Slik registrerer du mottak av varer i QuickBooks 2014

Når du mottar varer fra en leverandør, kan du registrere kvitteringen i QuickBooks. Dette gjør du vanligvis når du ønsker å registrere mottak av en vare allerede før du mottar en regning for varen. For eksempel, i enhver virksomhet med inventar, vil du vite nøyaktig hvor mye inventar du har på lageret ditt eller på butikkgulvet.

Du vil ikke vente med å justere lagerpostene for disse kjøpene til du mottar fakturaen fra leverandøren. I dette scenariet registrerer du når du mottar varer.

Følg disse trinnene for å registrere varekvitteringer:

Velg kommandoen Leverandører → Motta varer.

QuickBooks viser vinduet Opprett varekvitteringer.

Velg leverandøren du mottar varer fra fra rullegardinlisten Leverandør.

Velg eventuelle innkjøpsordrer du mottar varer fra.

Hvis det finnes åpne innkjøpsordrer for leverandøren, viser QuickBooks en meldingsboks som spør om du vil motta varer mot en av de åpne innkjøpsordrene. Hvis varene du mottar er varer som du konfigurerer i en innkjøpsordre, klikker du Ja.

Når QuickBooks viser dialogboksen Åpne kjøpsordrer – dialogboksen viser bare åpne kjøpsordrer – velg den som bestilte varene du nå mottar, og klikk deretter OK. QuickBooks fyller ut fanen Varer i vinduet Opprett varekvitteringer ved å bruke informasjonen fra innkjøpsordren.

Denne automatiske dataregistreringen av innkjøpsordreinformasjon bør spare deg for tid hvis varene du mottar samsvarer med varer i innkjøpsordren.

Bekreft mottaksdatoen.

Bruk Dato-feltet for å bekrefte datoen for mottak. Som med Dato-feltet andre steder i QuickBooks, skriv inn datoen i formatet mm/dd/åååå. Eller klikk på Kalender-knappen som vises til høyre for Dato-feltet og velg datoen fra popup-kalenderen som QuickBooks viser.

Bruk Total-boksen for å identifisere den totale verdien av bestillingen som er mottatt, hvis tilgjengelig.

QuickBooks beregner denne summen for deg ved å legge til de individuelle varekostnadene, slik at du kan vente til senere.

(Valgfritt) Skriv inn et referansenummer.

Du kan bruke Ref. Nr.-feltet for å oppgi et referansenummer. Det kan for eksempel være lurt å referere til leverandørens ordrenummer.

(Valgfritt) Oppgi en beskrivelse i Memo-tekstboksen.

Beskriv varene som er mottatt.

Bruk kategorien Varer for å identifisere varene du har mottatt. Artikler-fanen i Opprett varekvittering-vinduet ligner og fungerer som Artikler-fanen i Opprett innkjøpsordre-vinduet.

Beskriv eventuelle relaterte utgifter.

Utgifter-fanen i vinduet Opprett varekvitteringer fungerer som Utgifter-fanen i vinduet Skriv sjekker.

Klikk enten Lagre og lukk eller Lagre og Ny for å lagre kvitteringselementet.

Hvis du klikker på Lagre og lukk-knappen, lagrer QuickBooks informasjon om varekvittering og lukker vinduet Opprett varekvitteringer. Hvis du klikker på Lagre og ny-knappen, lagrer QuickBooks informasjonen om varekvittering og viser en ny, ren, slettet versjon av vinduet Opprett varekvitteringer. Deretter kan du bruke vinduet til å beskrive kvitteringene for et annet sett med varer.