Hva er Power Automate? - Den ultimate guiden

Leter du etter en enklere måte å få utført alle de kjedelige rutineoppgavene dine raskt og effektivt? I så fall kan Power Automate være løsningen du har lett etter.

Denne guiden til Power Automate gir all informasjon og eksempler du trenger for å frigjøre det fulle potensialet til Power Automates automatiserte arbeidsflyter.

Lag enkle roboter under dataregistreringsprosessen for å lage komplekse flyter som orkestrerer ende-til-ende forretningsløsninger – Power Automate kan revolusjonere virksomheten din hvis det gjøres riktig!  

Innholdsfortegnelse

• Hva er Microsoft Power Automate?
• Hvordan fungerer Power Automate med Microsoft 365-apper?
• Viktigheten av automatisering i forretningsprosesser
• Vanlig bruk av Power Automate i ulike bransjer
• Nøkkelfunksjonene til Power Automate 
• Hvordan opprette og konfigurere en Power Automate-konto 
• Power Automate-terminologi: nøkkelbegreper og definisjoner
• Koble til eksterne datakilder og tjenester 
• Typer arbeidsflyter for å hjelpe deg i gang
  • Forretningsprosessflyter
  • Skrivebordsflyter
  • Skystrømmer
    • 1. Automatiserte flyter
    • 2. Øyeblikkelige flyter
    • 4. Planlagte flyter
  • Velge riktig skyflyt
• Rollen til utløsere og handlinger i Power Automate
• Avanserte kraftautomatiseringsteknikker 
  • Bruke variabler og uttrykk i Power Automate
• Implementering av betinget logikk og løkker
• Opprette tilpassede koblinger og APIer
• 2 Praktiske anvendelser av Power Automate i virkelige scenarier
  • Eksempel 1: Send massee-poster med Instant Cloud Flow i Power Automate
  • Eksempel 2: Migrering av Excel-data til en Sharepoint-liste 
• 6 beste fremgangsmåter for Power Automate
  • 1. Håndtering av flyter og automatiseringsprosesser
  • 2. Arbeidsflyt for testing og feilsøking 
• Power Automate vs andre automatiseringsverktøy
• 3 fantastiske fordeler med Power Automate
• 3 Begrensninger ved bruk av Microsoft Power Automate
• Power Automate eller ikke Power Automate?

Hva er Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (tidligere Microsoft Flow) er et kraftig automatiseringsverktøy som hjelper deg med å automatisere repeterende og manuelle oppgaver på en brukervennlig måte.

Med et intuitivt dra-og-slipp-grensesnitt er Power Automate ideell for både kodere og ikke-kodere, slik at du kan lage regelbaserte arbeidsflyter og spare tid på rutineoppgaver.

For å begynne å automatisere prosessen, kan du starte med å visualisere prosessflyten ved hjelp av et flytskjema. Dette flytskjemaet inkluderer ulike elementer som trinn, variabler, løkker og forhold. Du kan deretter replikere dette flytskjemaet på Microsoft Power Automate for å automatisere prosessen.

Det gir også stor fleksibilitet når det kommer til implementering – bare tilpass eksisterende maler eller bygg en tilpasset løsning fra bunnen av.

Så du kan automatisere et bredt spekter av oppgaver med Microsoft Power Automate, noe som gjør det til et kraftig verktøy for bedrifter.

I denne omfattende veiledningen gir vi en oversikt over Microsoft Power Automate, og dekker komponentene. Vi vil også lede deg gjennom prosessen med å lage arbeidsflyt, og gi eksempler fra den virkelige verden på hvordan det fungerer og hvordan du bruker det til å automatisere ulike aspekter av arbeidsflyter. 

Power Automate støtter over 900 populære apper og tjenester som Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive og mer, noe som gjør det til et allsidig verktøy for mange bransjer og bedrifter. I tillegg integreres den med andre Microsoft-produkter som SharePoint, Dynamics 365 og PowerApps, slik at du kan lage kraftigere og mer tilpassede arbeidsflyter på en måte med lav kode.

Hvordan fungerer Power Automate med Microsoft 365-apper?

Microsoft Office 365 er applikasjonspakken som er avgjørende for driften til tusenvis av virksomheter rundt om i verden.

Disse programmene inkluderer Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive og andre Microsoft-produkter. Hver applikasjon utfører sin egen spesifikke funksjon, men de fungerer vanligvis uavhengig og samhandler ikke med hverandre.

Vel, det var helt til Power Automate kom inn i bildet.

Med introduksjonen av Power Automate kan disse applikasjonene nå samle inn data, kommunisere med hverandre og iverksette tiltak basert på triggere fra andre apper. Denne integrasjonen forbedrer produktiviteten og effektiviteten ved å automatisere tidligere manuelle oppgaver.

For eksempel kan e-poster mottatt i Outlook utløse handlinger i Excel eller OneDrive for å strømlinjeforme arbeidsflyter og redusere risikoen for feil. 

Viktigheten av automatisering i forretningsprosesser

Et automatiseringsverktøy for forretningsprosesser som Power Automate gir et brukervennlig grensesnitt som lar brukere lage og administrere komplekse arbeidsflyter uten behov for koding eller teknisk ekspertise.

Det globale markedet for robotprosessautomatisering er på vei oppover, med en anslått årlig vekstrate på 38,2 % fra 2022 til 2030.

Denne teknologien transformerer måten virksomheter opererer på, med programvareroboter som kan automatisere daglige oppgaver på tvers av ulike bransjer

Fordelene med automatisering er mange og kraftige, inkludert:

• Det sparer tid og gjør det mulig for ansatte å utføre oppgaver på høyere nivå som gir mer verdi til virksomheten.  
• Forbedrer effektiviteten ved å opprettholde konsistente prosesshastigheter. 
• Reduserer arbeidskostnadene ved å utføre eksepsjonelt komplekse oppgaver, og frigjør penger som kan brukes andre steder.
• Eliminerer feil, spesielt med manuelle dataregistreringsoppgaver, som kan forhindre kostbare feil for virksomheten din. 

Til slutt forbedrer det kundeservicen ved å tilby rask og effektiv kommunikasjon, slik at du kan bygge bedre relasjoner uten å investere mye tid

La oss se på noen viktige Power Automate-bruksområder.

Vanlig bruk av Power Automate i ulike bransjer

Power Automate er et allsidig automatiseringsverktøy som kan brukes til et bredt spekter av bransjer og bruksområder. Her er noen eksempler på hvordan Power Automate brukes i forskjellige bransjer:

• Helsevesen : Helseindustrien er en av de viktigste næringene med det vesentlige behovet for automatisering. Med Power Automate kan helseorganisasjoner automatisere oppgaver og arbeidsflyter som tidligere ble utført manuelt, noe som sparer tid og forbedrer effektiviteten.
  
  Disse oppgavene og arbeidsflytene inkluderer avtaleplanlegging ved integrering med elektroniske journalsystemer. Den kan også automatisere medisinsk fakturering, skadebehandling og lagerstyring, redusere feil og forbedre behandlingstidene. 
• Økonomi : Hyppig bruk av Power Automate i finans er styring av leverandørgjeld og fordringer, prissetting, godkjenningsprosesser og dataregistrering. Ved å automatisere disse prosessene kan fakturaer behandles og betales raskt, og data avstemmes, noe som reduserer risikoen for feil og forsinket betaling.
  
  Med Power Automate kan data automatisk importeres og avstemmes, noe som reduserer behovet for manuell datainntasting og unøyaktigheter.
• Produksjon : Produksjonsindustrien har lenge vært kjent for manuelle, arbeidskrevende prosesser som er langsomme og vanskelige å administrere.
  
  Bruken av automatiseringsteknologier som Microsoft Power Automate er avgjørende for produsenter som ønsker å forbedre effektiviteten, redusere kostnadene og opprettholde et konkurransefortrinn. 
  
  Power Automate kan forbedre produksjonseffektiviteten ved å enkelt automatisere repeterende oppgaver og integrere dem med eksisterende systemer. Det kan bidra til å strømlinjeforme produksjonsprosesser og ordreadministrasjon, forbedre maskindriften, forenkle data- og dokumentbehandling og integreres sømløst med ERP-løsninger.
  
  I tillegg kan Power Automate legge til rette for automatisert rapportgenerering og også optimalisere utstyrsvedlikeholdet. 
• Detaljhandel : Power Automate kan gi forhandlere et konkurransefortrinn ved å automatisere tidkrevende oppgaver og integrere dem med systemer. Ved å bruke kunstig intelligens, ERP-systemer, IoT, POS-programvare og robotikk prosessautomatisering, kan forhandlere strømlinjeforme prosesser og forbedre kundeservicen, noe som sparer tid og penger.
  
  Power Automate hjelper ledere med å administrere inventar, automatisere ordreoppfyllelse, sende og spore salgsdata samtidig som de gir KPI-dashboardene hennes. 

Nøkkelfunksjonene til Power Automate 

Som du nå vet, tilbyr Microsoft Power Automate et bredt spekter av funksjoner som lar brukere lage tilpassede arbeidsflyter, integrere applikasjoner og forbedre samarbeidet. 

La oss dykke inn i disse litt dypere.

Automatisering av arbeidsflyt

Ved å bruke visuelle flytskjemaer kan brukere designe tilpassede arbeidsflyter for å håndtere oppgaver som å sende varsler, administrere godkjenninger eller oppdatere poster. Plattformen støtter en rekke koblinger, noe som muliggjør sømløs integrasjon med populære tjenester som SharePoint, Dynamics 365 og Outlook.

Sømløs integrasjon og tilpasning

Sømløs integrasjon med Microsoft 365-applikasjoner lar brukere lage automatiserte arbeidsflyter og starte oppgaver direkte fra apper som SharePoint, Excel og Microsoft Teams. For å forenkle opprettelsen av arbeidsflyter tilbyr Power Automate forhåndsbygde maler for vanlige oppgaver som brukere kan tilpasse for deres spesifikke behov.

I tillegg kan Power Automate integrere tredjepartsapper og -tjenester som Salesforce, Google Sheets, Mailchimp og et omfattende bibliotek med over 900 koblinger, noe som gjør det til et allsidig og kraftig verktøy for å automatisere oppgaver og prosesser på tvers av plattformer. bli et verktøy. 

For å toppe det, kan du også bruke Power Automate til å legge ut på sosiale medier og planlegge noen tweets, men det er en annen historie for en annen dag.

Robotic Process Automation (RPA)

Power Automate Desktop introduserer funksjoner for Robotic Process Automation (RPA), som gjør det mulig for brukere å automatisere oppgaver på sine stasjonære maskiner. RPA er spesielt nyttig for å automatisere prosesser som involverer eldre systemer, lokale filer eller skjermskraping.

Brukere kan registrere handlingene sine og bruke Power Automate Desktop til å lage roboter som replikerer disse handlingene automatisk.

Mobilapp

Power Automate-mobilappen lar brukere administrere og overvåke arbeidsflytene deres mens de er på farten. Appen støtter umiddelbare flyter, slik at brukere kan utløse handlinger manuelt gjennom flytknapper. I tillegg kan brukere spore statusen til flytene deres, motta push-varsler og godkjenne forespørsler direkte fra sine mobile enheter.

Sikkerhet og samsvar

Power Automate overholder Microsofts strenge sikkerhets- og samsvarsstandarder for å sikre databeskyttelse og personvern. Plattformen støtter datatapsforebygging (DLP) retningslinjer som lar organisasjoner kontrollere flyten av sensitiv informasjon mellom applikasjoner. I tillegg overholder Power Automate ulike industristandarder som GDPR, HIPAA og FedRAMP også.

Ok, nå er det på tide å sette deg i gang.

Hvordan opprette og konfigurere en Power Automate-konto 

For å komme i gang med Power Automate, besøk det offisielle Power Automate-nettstedet

Etter pålogging vil du lande på hjemmesiden, som fungerer som det sentrale knutepunktet for å administrere arbeidsflytene og koblingene dine

Nå før du begynner å gjøre noe, la oss raskt få deg på toppen av noen få nøkkelkonsepter.

Power Automate-terminologi: nøkkelbegreper og definisjoner

Når du dykker dypere inn i Power Automate-verdenen, er det viktig å gjøre deg kjent med terminologien som brukes på hele plattformen.

Å forstå disse vilkårene vil gjøre det enklere for deg å opprette, administrere og optimalisere flytene dine.

Her er en omfattende liste over Power Automate-termer med klare forklaringer for å hjelpe deg med å navigere på plattformen med selvtillit:

Flyt: En flyt refererer til ulike typer arbeidsflyter for å passe ulike forretningsbehov. Disse flytene er en serie automatiserte trinn, handlinger og betingelser som definerer den automatiserte prosessen din.

Connector: En forhåndsbygd integrasjon som muliggjør kommunikasjon mellom Power Automate og eksterne applikasjoner eller tjenester.

Koblinger lar deg få tilgang til data og utføre handlinger innenfor tilkoblede tjenester.

Mal: De er ferdigpakkede flyter som inneholder et sett med utløsere, handlinger og betingelser for å automatisere en spesifikk oppgave eller prosess. Maler kan brukes som et utgangspunkt for å lage tilpassede flyter, noe som sparer deg for tid og krefter.

Alt tekst: Microsoft Power Automate-maler

Trigger: En hendelse eller tilstand som setter i gang en flyt. Utløsere kan være basert på spesifikke hendelser, for eksempel mottak av en e-post, eller de kan planlegges til å kjøre med forhåndsbestemte intervaller.

Handling: En enkelt operasjon eller oppgave utført i en flyt. Handlinger kan omfatte å sende e-poster, oppdatere poster eller opprette nye elementer i en liste.

Tilstand: Et beslutningselement innenfor en flyt som evaluerer spesifiserte kriterier og utfører ulike handlinger basert på om kriteriene er oppfylt (sant) eller ikke (false).

Loop: En flytkontrollstruktur som gjentar en sekvens av handlinger for hvert element i en samling eller til en bestemt betingelse er oppfylt. Loops lar deg utføre batch-operasjoner eller bruke operasjoner på flere elementer.

Koble til eksterne datakilder og tjenester 

Å koble til eksterne datakilder og tjenester er en viktig fordel ved å bruke Power Automate.

For å koble til en ekstern datakilde eller tjeneste, må brukere oppgi legitimasjon eller en API-nøkkel for å autentisere tilkoblingen. Når den er autentisert, gir koblingen tilgang til data og lar brukeren utføre handlinger innenfor den tilkoblede tjenesten.

Denne funksjonen gjør ikke bare Power Automate mer allsidig, men forenkler også prosessen med å integrere ulike applikasjoner og tjenester for å skape mer effektive og strømlinjeformede arbeidsflyter. 

Men å etablere den nødvendige datainfrastrukturen for forretningsinnsikt kan være både kostbart og tidkrevende, på grunn av mangfoldet av datateknologier, APIer og sikkerhetsmodeller som er involvert.

Videre er dyktige utviklere med ekspertise i å distribuere, konfigurere, administrere og integrere disse teknologiene ofte vanskelig å finne og dyre å ansette.

Dataverse løser disse utfordringene ved å tilby en tilgjengelig, håndterbar, kompatibel, sikker, skalerbar og globalt tilgjengelig SaaS-datatjeneste. 

Microsoft Dataverse, tidligere kjent som Common Data Service (CDS), er en allsidig dataplattform som gir bedrifter en sikker, skalerbar og brukervennlig løsning for å administrere og integrere data på tvers av en rekke applikasjoner og tjenester.

Dataverses unike evner gjør det mulig for bedrifter å bygge tilpassede applikasjoner, automatisere prosesser og lage innsiktsfulle rapporter ved hjelp av Power Apps, Power Automate og

Ved å utnytte kraften til Dataverse i Power Automate, kan brukere opprette og automatisere arbeidsflyter som får tilgang til og manipulerer data som er lagret i Dataverse. 

La oss nå se på de forskjellige typene arbeidsflyter, slik at du kan bestemme hva du trenger å fokusere på.

Typer arbeidsflyter for å hjelpe deg i gang

Det finnes flere forskjellige flyttyper, hver designet for et spesifikt automatiseringsscenario. Å forstå de forskjellige flyttypene og deres ideelle bruksområde vil hjelpe deg å frigjøre det fulle potensialet til Power Automate.

La oss dykke inn.

Forretningsprosessflyter

Forretningsprosessflyter gir en veiledet brukeropplevelse som leder brukerne gjennom en bestemt prosess.

Disse strømmene er organisert i trinn og trinn innenfor hvert trinn. Når du lager en forretningsprosessflyt, bør brukere velge " Forretningsprosessflyt" -valget mens de starter en ny flyt.

Dette lar deg definere de ulike stadiene som er involvert i prosessen og bestemme handlingene som skal utføres på hvert trinn.

Forretningsprosessflyter er spesielt utviklet for Dataverse og kan bare brukes med Dataverse-tabeller, Dynamics 365 eller modelldrevne applikasjoner.

De krever ytterligere lisensiering i tillegg til standard Microsoft 365-lisenser.

Skrivebordsflyter

Desktop Flows bruker Robotic Process Automation (RPA) for å automatisere oppgaver på en brukers stasjonære maskin.

For å lage Desktop Flows må brukere laste ned og installere Power Automate Desktop-applikasjonen. Disse flytene er egnet for å automatisere oppgaver som involverer eldre programvare, Excel-ark eller skjermskraping.

En gratisversjon av Power Automate Desktop er tilgjengelig for Windows- og Mac-brukere, men noen scenarier kan kreve oppgradering til en premium-lisens.

Skystrømmer

I Power Automate refererer "skystrømmer" til flyter som er designet og kjører utelukkende i et skybasert miljø. Disse strømmene krever ingen lokal infrastruktur eller ressurser og kan enkelt nås og administreres fra hvor som helst med en internettforbindelse.

Brukerinteraksjoner som å trykke på en knapp på en nettside eller mobilapp, eller til og med forhåndsdefinerte tidsplaner som å kjøre på et bestemt tidspunkt hver dag kan også fungere som utløsere for disse flytene. 

Det er tre typer skystrømmer:

1. Automatiserte flyter

Automatiserte flyter er den vanligste typen flyt i Power Automate. Disse flytene utløser automatisk arbeidsflyter når hendelser oppstår i datakilden din.

For eksempel kan en arbeidsflyt utløses når et element legges til i en SharePoint-liste eller en fil lastes opp til et SharePoint-dokumentbibliotek.

Automatiserte flyter fungerer med over 900 forskjellige koblinger og krever ingen manuell intervensjon.

Alt tekst: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Øyeblikkelige flyter

I motsetning til automatiserte flyter krever øyeblikkelige flyter brukerinteraksjon for å utløse arbeidsflyten.

Disse kan startes manuelt fra Power Automate, Power Apps eller andre applikasjoner som SharePoint, OneDrive eller Microsoft Teams.

Øyeblikkelige flyter kan også utløses av HTTP-forespørsler og brukes med Power Virtual Agents.

Eksempler på umiddelbare flytutløsere er flytknapper, valgte elementer i SharePoint, meldingshandlinger i Teams og valgte rader i Excel.  

4. Planlagte flyter

Til slutt har vi planlagt Flows. Disse strømmene kjører på en forhåndsdefinert tidsplan, fra sekunder til dager. De er nyttige for oppgaver som å sende automatiske påminnelser eller varsler.

Brukere kan definere frekvens og starttidspunkt for disse flytene, som deretter utfører de tilsvarende handlingene basert på tidsplanen.

Velge riktig skyflyt

Når du åpner Power Automate, blir du bedt om å velge mellom de tre skyflytalternativene.

For å finne ut hvilken type som best passer dine behov, bør du vurdere følgende:

• Hvis du automatiserer oppgaver basert på hendelser i skytjenester, velg en automatisert skyflyt.
• Hvis du trenger manuell utløsning for repeterende oppgaver, velg en umiddelbar skyflyt.
• Hvis du trenger at automatiseringen din skal kjøre periodisk basert på en tidsplan, velg en planlagt skyflyt.

For en detaljert forklaring og eksempler på hver flyttype, anbefaler vi å referere til vår tidligere publiserte artikkel, "," som bryter ned hver flyttype og gir verdifull innsikt om når du skal implementere dem i automatiseringsreisen din.

La oss nå gå inn på triggerne og handlingene.

Rollen til utløsere og handlinger i Power Automate

Utløsere og handlinger er byggesteinene i arbeidsflyter i Microsoft Power Automate. Triggerbetingelser er hendelser eller forhold som starter en flyt, og handlinger er oppgavene som flyten utfører når triggeren inntreffer.

Det er mange triggertilstander tilgjengelig i Power Automate, for eksempel når en ny e-post kommer i postkassen eller når et nytt element legges til i en SharePoint-liste.

Handlinger inkluderer å sende svar-e-poster, lagre e-postvedlegg til OneDrive, sende varsler, oppdatere listeelementfelt og mer.

Power Automate lar deg også lage egendefinerte utløsere og handlinger ved å bruke Azure Functions eller HTTP Webhooks. For å opprette en flyt i Power Automate, velg først en utløser og legg til handlinger som skal kjøres når utløseren utløses. Du kan også legge til betingelser, løkker og andre elementer for å kontrollere automatiseringsflyten. 

Avanserte kraftautomatiseringsteknikker 

La oss se på noen få avanserte teknikker.

Bruke variabler og uttrykk i Power Automate

Variabler og uttrykk er essensielle komponenter i Power Automate, som gjør det mulig for brukere å lagre, manipulere og gjenbruke data innenfor sine flyter. Slik kan du bruke variabler og uttrykk i Power Automate:

• Initier en variabel: Bruk handlingen "Initialiser variabel" for å definere en variabel, spesifisere dens navn, type og startverdi. For eksempel, for å lage en variabel kalt " count " med en startverdi på 0 , bruk følgende handling:
  
  Handling: Initialiser variabel
  
  Navn: count
  
  Type: Heltall
  
  Verdi: 0
• Angi eller endre en variabels verdi: Bruk handlingen " Sett variabel " for å oppdatere en variabels verdi under flytkjøringen.
• Bruk uttrykk: Uttrykk kan brukes i ulike handlinger og forhold for å utføre beregninger, manipulere tekst eller evaluere data. For eksempel kan du bruke "addDays"-funksjonen for å beregne en fremtidig dato eller "concat" for å slå sammen strenger.
• Referansevariabler og uttrykk: For å referere til en variabel eller et uttrykk, inkluderer du ganske enkelt navnet innpakket i "@{}"-syntaks i det aktuelle feltet.

Implementering av betinget logikk og løkker

Betinget logikk og looper gir fleksibilitet og kontroll til Power Automate-flyter, slik at du kan lage mer dynamiske og tilpasningsdyktige arbeidsflyter:

• Betinget logikk: Bruk "Betingelse"-handlingen for å evaluere et uttrykk og utføre forskjellige handlinger basert på resultatet. "Switch"-handlingen kan også brukes til å håndtere flere mulige utfall.
• Loops: "Bruk på hver"-handlingen lar deg iterere gjennom en samling av elementer og utføre handlinger for hvert element. For mer komplekse looping-scenarier, bruk «Gjør til»-handlingen for å utføre et sett med handlinger til en spesifisert betingelse er oppfylt.

Opprette tilpassede koblinger og APIer

Tilpassede koblinger og API-er utvider Power Automates muligheter, slik at brukerne kan integrere sine flyter med eksterne tjenester og applikasjoner.

Egendefinerte kontakter: Utvikle en tilpasset kobling for å koble Power Automate til en ekstern tjeneste eller applikasjon. Dette gjør at du kan få tilgang til og bruke funksjonaliteten til den eksterne tjenesten innenfor dine flyter.

Du kan for eksempel opprette en tilpasset kobling for bedriftens interne API, som muliggjør sømløs integrasjon med Power Automate.

AI-drevne forbedringer: Å integrere AI-verktøy som ChatGPT og DALL-E 2 kan berike Power Automate-arbeidsflytene dine ytterligere. Microsofts Dynamics 365 Copilot , en AI-drevet virtuell assistent, er ett eksempel på hvordan AI kan forbedre brukeropplevelsen og forbedre effektiviteten på Dynamics 365-plattformen.

Dette innovative verktøyet bruker naturlig språkbehandling og maskinlæringsalgoritmer for å tolke brukerforespørsler og gi relevante svar.

La oss nå se på noen praktiske eksempler.

2 Praktiske anvendelser av Power Automate i virkelige scenarier

For å illustrere potensialet til Power Automate, la oss vurdere noen eksempler på hvordan det kan brukes i forskjellige forretningsscenarier.

Du kan finne flere slike arbeidsflyter for brukstilfeller i den virkelige verden på .

Eksempel 1: Send massee-poster med Instant Cloud Flow i Power Automate

I dette eksemplet vil vi lede deg gjennom prosessen med å bruke Instant Cloud Flow til å sende en e-post til 50 brukere samtidig, noe som sparer deg for tid og krefter.

Trinn 1: Konfigurer din Instant Cloud Flow

1. Naviger til Power Automate-dashbordet og velg "Mine flyter" på venstre side. Klikk på "+New Flow"-knappen og velg "Instant Cloud Flows" under New Flow.

1. Gi flyten et navn (f.eks. "Egendefinert e-post") og velg "Utløs en flyt manuelt" som utløseralternativ. Klikk "Opprett."

1. Fortsett til neste trinn ved å klikke på "Neste trinn". Søk nå etter "variabel" og velg "Initialiser variabel."

1. Skriv inn et navn for variabelen din, endre Type til "Array", og skriv inn e-postadressene manuelt i Verdi-feltet med følgende format:
   1. Skill e-postadresser med komma (,)
   2. Legg ved hver e-postadresse i anførselstegn (" [email protected] ")
   3. Legg ved hele listen over e-postadresser i hakeparenteser ([])
   4. Klikk "Neste."

Trinn 2: Konfigurer flyten

1. Se etter "Kontroll" og velg "Bruk på hver." Hvis du ikke finner den, søk etter den eller finn den i Innebygd-delen.

1. Klikk på "Bruker e-post" fra den dynamiske delen.

1. Klikk på «Legg til en handlingsknapp», velg «Standard»-fanen, og velg ønsket e-postsystem (f.eks. Office 365 Outlook). Velg "Send en e-post (V2)."

Trinn 3: Tilpass handlingen "Send en e-post (V2)".

1. Konfigurer følgende alternativer:
   1. Til: Bruk det dynamiske innholdet til å velge «gjeldende element».
   2. Emne: Skriv inn e-postens emnelinje.
   3. Brødtekst: Skriv e-postmeldingen og formater den etter ønske, inkludert lenker, skriftstørrelse og tekststil.

1. Klikk "Vis avanserte alternativer" for å få tilgang til flere innstillinger:
   1. Vedlegg: Legg til eventuelle nødvendige vedlegg.
   2. Viktig: Angi prioritetsnivå (Lav, Normal, Høy).
   3. Svar til: Angi e-postadressen(e) for svar.
   4. Lagre innstillingene dine når du er ferdig.

Trinn 4: Test flyten din

1.  Klikk på "Test" øverst til høyre.

1. Velg "Manuelt" og klikk "Test" igjen. Fortsett ved å velge "Run Flow".

1.  Bekreft at e-postene er sendt til alle mottakere.

Eksempel 2: Migrering av Excel-data til en Sharepoint-liste 

Migrering av Excel-data til en SharePoint-liste kan være en kjedelig prosess, spesielt når du arbeider med enkle sporingsark. Power Automate tilbyr imidlertid en praktisk løsning som effektiviserer migreringsprosessen.

I denne veiledningen viser vi deg hvordan du konverterer en Excel-tabell til en SharePoint-liste ved hjelp av Power Automate.

Trinn 1: Sett opp en umiddelbar flyt

1. Sett flyttypen til "Øyeblikkelig" og bruk alternativet "Utløs en flyt manuelt".

1. Legg til handlingen "Liste rader som finnes i en tabell (Excel Online Business)". Denne handlingen spør radene fra tabellen i en Excel-fil.

Trinn 2: Last opp Excel-filen til OneDrive eller SharePoint

1. Last opp Excel-filen din til OneDrive eller SharePoint og oppgi plasseringen i "Location"-egenskapen til handlingen "Liste rader som er tilstede i en tabell (Excel Online Business)". I dette eksemplet lastet vi opp filen til "Book"-biblioteket på SharePoint-nettstedet som inneholder listen vår.

Trinn 3: Konfigurer flyten for å legge til elementer i SharePoint-listen

1. Bruk handlingen "Bruk på hver (betingelse)" for å iterere gjennom hver rad som returneres av handlingen "Liste rader som er tilstede i en tabell (Excel Online Business)".

1. I «Bruk på hver (Betingelse)»-handlingen legger du til «Opprett element (SharePoint)»-handlingen for å opprette et element i Forespørselslisten.

1. Kjør flyten på nytt etter å ha gjort de nødvendige endringene i filen.

Trinn 5: Bekreft at migreringen er vellykket

1. Når flyten er fullført, navigerer du til SharePoint-listen din for å se alle de nyopprettede listeelementene.

Nå bør du ha en god ide om hva Power Automate er i stand til. Som med alt du gjør, er det viktig å forstå beste praksis.

La oss sjekke dem ut.

6 beste fremgangsmåter for Power Automate

For å få mest mulig ut av Power Automate, er det viktig å følge beste praksis når du oppretter og administrerer flytene dine.

Her er noen av dem:

1. Håndtering av flyter og automatiseringsprosesser

Planlegg og design flyten din

Når du automatiserer oppgaver med Power Automate, er det fristende å begynne å bygge flyter med en gang, (tro meg), men planlegging er nøkkelen til en vellykket implementering.

For store prosjekter kan planlegging hjelpe deg med å unngå plattformbegrensninger, vedlikeholdsproblemer og ytelsesproblemer.

Før du starter, er det viktig å samle all informasjonen du trenger, for eksempel lisenstype, kjøringsvolum og forretningsprosessens kompleksitet.

Identifiser deretter triggerne, handlingene og betingelsene som trengs, og skisser flytens overordnede struktur. Denne innledende planleggingsfasen vil hjelpe deg med å unngå potensielle problemer og sikre en jevnere flytopprettingsprosess.

Utnytt innebygde maler

Power Automate tilbyr et bredt utvalg av innebygde maler som du kan bruke som utgangspunkt for flytene dine. Utforsk disse malene for å finne den som best passer dine behov, og tilpass den deretter.

Maler sparer deg for tid og hjelper deg å lære beste praksis fra forhåndsbygde flyter.  

Bruk feilhåndtering og varsler

For å gjøre flytene dine mer robuste og feiltolerante, implementer feilhåndteringsmekanismer, for eksempel bruk av «Omfang»-handlinger for å gruppere relaterte handlinger og håndtere feil eller unntak.

Vurder i tillegg å legge til varsler (f.eks. e-post eller Teams-meldinger) for å varsle deg når det oppstår feil, slik at du kan løse problemer umiddelbart.

Optimaliser flytytelsen

Power Automate setter visse begrensninger og begrensninger på løpende flyter. For å sikre optimal ytelse, vær oppmerksom på følgende:

• Minimer antall handlinger i flyten din for å redusere risikoen for å nå disse grensene.
• Bruk "Filter spørring"-alternativer i handlinger som "Hent elementer" eller "Hent rader" for å hente bare de nødvendige dataene, redusere belastningen på flyten din og forbedre effektiviteten.

Hold flyten din organisert og vedlikeholdbar:

Etter hvert som strømmene dine vokser i kompleksitet, blir det avgjørende å holde dem organiserte og vedlikeholdbare. Bruk følgende tips for å oppnå dette:

• Gi klare, beskrivende navn for handlingene, variablene og koblingene dine.
• Bruk kommentarer til å forklare formålet med spesifikke handlinger eller seksjoner i flyten din.
• Grupper relaterte handlinger innenfor "Scope"-handlinger for å lage en modulær og organisert struktur.

2. Arbeidsflyt for testing og feilsøking 

Testing og feilsøking av arbeidsflyter i Power Automat er avgjørende for å sikre at flyten din fungerer riktig og oppnår det tiltenkte formålet

Power Automate tilbyr flere verktøy og teknikker for å teste og feilsøke flytene dine.

1. Bruk miljøer: Utnytt ulike innenfor organisasjonens leietaker for å skille utviklings-, test- og produksjonsstadiene. Denne praksisen bidrar til å redusere feil og sikrer en jevnere utviklingsprosess.
   
   Hvis du bruker premium-lisensiering for Power Apps, dra nytte av denne funksjonen. 

1. Monitor: Monitor-verktøyet i Power Apps hjelper deg med å diagnostisere appproblemer og spore nettverksforespørsler og svar i sanntid.
   
   Den gir innsikt i navnet, kontrollen og egenskapen til formelen, hvor problemet skjer i appen, forespørselen og svardetaljer. 

1. Sporingsfunksjon: Bruk sporingsfunksjonen sammen med monitorverktøyet for å logge tilpassede meldinger og få innsikt i ytelsen og problemene i appen din. Denne funksjonen hjelper deg å forstå appens virkemåte og identifisere potensielle flaskehalser eller problemområder.

1. Power Apps Test Studio: Det er en funksjon designet for å gjøre det enkelt å teste og validere appen din under utviklingsprosessen. Det gir et miljø for å lage og kjøre testcases for lerretsappen din, og sikre at appen din fungerer som forventet før den distribueres til sluttbrukerne.
   
   Test Studio finner du i Power Apps Maker-portalen ved å navigere til menyen under Avanserte verktøy-delen til venstre. 

Power Automate vs andre automatiseringsverktøy

I det stadig voksende landskapet av automatiseringsverktøy, skiller Microsoft Power Automate seg ut som en kraftig og allsidig løsning, men det er ikke det eneste tilgjengelige alternativet.

Konkurrerende plattformer som Automation Anywhere, UiPath og Zapier tilbyr også robuste automatiseringsmuligheter, hver med sine egne styrker og muligheter.

Power Automate skiller seg ut for sin sømløse integrasjon med Microsoft 365-produkter, brukervennlig grensesnitt og et bredt utvalg av innebygde kontakter. På den annen side er Automation Anywhere og UiPath kjent for sine avanserte funksjoner for robotprosessautomatisering (RPA), mer komplekse behov og storskala anvendt bedriftsautomatisering.

Når du velger riktig automatiseringsverktøy for deg eller din bedrift, er det viktig å vurdere faktorer som de spesifikke behovene, ditt eksisterende programvareøkosystem og kompleksitetsnivået til prosessen du ønsker å automatisere.  

3 fantastiske fordeler med Power Automate

Det er så mye å elske med Power Automate, men her er 3 ting vi elsker med det.

1. Extensive Connector Library: Power Automate offers the most comprehensive list of connectors, with over 900+ connectors currently available. Additionally, the platform adds 10-30 new connectors each month, ensuring that it stays up-to-date with the latest apps and services.
   
   This continuous addition of new connectors further enhances the versatility of the platform, making it a reliable choice for businesses of all sizes.
2. Ease of Use:  Power Automate is designed to be user-friendly, with a drag-and-drop interface that makes it easy for users to create workflows without any coding knowledge. It also offers a wide range of templates that users can customize to fit their specific needs, further simplifying the automation process.
3. Power Automate’s New AI Builder: As the use of generative AI increases in the industry, AI Builder is a valuable tool that gives companies a competitive edge. Companies can save time and resources by automating complex processes while improving accuracy and precision. AI Builder’s intuitive interface and pre-built templates make it easy for users to create custom machine-learning models without coding skills.
   
   This democratization of AI will enable companies of all sizes to take advantage of machine learning and AI without investing in expensive data science teams.

Additionally, AI Builder integrates seamlessly with other Microsoft products, allowing users to further automate their workflows.

An example is that businesses can use AI Builder to extract data from invoices and receipts and use Power Automate to send that information to other apps like Dynamics 365 and Excel.

This integration helps companies streamline processes, reduce errors, and ultimately improve efficiency and productivity.

3 Limitations of Using Microsoft Power Automate

1. Costs add up with paid plans: Power Automate offers a free plan, but with limitations such as a maximum flow frequency of 15 minutes.
   
   Organizations with more complex workflows and a greater need for automation may need to upgrade to a paid plan. Power Automate costs vary by plan and usage. Premium plans start at $40 per user per month. These paid plans come with higher flow advanced features and options that are important for businesses with high automation needs.
   
   However, plan costs can quickly add up, especially in large organizations with many users. Therefore, it is important that organizations carefully assess their automation needs and usage before committing. 
2. Performance impact due to complex workflows: Power Automate may experience a considerable drop in performance when executing complex workflows.
   
   This can affect the efficiency and speed of the program, leading to delays and reduced productivity.
3. No Parallelization: Power Automate supports only sequential workflows, which means that actions are executed in a fixed order. This can be a limitation for businesses that require parallel or conditional workflows.

To Power Automate or Not To Power Automate?

That is the question…

In summary, Microsoft Power Automate is an invaluable tool for businesses looking to streamline operations and improve efficiency. 

Power Automate helps organizations save time, reduce human error, and improve overall productivity by automating repetitive tasks and integrating with a variety of services and applications.

With a rich connector library, easy-to-use interface, and powerful features, Power Automate is a versatile solution for companies across industries.

By leveraging best practices, incorporating enhancements, and understanding the types of workflows available, organizations can unlock the full potential of Power Automate and revolutionize their operations. 

Når du starter din automasjonsreise, husk å planlegge, teste og optimalisere arbeidsflytene dine for å sikre suksess og maksimere fordelene med dette kraftige automatiseringsverktøyet.

Vil du vite mer om Power Automate? Begynn å lære med vår og forbedre dataferdighetene dine på kort tid!