Tips for budsjettering med Quickbooks

Quickbooks kan hjelpe deg med budsjetteringsprosessen. Budsjettering kan være et veldig nyttig verktøy, men det fungerer ikke nødvendigvis for alle. Her er en håndfull kommentarer om saken:

• Budsjettering er et eksempel på den gamle setningen "Planlegg arbeidet ditt og lag deretter planen din." Budsjetter er ikke håndjern. Budsjetter er ikke tvangstrøyer. Budsjetter er ganske enkelt planleggingsverktøy som du bruker til å ta beslutninger om firmaets økonomiske anliggender for det kommende året.
• Hvis du ikke får verdi fra budsjetteringsprosessen, bør du ikke gjøre det. Eller i det minste bør du endre måten du gjør det på. Ingen spøk – ikke budsjetter hvis du ikke får verdi ut av prosessen. Men de fleste bedrifter får verdi. Hvis du kan administrere virksomheten din uten et budsjett — ikke budsjett. Du bruker de verktøyene som gir mest verdi for deg når du administrerer firmaet ditt. For mange mennesker gjør budsjettering nettopp det. Hvis det ikke er noe for deg, hopp over arbeidet. Tid er ofte den knappeste ressursen for bedriftseiere og ledere.
• Budsjetter kan være essensielle verktøy for å administrere personer med økonomisk kvantifiserbart ansvar. Budsjetter har en dårlig rap, og de er ikke perfekte, men vet du hva? Hvis du har folk som jobber for deg som har ansvar som du kan kvantifisere økonomisk, kan du bruke et budsjett til å administrere disse menneskene.

Anta at du har selgere som individuelt bør selge ting til en verdi av $25 000 hver måned. Hvis du budsjetterer etter selger (du må sannsynligvis sette opp en klasse for hver selger eller en inntektskonto for hver selger), kan du bruke et budsjett til å sammenligne faktiske salg generert av hver person med det budsjetterte salget som forventes for ham.

Hvis du ser på Joe hver måned og ser at han har $30 000 i salg forutsigbart, kan du bruke den informasjonen i din administrasjon av Joe. Sannsynligvis betyr Joes overproduksjon at han gjør en god jobb. Hvis du ser på Joes bror Bob og ser at han selger 20 000 dollar hver måned når du forventer at han skal selge 25 000 dollar, kan du sannsynligvis se et problem og en mulighet for forbedring. Alt dette gir mening, ikke sant?

• Folk som liker å budsjettere har en tendens til å fokusere på ugunstige avvik. Selv om ugunstige avvik ofte identifiserer problemer som må korrigeres, er gunstige avvik noen ganger mer interessante og mer nyttige å dissekere.

Anta at du har en virksomhet der du forventer at selgere skal generere $25 000 i salg i måneden. Hvis Julia genererer $75 000 i måneden i salg, er det ganske interessant. Julia vet nok noe eller har ferdigheter eller en tilnærming som de andre selgerne ikke har. Kanskje, med bare litt flaks, kan du finne ut hvorfor Julia gjør det så bra – og deretter bruke denne nye kunnskapen til å få de andre selgerne til å selge flere ting hver måned.

• De viktigste budsjetteringstallene å se på er ofte et ganske lite sett. Selv om et budsjett ifølge QuickBooks kan ha hundrevis av tall, kan du kanskje administrere virksomheten din helt fint ved å se på bare en håndfull tall. Kanskje i din virksomhet kommer alt ned til salg. Hvis salget virkelig driver alt annet - dine utgifter og selvfølgelig all fortjeneste - har du kanskje ikke mye grunn til å spore beløpet du bruker hver måned på telefonregningen eller portokostnaden.

Hvis du kan destillere din økonomiske plan ned til noen få tall du må se på, kan du gjøre budsjettering og økonomiske analyser mye enklere. Alt du gjør er å identifisere de viktigste økonomiske statistikkene du bør se på – og deretter se dem regelmessig.

Finansielle nøkkeltall er ofte svært nyttige verktøy for å overvåke et firmas økonomiske resultater. Mange bedriftseiere klarer å administrere virksomhetene sine uten et formelt budsjett ved å se på to eller tre elementer, inkludert varekostnader og bruttomarginprosent. Kostnaden for solgte varer inkluderer kostnaden for produktene eller varene som selges. En bruttomarginprosent er prosentandelen av salget som er igjen etter å ha betalt for varekostnaden.