Slik sikkerhetskopierer du QuickBooks 2011-datafilen

En kritisk viktig oppgave som enten du eller en kollega må fullføre, er å sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen. Få elementer som er lagret på datamaskinens harddisk fortjener så mye omsorg som QuickBooks-datafilen. Helt bokstavelig talt beskriver QuickBooks-datafilen virksomhetens økonomiske forhold. Du vil absolutt ikke miste datafilen.

Heldigvis er det ganske enkelt å sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen. Du trenger bare å fullføre tre trinn:

Velg Fil → Lag kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi, som gir tre alternativer:

• Lagre en sikkerhetskopi av QuickBooks-filen

• Lag en bærbar firmafil

• Lag en regnskapsførerkopi

Du vil lagre en sikkerhetskopi, så klikk på alternativet for sikkerhetskopi og klikk på Neste.

Du kan opprette enten en fullstendig sikkerhetskopifil eller en bærbar firmafil når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar firmafil er mindre enn en sikkerhetskopifil, så det er mer praktisk å flytte rundt. Du kan for eksempel lettere sende en bærbar firmafil på e-post. Problemet med bærbare selskapsfiler er dette: QuickBooks må jobbe hardt for å skrape den bærbare selskapsfilen til en liten størrelse. QuickBooks må også gjøre mer arbeid for å fjerne filen senere når du vil jobbe med den.

Etter at du har klikket på Neste, vises dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Angi om du vil lagre QuickBooks-sikkerhetskopifilen på din lokale bedriftsserver eller på et QuickBooks eksternt datasenter.

Klikk på Lokal sikkerhetskopi for å indikere at du vil lagre sikkerhetskopien av filen på datamaskinens harddisk.

Klikk på Alternativer-knappen for å velge en sikkerhetskopiplassering.

Spesifiser til hvilken mappe eller diskplassering firmafilen skal sikkerhetskopieres.

(Valgfritt) Velg alternativene for sikkerhetskopiering.

Du kan også bruke dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer for å spesifisere når QuickBooks skal minne deg om å sikkerhetskopiere og hvordan QuickBooks skal sikkerhetskopieres:

• Tidsstempler: For å legge til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til sikkerhetskopifilens navn, merk av for Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til filnavnet.

• Begrense sikkerhetskopier: For å fortelle QuickBooks at den skal bli kvitt gamle sikkerhetskopier, merk av for Begrens antall sikkerhetskopier i denne mappen og spesifiser deretter hvor mange sikkerhetskopier du vil beholde ved å bruke tekstboksen ved siden av.

• Sikkerhetskopieringspåminnelser: Merk av for Påminn meg om å sikkerhetskopiere når jeg lukker firmafilen min og den tilstøtende tekstboksen for å spesifisere at du vil bli påminnet om å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen hver gang, annenhver gang, hver tredje gang, og så videre, at du lukker QuickBooks.

• Dataverifisering: Bruk bekreftelsesknappene for å fortelle QuickBooks at den bør sjekke for dataintegritet når den sikkerhetskopierer dataene dine.

Når du er ferdig med å spesifisere sikkerhetskopieringsplasseringen og alternativene, klikker du Neste.

QuickBooks viser en dialogboks som spør når du vil sikkerhetskopiere.

Bestem når du vil sikkerhetskopiere.

Vanligvis vil du sikkerhetskopiere når du velger kommandoen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering. Og i dette tilfellet, når QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi som spør "når"-spørsmålet, klikker du på Lagre det nå-knappen. Du kan imidlertid også be QuickBooks om å regelmessig planlegge sikkerhetskopier i henhold til et smart opplegg ved å velge knappene Lagre det nå og Planlegg fremtidige sikkerhetskopier eller ved å velge Bare Planlegg fremtidige sikkerhetskopier-knappen.

Klikk Fullfør for å lukke dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Etter at du har spesifisert hvordan sikkerhetskopieringen skal fungere, klikker du på Fullfør. QuickBooks sikkerhetskopierer gjeldende QuickBooks-selskapsfil og lagrer den nye filkopien på sikkerhetskopistedet.