deretter HR for gjennomgang, og så videre. 

I tillegg har vi  RSS-innstillingene . Det er her vi kan angi varsler eller oppdateringer hver gang en bruker endrer eller legger til et element.

Vi har også tilgang til mer avanserte kolonneinnstillinger som å lage kolonner, rekkefølge på kolonner og mye mer. 

Dessuten har vi en setting for å lage visninger.

Hvis vi klikker på det, vil det gi oss en klassisk måte å lage en visning på.

Konklusjon

Alt i alt er dette noen av innstillingene som vi kan få tilgang til på et SharePoint-nettstedsbibliotekinnstillinger. Husk at når vi oppretter et SharePoint-nettsted, opprettes det også automatisk et dokumentbibliotek.

SharePoint lar brukere fullt ut tilpasse og konfigurere dokumentbiblioteker via bibliotekinnstillingene.

Jeg håper at dette var nyttig. Hvis du vil vite mer om resten av innstillingene, kan du sjekke dem ut på kurset vårt som vil bli inkludert i listen over relevante lenker nedenfor. 

Beste ønsker,

Henry