Hva er Sharepoint? Toppegenskaper og funksjoner

Er du lei av å miste oversikten over viktige dokumenter i et hav av e-poster, slettede dokumenter, mapper og Post-it-lapper?

Føler du noen ganger at du trenger en GPS bare for å finne den filen sjefen din ba om for tre uker siden? Frykt ikke, kjære leser, for det er en helt blant oss: Microsoft SharePoint.

SharePoint er en nettbasert plattform utviklet av Microsoft som gir organisasjoner et sentralisert rom for å administrere, dele og samarbeide om ulike typer innhold, for eksempel dokumenter, kalendere, oppgaver og mer.

Plattformen lar brukere opprette nettsteder for forskjellige avdelinger, prosjekter eller team, med tilpassbare brukertillatelser og arbeidsflyter for å kontrollere tilgang, vise informasjon og strømlinjeforme prosesser.

SharePoints robuste funksjoner kan skreddersys for å møte de spesifikke behovene til organisasjonen din, noe som gjør det til et viktig verktøy for å øke produktiviteten og samarbeidet.

Men det er bare toppen av isfjellet! I de følgende delene vil vi dykke dypere inn i Microsoft SharePoints historie, kjernefunksjoner, tilgjengelige versjoner, Microsoft-integrasjoner og potensielle brukstilfeller.

Så ta tak i drikken du ønsker, len deg tilbake, og la oss utforske underverkene til SharePoint sammen.

Innholdsfortegnelse

• Hva er SharePoint?
• Historien til SharePoint
  • Dagens SharePoint
• Topp 6 kjernefunksjoner og funksjoner i SharePoint
  • 1. Samarbeid
  • 2. Innholdsstyring
  • 3. Automatisering av arbeidsflyter
  • 4. Sosiale funksjoner
  • 4. Business Intelligence
  • 5. Søk
• SharePoint-versjoner og priser
  • SharePoint Online
  • SharePoint Server
  • SharePoint Foundation og SharePoint Designer
• Integrasjon med Microsoft Ecosystem
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Kraftplattform
• Microsoft SharePoint-brukstilfeller
• Bunnlinjen

Hva er SharePoint?

Se for deg dette: du begynner arbeidsdagen og blir møtt av en overfylt innboks, en uendelig oppgaveliste og en haug med leveranser som bare ikke slutter. Høres overveldende ut, ikke sant? Det er her Microsoft SharePoint kommer inn for å redde dagen!

Så, hva er SharePoint? Enkelt sagt er det en plattform utviklet av Microsoft som gir en sentralisert plassering for organisasjoner å administrere, lagre og dele ulike typer innhold og oppgaver med nettapplikasjoner som:

• Dokumenter : Word, Excel, PowerPoint, PDF-filer og mer

• Delte kalendere : teamplaner, prosjektfrister og møter

• Oppgaver : gjøremålslister, arbeidsflyter og godkjenninger

• Moderne lister : kontakter, delte postbokser, inventar, metadata og kundeinformasjon

Microsoft SharePoint inkluderer kraftige samarbeidsverktøy som lar brukere jobbe sammen om innhold i sanntid, dele oppdateringer og motta tilbakemeldinger på ett sted. I tillegg, med søkefunksjoner, er det en lek å finne riktig dokument eller informasjon.

Men vent, det er mer! I den neste delen skal vi utforske SharePoints mer enn to tiår lange historie før vi tar en titt på kjerneproduktfunksjonene.

Hvis du ønsker å ta organisasjonens produktivitet til neste nivå, fortsett å lese for å oppdage det fulle potensialet til SharePoint.

Historien til SharePoint

La oss ta en spasertur nedover minneveien, tilbake til en tid da flip-telefoner var på topp, MySpace var det beste sosiale nettverket, og SharePoint var bare et glimt i Microsofts øyne.

Det stemmer, vi snakker om tidlig på 2000-tallet, en tid da internett fortsatt var i sin spede begynnelse, og verden så vidt begynte å forstå viktigheten av samarbeid og innholdsstyring.

Microsoft SharePoint ble først introdusert i 2001, da verden fortsatt ble vant til ideen om å bruke internett til mer enn bare å sende e-poster og surfe på kattevideoer.

Den første versjonen av dette MS-prosjektet var en grunnleggende nettapplikasjon som tillot team å dele dokumenter og samarbeide om prosjekter. Det var ikke akkurat en game-changer, men det la grunnlaget for det som skulle komme.

Gjennom årene fortsatte SharePoint-plattformen å utvikle seg, og la til nye funksjoner og muligheter som gjorde den til et uunnværlig verktøy for bedrifter og organisasjoner i alle størrelser.

I 2003 ga Microsoft ut SharePoint Portal Server, som muliggjorde mer avansert innholdsadministrasjon og søkefunksjonalitet.

Og i 2006 ble Microsoft Office SharePoint Server 2007 lansert, og introduserte sosiale funksjoner og funksjoner for forretningsintelligens.

Dagens SharePoint

Det var ikke før utgivelsen av SharePoint Server 2010 at plattformen virkelig begynte å få gjennomslag.

Med det forbedrede brukergrensesnittet og kraftige nye funksjoner som samforfattelse av dokumenter og automatisering av arbeidsflyt, ble SharePoint 2010 raskt den beste plattformen for samarbeid og innholdsadministrasjon.

I dag er SharePoint en kraftfull plattform som tilbyr et bredt spekter av funksjoner og muligheter, fra dokumentadministrasjon og forretningsbeslutninger til sosialt samarbeid og søkefunksjonalitet.

Men det hele startet med en enkel idé: behovet for team for å dele informasjon og samarbeide om prosjekter.

I neste avsnitt skal vi se nærmere på funksjonene som gjør SharePoint til et så kraftig verktøy for bedrifter og organisasjoner.

Topp 6 kjernefunksjoner og funksjoner i SharePoint

Microsoft SharePoint er ikke bare et kjedelig gammelt dokumentbehandlingssystem. Det er en funksjonsfylt plattform som kan hjelpe bedrifter og organisasjoner med å samarbeide, automatisere prosesser og til og med ta datadrevne beslutninger.

I denne delen skal vi se nærmere på noen av nøkkelfunksjonene og egenskapene som gjør SharePoint til et så kraftig verktøy for den digitale arbeidsplassen.

1. Samarbeid

La oss starte med samarbeid. Microsoft SharePoint tilbyr et bredt spekter av verktøy for å hjelpe team med å dele informasjon og arbeide sammen mer effektivt i et SharePoint-miljø.

Du kan opprette teamsider for forskjellige avdelinger eller prosjekter, og bruke dem til å lagre og organisere dokumenter, spore oppgaver og dele oppdateringer i sanntid.

Og med funksjoner som versjonskontroll og co-authoring kan du sikre at alle jobber med samme versjon av et dokument og unngå hodepinen med endeløse e-postkjeder.

SharePoints samarbeidsfunksjoner tillater medforfatterskap og gjør det mulig for brukere å lage SharePoint-nettsteder, få tilgang til delte dokumenter, raskt dele oppdateringer og gi tilbakemelding.

Plattformen tilbyr også tilpassbare tillatelsesinnstillinger, slik at du kan kontrollere hvem som har tilgang til bestemte dokumenter på SharePoint-nettstedet ditt.

2. Innholdsstyring

Med et SharePoint-nettsted kan brukere enkelt opprette, laste opp og lagre dokumenter i et sentralisert dokumentbibliotek. Brukere kan også bruke integrasjoner med MS Teams for å forbedre kommunikasjonen ytterligere.

Et SharePoint-hjem tilbyr også versjonskontroll, slik at du kan holde styr på endringer og sikre at alle jobber med den mest oppdaterte informasjonen.

3. Automatisering av arbeidsflyter

Et SharePoint-nettsted er for mer enn bare et dokumenthåndteringssystem. Den tilbyr også kraftige funksjoner for automatisering av forretningsprosesser, slik at du kan strømlinjeforme arbeidsflyter og automatisere repeterende oppgaver.

SharePoint-arbeidsflyter kan tilpasses og kan automatisere oppgaver og strømlinjeforme prosesser. Du kan for eksempel sette opp en arbeidsflyt for å godkjenne dokumenter, sende varsler, ombord ansatte eller samle inn tilbakemeldinger.

Og med integrasjonen med Power Automate (tidligere Microsoft Flow), kan du til og med automatisere prosesser utover SharePoint-nettstedet ditt og på tvers av forskjellige apper og tjenester.

4. Sosiale funksjoner

SharePoint tilbyr også sosiale funksjoner for å lage kommunikasjonssider der du kan koble deg til kolleger og dele kunnskap på tvers av organisasjonen.

Du kan bruke de sosiale verktøyene til å lage SharePoint-miljøer som fungerer som praksisfellesskap, der ansatte kan dele ideer og beste praksis og samarbeide om prosjekter.

4. Business Intelligence

Og la oss ikke glemme business intelligence! Med SharePoint kan du lage kraftige dashbord og rapporter for å hjelpe deg med å ta datadrevne beslutninger på tvers av flere servere.

Du kan bruke SharePoints innebygde analyse- og rapporteringsverktøy og også integrere prosjektserveren med for å lage interaktive visualiseringer og innsikt.

5. Søk

SharePoints kraftige søkefunksjoner lar brukere raskt finne innholdet de trenger, enten det er et spesifikt dokument, en prosjektside eller en kollegas profil.

Dette er bare noen av kjernefunksjonene som gjør SharePoint til et viktig verktøy for moderne arbeidsplasser. Men visste du at det er forskjellige versjoner av SharePoint tilgjengelig, hver med forskjellige funksjoner?

I den neste delen vil vi utforske de forskjellige versjonene av SharePoint, fra SharePoint Online til SharePoint Server, slik at du kan finne ut hvilken som er riktig for din organisasjon.

SharePoint-versjoner og priser

Denne delen dekker de forskjellige versjonene av SharePoint og hvordan de imøtekommer ulike organisasjonsbehov.

Det finnes en rekke versjoner tilgjengelig, men de to som er under aktiv utvikling er online og lokale versjoner: SharePoint Online og SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online er den skybaserte versjonen av plattformen som er inkludert i Microsoft Office 365-abonnementsplaner og kan nås via SharePoint-mobilappen.

Den er perfekt for organisasjoner som ønsker å nyte fordelene med SharePoint uten å måtte administrere sine egne SharePoint-servere.

Med SharePoint Online kan brukere få tilgang til alle funksjonene til SharePoint fra alle enheter (inkludert mobile enheter) med en internettforbindelse og en nettleser, noe som gjør det til et fleksibelt og praktisk alternativ for moderne arbeidsplasser.

Noen fordeler med SharePoint Online inkluderer:

• Tilgjengelig fra alle enheter med internettforbindelse

• Du trenger ikke å administrere dine egne servere eller webdeler

• Automatiske oppdateringer og nye funksjoner

• Integrasjon med andre Microsoft Office 365-apper

SharePoint Online er tilgjengelig som en del av et Microsoft Office 365-abonnement . Prisen varierer avhengig av abonnementsplanen du velger, men SharePoint Online er inkludert i alle abonnementer bortsett fra den grunnleggende Microsoft Office 365 Business Basic-planen.

SharePoint Server

SharePoint Server er den lokale versjonen av SharePoint som kan installeres på organisasjonens servere.

Den tilbyr alle funksjonene til SharePoint Online, pluss ytterligere tilpasningsmuligheter og kontroll over datalagring og andre sikkerhetskontroller.

Å bruke SharePoint lokalt er ideelt for organisasjoner som trenger full kontroll over SharePoint-miljøet sitt eller oppretter nettsteder med spesifikke sikkerhets- og samsvarskrav.

Noen fordeler med SharePoint Server er:

• Full kontroll over datalagring, dokumentbiblioteker og sikkerhet

• Ytterligere tilpasningsalternativer for SharePoint-nettsteder

• Integrasjon med andre SharePoint lokale systemer

• Mer fleksibilitet i distribusjonsalternativer

SharePoint Server 2019 er lisensiert per server og per bruker eller enhet som har tilgang til serveren. Det er to lisensieringsmodeller tilgjengelig : Standard CAL (Client Access License) og Enterprise CAL.

Standard CAL gir grunnleggende SharePoint-funksjoner, mens Enterprise CAL inkluderer mer avanserte funksjoner som business intelligence og enterprise search.

SharePoint Foundation og SharePoint Designer

Disse to fortjener hederlig omtale. De er begge gratisverktøy som ikke lenger er under aktiv utvikling og kan til og med deaktivere produktfunksjoner som finnes i fremtidige versjoner; Noen versjoner fungerer imidlertid fortsatt på moderne operativsystemer.

SharePoint Designer brukes vanligvis av avanserte brukere eller utviklere som ønsker å lage tilpassede arbeidsflyter og løsninger på toppen av SharePoint.

SharePoint Foundation, på den annen side, er en gratis, inngangsnivåversjon av SharePoint som kan brukes til grunnleggende dokumentdeling, administrasjon og samarbeid.

Det er et flott utgangspunkt for nybegynnere og små organisasjoner som ikke trenger alle funksjonene til SharePoint Online eller SharePoint Server, men som fortsatt ønsker å nyte fordeler som fildeling.

Noen fordeler med SharePoint Foundation inkluderer:

• Gratis å bruke

• Grunnleggende dokumenthåndtering og samarbeidsevner

• Enkel å sette opp og bruke

Nå som vi har dekket de forskjellige versjonene og prisalternativene, la oss utforske et annet viktig aspekt ved SharePoint: integrasjonen med andre Microsoft-produkter.

SharePoint kan integreres med produkter som Teams, OneDrive og Power Platform kan forbedre funksjonaliteten betraktelig.

I neste avsnitt ser vi nærmere på hvordan SharePoint integreres med disse produktene og hvordan det kan forbedre organisasjonens produktivitet og samarbeid. Så, la oss dykke inn!

Integrasjon med Microsoft Ecosystem

Integrasjon med andre Microsoft-produkter er en stor fordel, siden det gir sømløst samarbeid, strømlinjeformede arbeidsflyter og en moderne opplevelse.

I denne delen ser vi nærmere på noen av de viktigste Microsoft-produktene som integreres med SharePoint.

Microsoft Office 365

Som en del av Office 365-økosystemet integreres SharePoint sømløst med andre produktivitetsverktøy, som , Word og . Dette lar deg få tilgang til og dele dokumenter i sanntid, og sikrer at teamet ditt forblir på samme side.

Ved å inkorporere SharePoint i Office 365-pakken med tjenester, kan bedriftsbrukere i organisasjonen din dra nytte av:

• Sentralisert fillagring med sikker tilgangskontroll

• Samarbeidende og strømlinjeformet teamkommunikasjon

• Fleksibel og tilpassbar teamsidedesign

Microsoft Teams

Microsoft Teams er en samarbeidsplattform som gjør det mulig for team å chatte, dele filer og samarbeide om prosjekter i sanntid. Teams integreres med SharePoint, og lar brukere få tilgang til SharePoint-filer og dokumenter direkte fra Teams-grensesnittet.

Ved å integrere med Microsoft Teams kan du:

• Få enkel tilgang til oppdaterte dokumenter som deles med teamet ditt

• Samarbeid om dokumenter samtidig med andre teammedlemmer

• Spor revisjoner og vedlikehold versjonshistorikk

Kraftplattform

SharePoint samhandler med , for eksempel Power Apps og . Ved å utnytte Power Platform-funksjonene kan du legge til tilpasset automatisering, appløsninger og datavisualisering til SharePoint-kommunikasjonsnettstedene dine.

Med Power Platform-integrasjon kan du:

• Lag automatiserte arbeidsflyter mellom SharePoint og andre apper og tjenester

• Bygg tilpassede apper for å administrere og vise SharePoint-data

• Generer kraftige datavisualiseringer med LuckyTemplates

Integrasjonen med Microsofts økosystem gir deg mulighet til å frigjøre det fulle potensialet til SharePoint, og skaper uendelige muligheter for samarbeid og innovasjon i organisasjonen din.

I den neste delen skal vi se nærmere på noen potensielle virkelige brukstilfeller av SharePoint. La oss gå!

Microsoft SharePoint-brukstilfeller

Som du nå vet, er SharePoint en allsidig plattform med et bredt spekter av brukstilfeller på tvers av ulike bransjer og er en favoritt i så mange organisasjoner. Nedenfor er noen av de vanligste brukstilfellene for SharePoint:

1. Dokumentbehandling : SharePoints dokumenthåndteringssystem er blant de mest populære funksjonene. Organisasjoner kan bruke SharePoint til å lagre, organisere og administrere dokumenter fra forskjellige datakilder, noe som sikrer at teammedlemmer enkelt kan få tilgang til og samarbeide om den nyeste versjonen av et dokument. SharePoints versjonskontroll og funksjoner for innsjekking/utsjekking bidrar til å forhindre konflikter og sikrer at teammedlemmene alltid jobber, enten det er på stedet eller online med den nyeste versjonen av et dokument.

2. Intranett og portaler : SharePoint kan også brukes til å lage frittstående intranettsider og portaler for intern kommunikasjon, deling av informasjon, moderne webdeler og samarbeid. Intranettsider kan tilpasses til å inkludere nyheter, arrangementer, wikier og viktige kunngjøringer, samt selskapets retningslinjer og prosedyrer. Dens innebygde søkefunksjoner gjør det enkelt for en sluttbruker å raskt finne sensitiv informasjon som er lagret på stedet.

3. Prosjektledelse: SharePoints prosjektstyringsfunksjoner kan hjelpe team med å administrere prosjekter fra start til slutt. Team kan bruke SharePoint til å lage prosjektsidesider, tildele oppgaver, spore fremdrift, endre nettstedstruktur og samarbeide om prosjektdokumenter på én enkelt server. Dens integrasjon med andre Office 365-produkter og Office-applikasjoner, for eksempel MS Teams og Planner, kan også forbedre prosjektledelse.

4. Automatisering av forretningsprosesser: SharePoints integrasjon med (tidligere kjent som Microsoft Flow) gjør det mulig for brukere å automatisere repeterende oppgaver og prosesser. Du kan bruke en SharePoint-farm sammen med Power Automate for å automatisere arbeidsflyter, for eksempel dokumentgodkjenningsprosesser, med støtte for store filer.

SharePoint har et bredt spekter av brukstilfeller, og dette er bare noen få eksempler. Uansett organisasjonens behov, kan plattformen, sammen med SharePoint-tillegg, bidra til å forbedre produktiviteten og målgruppemålretting og effektivisere arbeidsflyten.

Bunnlinjen

SharePoint er en kraftig og allsidig plattform som hjelper organisasjoner og forretningsforbindelsestjenester med å forbedre produktiviteten og forbedre samarbeidet.

Med sine intranett- og portalfunksjoner, Office 365-applikasjonsintegrasjoner, prosjektstyringsverktøy, webdeler og tilgangstjenester og funksjoner for automatisering av forretningsprosesser, SharePoint one-stop-shop med løsninger for organisasjoner i alle størrelser og bransjer.

Videre gjør SharePoints integrasjon med andre Office 365-produkter og Office-tjenester, som MS Teams, OneDrive, Outlook og Power Automate, det til en enda mer verdifull nettapplikasjon for å forbedre arbeidsflyten din.

Og med ulike prisalternativer og distribusjonsmodeller tilgjengelig, kan den skreddersys for å passe behovene og budsjettet til enhver organisasjon.

Enten du er en liten bedrift som ønsker å strømlinjeforme forretningsprosesser, eller en stor bedrift som ønsker å forbedre teamarbeid, intern kommunikasjon og samarbeid på tvers av avdelinger og lokasjoner, er SharePoint en plattform verdt å vurdere.

For å lære mer om fordelene ved å bruke SharePoint som en nettapplikasjon, sjekk ut veiledningen nedenfor: