Slik sikkerhetskopierer du QuickBooks 2016 raskt

Du er opptatt. Du har ikke tid til å tulle med QuickBooks. Du vil bare gjøre en akseptabel jobb med å sikkerhetskopiere, og du har bestemt deg for hvor ofte du planlegger å gjøre det. Høres det ut som situasjonen din? Følg deretter disse trinnene:

1Sett inn en tom disk/plate i riktig stasjon.

Du kan sikkerhetskopiere til enhver flyttbar plate, inkludert flashminneenheter, bærbare harddisker og skrivbare CD-er. Vær imidlertid oppmerksom på at Intuit (produsenten av QuickBooks) anbefaler at du ikke bruker QuickBooks backup-kommando for å flytte en sikkerhetskopifil til en CD.

I stedet anbefaler Intuit at du sikkerhetskopierer filen til harddisken og deretter bruker kommandoen Windows File Copy for å brenne filen på platen. Denne løsningsmetoden har en tendens til å løse noen av CD-skriveproblemene folk opplever når de sikkerhetskopierer direkte til en CD fra QuickBooks.

Du kan sikkerhetskopiere til hvilken som helst fast disk, for eksempel harddisken eller en nettverksdisk, men fordelen med en flyttbar disk er at du kan lagre den et annet sted. Som et kompromiss kan du også bruke en nettverksdisk. Du vil vanligvis ikke bruke harddisken din (selv om dette er bedre enn ingenting) fordi en av katastrofene som kan ramme QuickBooks-dataene dine er en harddiskfeil.

Du kan også sikkerhetskopiere QuickBooks-filene dine til et online lagringsområde.

2Hvis du lagrer data for mer enn ett selskap, sørg for at selskapet hvis data du vil sikkerhetskopiere er det aktive selskapet.

For å finne ut om det riktige selskapet er aktivt, se bare på QuickBooks-programvinduets tittellinje, som navngir det aktive selskapet. (Hvis du ikke husker å ha satt opp flere filer, ikke bekymre deg. Du har sannsynligvis bare én fil – det vanlige tilfellet.)

3Velg Fil → Sikkerhetskopieringsselskap → Opprett lokal sikkerhetskopi for å starte sikkerhetskopieringen.

QuickBooks viser dialogboksen Lag sikkerhetskopi.

Hvis du bruker QuickBooks i flerbrukermodus, må du bytte til enkeltbrukermodus før du sikkerhetskopierer filen. For å gjøre dette, velg Fil → Bytt til enkeltbrukermodus.

4 Fortell QuickBooks hvor du vil sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen.

Når QuickBooks viser dialogboksen Lag sikkerhetskopi, spesifiser plasseringen for sikkerhetskopieringen ved å velge alternativknappen Online Backup eller Local Backup.

For å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen lokalt, velg alternativet Lokal sikkerhetskopi.

5Beskriv hvordan QuickBooks skal sikkerhetskopiere datafilen din.

Mens den første Lag sikkerhetskopi-dialogboksen fortsatt vises, klikker du på Alternativer-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, der du spesifiserer hvordan og når QuickBooks sikkerhetskopierer datafilen din:

Velg en standard plassering. Angi hvor sikkerhetskopifilen skal ligge. Du kan gjøre dette enten ved å skrive inn banenavnet til sikkerhetskopieringsmappen i boksen Fortell oss hvor vi skal lagre sikkerhetskopiene (den vanskelige måten) eller ved å klikke på Bla gjennom-knappen og deretter bruke dialogboksen Søk etter mappe som Windows viser for å velge en standard plassering for sikkerhetskopiering.

Finjuster sikkerhetskopieringen. Dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer inneholder noen få avmerkingsbokser som du kan bruke til å finjustere den gamle QuickBooks sikkerhetskopiering. Avmerkingsboksen Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopiering til filnavnet, hvis den er valgt, gjør akkurat det den sier. Avmerkingsboksen Begrens antall sikkerhetskopier i denne mappen til [X] forteller QuickBooks å begrense antallet sikkerhetskopier av QuickBooks-filen den lagrer i sikkerhetskopimappen. Standard antall sikkerhetskopier som holdes tilgjengelig er tre; det burde være greit.

Spesifiser regelen for sikkerhetskopipåminnelse. Du kan merke av for Påminn meg om å sikkerhetskopiere når jeg lukker firmafilen min hver [X] ganger for å fortelle QuickBooks at den bør minne deg på å sikkerhetskopiere av og til. Som standard minner QuickBooks deg hver fjerde gang du lukker en datafil, men du kan erstatte verdien i tekstboksen for å spesifisere en annen påminnelsesfrekvens for sikkerhetskopiering.

Velg et alternativ for dataverifisering. QuickBooks tilbyr tre alternativer for dataverifisering: Fullstendig verifisering (sikker, men treg), raskere verifisering (rask, men ikke like grundig) og Ingen verifisering (sparer deg litt tid nå med fare for store problemer senere). Alternativet for fullstendig bekreftelse er det QuickBooks anbefaler.

Når du er ferdig med dialogboksen Backup Options, klikker du OK og deretter Neste. QuickBooks viser den andre dialogboksen Lag sikkerhetskopi.

6 Bestem når QuickBooks skal sikkerhetskopiere datafilen din.

Den andre dialogboksen Backup Wizard inneholder alternativknapper som du bruker til å planlegge når du vil sikkerhetskopiere. For å indikere at du vil sikkerhetskopiere på stedet, velg alternativknappen Lagre det nå.

Merk: Den aller første gangen du sikkerhetskopierer QuickBooks-filen ved hjelp av Create Backup-kommandoen, spør ikke QuickBooks deg når den skal sikkerhetskopiere datafilen. QuickBooks sikkerhetskopierer bare datafilen og hopper over dette trinnet.

7Bekreft plassering og navn for sikkerhetskopifilen.

Med den andre dialogboksen for sikkerhetskopieringsveiviseren vist, klikk på Neste. QuickBooks viser dialogboksen Lagre sikkerhetskopi.

Bare for å være på den sikre siden, bekreft at filnavnet og mappeplasseringen vist i dialogboksen Lagre sikkerhetskopi er riktig. Hvis mappeplasseringen ikke er riktig, velg en ny mappeplassering fra rullegardinlisten Lagre i. Hvis filnavnet ikke er riktig, rediger navnet som vises i tekstboksen Filnavn.

8 Klikk på Lagre.

QuickBooks sikkerhetskopierer datafilen din og viser en meldingsboks som forteller deg at den har sikkerhetskopiert filen din. Meldingen gir også sikkerhetskopifilnavnet og mappeplasseringen.