Spor debet-, minibank- og kundekredittkort i QuickBooks 2019

Debet- og minibankkort, når du kommer rett til det, er ikke kredittkort i det hele tatt. Å bruke et debetkort eller et minibankkort ligner mer på å skrive en sjekk enn noe annet. I stedet for å ta ut penger ved å skrive en sjekk, tar du imidlertid ut penger ved å bruke et debetkort.

Selv om en debetkorttransaksjon noen ganger ser ut (i hvert fall for vennene dine og selgerne du handler med) som en kredittkorttransaksjon, bør du behandle en debetkorttransaksjon som om du behandler en sjekk. I et nøtteskall, her er hva du trenger å gjøre:

• Når du belaster noe på et debetkort, registrerer du transaksjonen på samme måte som du registrerer en vanlig sjekk. Det kan være lurt å legge inn transaksjonsnummeret som sjekknummer eller i Memo-linjen slik at du kan holde styr på transaksjonen.
• Når du tar ut kontanter ved å bruke et debetkort, registrerer du transaksjonen som et vanlig uttak (eller overføring til en småpengerkonto), som om du gikk til banken med en uttaksseddel.
• Når du gjør et innskudd gjennom en minibank ved å bruke et debetkort, registrerer du transaksjonen på samme måte som du registrerer et vanlig innskudd.

Hva med kundekredittkort?

Hvis du ikke allerede vet dette, selv om kundene dine sannsynligvis elsker å betale deg med kredittkort, skaper kundekredittkort en hodepine for deg. Årsaken er at kjøpmannsbanken eller kredittkortbehandleren samler kundens kredittkortgebyrer og deretter – kanskje på daglig basis eller kanskje noen få dager – setter inn en stor mengde kontanter på bankkontoen din. Kontantene representerer summen av de siste kredittkortbelastningene minus et gebyr.

Alt dette høres ufarlig nok ut, men her er et eksempel på hvordan det fungerer. Kundene A, B og C kommer inn på mandag og bruker henholdsvis $5, $10 og $15. På tirsdag kommer kundene D, E og F inn og bruker henholdsvis $10, $50 og $30. På onsdag selger du ikke noe til noen som bruker kredittkort, men du ser et innskudd på $105 på bankkontoen din fra kredittkortselskapet.

Problemet er at du ser på de siste to dagenes kredittkorttransaksjoner, og du vet at de utgjør totalt 120 USD fordi det er summen du solgte til kunder A, B, C, D, E og F. Så hva er med $105? Er de manglende $15 en serviceavgift? Å nei, vent. Kanskje kunde A ringte kredittkortselskapet sitt og blokkerte den første kostnaden på $5. Eller kanskje det var kunde B?

Hvis du godtar et kredittkort, vet du hvordan dette fungerer, ikke sant? Det er en kongelig hodepine.

Jeg tror du sannsynligvis har to fornuftige tilnærminger for å håndtere denne galskapen:

• The Good Accountant's Way: Du kan registrere kundekredittkortbetalinger på vanlig måte - slik QuickBooks forventer. The Good Accountant's Way produserer fine, nøyaktige poster, men på bekostning av enorme bokføringsproblemer. Interessert i mer informasjon? Flott! Bruk QuickBooks Help-kommandoen for å søke i QuickBooks online-hjelp for emnet som registrerer en kredittkortbetaling.
• The Bad Accountant's Way: Du kan bare registrere salgskvitteringstransaksjoner når kredittkortselskapet setter inn nettobeløp på bankkontoen din. Med andre ord, ved å bruke eksempelnumrene gitt i et tidligere avsnitt, i stedet for å registrere individuelle transaksjoner for kunder A, B, C, D, E og F når salget skjer, kan du registrere en transaksjon på $105 når kredittkortselskapet setter inn $105 inn på bankkontoen din. Hvis du kjenner kredittkortselskapets servicegebyr, kan du også registrere det ved å bruke en journalpost. (Du vil sannsynligvis spørre regnskapsføreren din om hjelp til dette.)

Jeg burde fortelle deg noe annet. The Bad Accountant's Way er sannsynligvis ikke berettiget med mindre du er i en situasjon med høyt volum - for eksempel en butikk - og når du bruker et periodisk inventarsystem eller når du ikke selger inventar. Hvis du bare har en håndfull kredittkorttransaksjoner - for eksempel en med noen få dager - eller hvis du prøver å bruke et evigvarende lagersystem, bør du bruke Good Accountant's Way.