Excel-hack alle bedrifter bør vite

Uansett hvilken bransje du tilhører, ha en bedre forståelse avgir deg en stor fordel. Hvis du har noen få Excel-hacks i ermet, kan du håndtere dataene dine på en mer effektiv måte.

Her er noen enkle hacks som kan hjelpe deg med å komme deg gjennom noe av arbeidet du gjør i Excel.

Innholdsfortegnelse

• Slik viser du forskjellige ark i en enkelt fil samtidig
• Slik fyller du opp tomme celler i dataene dine
• Slik beskytter du formelcellene dine
• Konklusjon

Slik viser du forskjellige ark i en enkelt fil samtidig

I enhver virksomhet er det normalt å ha data spredt over forskjellige ark i én enkelt fil. Men å bytte fra ett ark til et annet kan være upraktisk hvis du trenger å se data på tvers av forskjellige ark.

Det vi kan gjøre er å gå til Vis-båndet og deretter klikke på.

Dette åpner et duplikat av den gjeldende filen du ser på, men i et annet vindu. Nå er alt du trenger å gjøre å minimere begge vinduene slik at du kan se dem side ved side, med hvert vindu som viser et annet ark i samme fil.

Det flotte med dette oppsettet er at enhver endring du gjør på noen av disse vinduene, vil også reflektere på det andre vinduet. Dette sparer deg for mye tid på å måtte bytte fra en fane til en annen.

Slik fyller du opp tomme celler i dataene dine

Det er tider når dataene dine kan ha tomme celler som du vil fylle ut. Men å gjøre det én etter én vil ta for mye tid. For å fylle opp disse tomrommene, her er et hack.

Marker gruppen av celler med de tomme mellomrommene, inkludert cellene som inneholder data.

Trykk Ctrl+G, som åpner Gå til-vinduet. Klikk på Spesial.

Velg Blanks, og klikk deretter OK.

Dette vil føre deg tilbake til bordet. Uten å fjerne markeringen fra de valgte cellene, skriv inn likhetstegnet (=) og klikk deretter på cellen du vil referere til.

Klikk deretter på Enter.

Dette vil da fylle opp de tomme cellene basert på referansecellen du valgte.

Slik beskytter du formelcellene dine

Når du arbeider med et regneark, er det alltid en risiko for at du ved et uhell sletter eller skriver over cellene som inneholder formlene dine. Dette kan skape noen problemer, spesielt hvis du lagrer den utilsiktede redigeringen eller slettingen ved en feiltakelse.

Så det vi ønsker å gjøre er å låse inn formelcellene slik at du (så vel som alle andre som har tilgang til filen) ikke kan endre den ved et uhell.

I vårt eksempel skal vi beskytte cellen som inneholder totalen mens de andre cellene forblir redigerbare.

For å komme i gang, trykk Ctrl+A for å markere hele arket. Trykk deretter Ctrl+1. Dette vil åpne formateringsvinduet.

Gå til, fjern merket i boksen som sier Låst. Normalt er dette krysset av som standard.

Klikk OK for å gå tilbake til regnearket.

Klikk nå på cellen du vil beskytte; i dette tilfellet den som inneholder formelen for Total.

Trykk Ctrl+1 igjen for å åpne formateringsvinduet på nytt, men denne gangen merker du av i boksen som sier Låst. Du har også muligheten til å klikke Skjult hvis du vil skjule formelen.

Gå nå til gjennomgangsbåndet og klikk på Beskytt ark.

Når vinduet åpnes, merk av i boksen som sier "Beskytt regneark og innhold i låste celler".

Når du klikker OK, blir du dirigert tilbake til arket du jobber med.

Nå, hvis du prøver å endre noe på formelcellen, vil det dukke opp en feilmelding som forteller deg at cellen ikke kan redigeres.

Konklusjon

Å jobbe med Microsoft kan til tider være frustrerende, spesielt når du har å gjøre med enorme mengder data. Men sannheten er at selv de enkleste hackene kan endre måten du jobber på. Du kan sakte finne mer effektive måter å jobbe på og bli mer produktiv.

Beste ønsker,