Ytterligere tilpasningsalternativer for QuickBooks 2014-fakturaer

QuickBooks skjematilpasningsverktøy forvirrer lett nye QuickBooks-brukere. Men vanligvis er måten å starte enhver tilpasning på å fikle med det QuickBooks kaller tilleggstilpasningsalternativene.

1Klikk Opprett faktura-vinduets Formatering-fane og klikk deretter på knappen Tilpass dataoppsett.

QuickBooks viser dialogboksen Ekstra tilpasning. Denne dialogboksen gir deg kontroll over både informasjonen som vises på dine fakturaer og måten fakturaene skrives ut på. Du kan ikke bruke dialogboksen Ekstra tilpasning hvis du arbeider med en av standard fakturamaler – bare hvis du jobber med en kopi.

Følgelig kan QuickBooks be deg om å lage en kopi av en fakturamal når du klikker på knappen Ekstra tilpasning.

2 Spesifiser topptekstinformasjon.

Topptekst-fanen i dialogboksen Ytterligere tilpasning lar deg spesifisere hvilken informasjon som skal vises i den øverste delen av vinduet Opprett fakturaer og i det øverste området av et faktisk utskrevet fakturaskjema. Denne informasjonen, kalt overskriften, gir fakturanummeret, fakturadatoen og fakturerings- og fraktinformasjonen.

Du kan også velge hvordan informasjon skal merkes ved å fylle ut eller redigere innholdet i tekstboksene. For eksempel lar avmerkingsboksene for Standardtittel deg spesifisere om skjematittelen skal vises i skjermversjonen av fakturaen (dette vil være i vinduet Opprett fakturaer) og i den trykte versjonen av fakturaen.

Tekstboksen Standardtittel lar deg spesifisere hva skjematittelen skal være. På lignende måte lar avmerkingsboksene Dato deg spesifisere om datoen skal vises på både skjerm- og utskriftsversjonen av fakturaen, og hvilken etikett som skal brukes for å beskrive fakturadatoen. Figuren bruker den smarte beskrivende teksten Faktura som fakturaskjemaets tittel.

Når du gjør disse tilpasningene, oppdaterer QuickBooks forhåndsvisningsboksen, vist på høyre halvdel av dialogboksen Ekstra tilpasning, slik at du kan se hvordan endringene dine ser ut.

3Spesifiser kolonneinformasjon.

Kolonnedelen av en faktura beskriver i detalj elementene som en faktura fakturerer for. For eksempel beskriver produktfakturakolonner de spesifikke produktene, inkludert pris og kvantitet; de beskriver også varene som faktureres. Kolonnene til en tjenestefaktura beskriver de spesifikke tjenestene som faktureres.

Som du kanskje gjetter ved å se nøye på figuren, ser kolonnefanen i dialogboksen Ekstra tilpasning ut som fanen Overskrift. Du bruker avmerkingsboksene Skjerm og Skriv ut for å angi om en bestemt informasjon på kolonnenivå skal vises som en kolonne i vinduet Opprett fakturaer eller i den faktiske opprettede fakturaen.

På samme måte bruker du Tittel-tekstboksene for å gi de beskrivende etikettene som QuickBooks bruker i vinduet Opprett fakturaer og i det trykte fakturaskjemaet.

Det eneste uvanlige alternativet som vises i fanen Kolonner, er Ordretekstboksene. Bestillingsboksene lar deg angi rekkefølgen (fra venstre til høyre) som kolonnene skal vises i. Hvis varenummer eller kode skal stå i første kolonne til venstre, for eksempel, skriver du inn verdien 1 i Vareradens Ordre-boks.

4 Spesifiser informasjon om prog-kolonner.

"Prog-kolonner"-delen av en faktura gir informasjon som er relevant for situasjoner der du bruker fremdriftsfakturering. Du kan klikke på Prog Cols-fanen i tilleggstilpasningsdialogboksen for å legge til og fjerne informasjon som det bestilte beløpet, det tidligere fakturerte beløpet og eventuelle restbestilte beløp.

Fanene Overskrift, Kolonner og Prog Cols lar deg gjøre endringer i fakturaskjemaene dine, men ikke bli for nervøs for å gjøre perfekte endringer første gang. Du kan enkelt se nøyaktig hvordan endringene dine ser ut ved å bruke forhåndsvisningsboksen (hvis synet ditt er bedre enn mitt) eller ved å klikke OK og deretter gå nøye gjennom den nye versjonen av vinduet Opprett fakturaer.

Hvis du innser at du har gjort en feil – kanskje du har brukt feil del av beskrivende tekst, eller du har rangert kolonnene feil – kan du tilpasse fakturaen på nytt og dermed fikse tidligere feil.

5 Angi bunntekstinformasjon.

Bunntekst-fanen i dialogboksen Ekstra tilpasning lar deg spesifisere hvilken informasjon som skal vises i vinduet Opprett fakturaer under kolonneområdet og i den faktiske utskrevne fakturaen under kolonneområdet.

Bunntekstinformasjonen inkluderer en kundemelding, fakturasummen, betalings- og kredittinformasjon, et forfallsfelt og (valgfritt) en lengre tekstboks. Du arbeider med Footer-fanen på samme måte som du arbeider med andre faner.

Hvis du vil at litt informasjon skal vises, merker du av for Skjerm og avmerkingsboksen Skriv ut. For å endre tekstbiten som QuickBooks bruker, rediger innholdet i Tittel-tekstboksen.

6 Angi utskriftsinformasjon.

Skriv ut-fanen i dialogboksen Ekstra tilpasning lar deg ha litt kontroll over hvordan QuickBooks skriver ut fakturaer som bruker malen du har tilpasset.

For eksempel lar alternativknappene øverst på fanen deg spesifisere at når du skriver ut denne bestemte fakturamalen, skal QuickBooks bruke de vanlige gamle fakturaskriverinnstillingene eller andre spesielle utskriftsinnstillinger. Utskriftsinnstillingene lar deg også fortelle QuickBooks hvordan den skal nummerere sidene på en flersidig faktura.

Du kan tilbakestille alle de tilpassede fakturainnstillingene til standardtilstanden ved å klikke på Standard-knappen. Når du gjør dette, fjerner du imidlertid eventuelle endringer eller tilpasninger du har gjort.