Slik legger du til leverandører til QuickBooks 2015-leverandørlisten

Å legge til leverandører til QuickBooks 2015-leverandørlisten fungerer på samme grunnleggende måte som å legge til kunder i kundelisten. Bare følg disse enkle trinnene for å få jobben gjort:

Velg Leverandører → Leverandørsenter eller klikk på Leverandørikonet øverst på skjermen.

QuickBooks viser Vendor Center-vinduet. Sammen med en liste over leverandørene dine, viser den eventuelle omsetningsavgiftsbyråer som du har identifisert som en del av å sette opp salgsavgiftselementer.

Klikk på Ny leverandør-knappen og velg deretter Ny leverandør-kommandoen fra menyen som vises.

QuickBooks viser fanen Adresseinformasjon i vinduet Ny leverandør. Du bruker dette vinduet til å beskrive leverandørene og alle deres små særegenheter.

Hvis du klikker på Ny leverandør-knappen og velger Legg til flere leverandører-kommandoen, viser QuickBooks et regneark du kan bruke til å beskrive flere leverandører om gangen.

Skriv inn leverandørens navn.

Markøren er allerede i tekstboksen Leverandørnavn. Alt du trenger å gjøre er å skrive inn leverandørens navn slik du vil at det skal vises på leverandørlisten. Hvis du vil føre opp leverandørene dine etter firmanavn, skriv inn firmanavnet. For å liste dem etter for- eller etternavnet til salgsrepresentanten, skriv inn ett av disse navnene.

Listen kommer til å sortere, alfabetisk eller numerisk, etter informasjonen du skriver inn i dette feltet, ikke etter informasjonen nedenfor.

(Valgfritt) Skriv inn navnet på kontakten din.

Fyll ut tekstboksene for fullt navn med kundekontaktens fornavn, mellombokstav og etternavn. Du kan også oppgi en tittel for kontaktpersonen.

(Valgfritt) Skriv inn leverandørens telefon- og e-postadresse og, hvis tilgjengelig, faksnummer og nettstedsadresser.

Du kan endre etikettene som brukes for telefonnummerboksene ved å velge en annen beskrivelse fra rullegardinlisten. Og vær oppmerksom på at vinduet også har en tekstboks Annen 1 slik at du kan ta opp litt annen tangentiell informasjon. Kanskje kontaktens vekt.

Skriv inn adressen du skal sende sjekker til.

Du kan bruke tekstboksene Adressedetaljer Fakturert fra og Sendt fra for å oppgi leverandørens adresseinformasjon. QuickBooks kopierer firma- og kontaktnavn til den første linjen i adressen, så du trenger kun å angi gateadresse, by, stat og postnummer. For å flytte fra slutten av en linje til begynnelsen av neste, trykk Enter.

(Valgfritt) Sjekk informasjonen i standardfanen Betalingsinnstillinger.

Klikk på fanen Betalingsinnstillinger for å komme til et sett med bokser som lar deg registrere leverandørens kontonummer, leverandørens betalingsbetingelser, riktig navn som skal skrives ut på sjekken og kredittgrensen.

Et kontonummer kreves hvis du vil bruke QuickBooks' nettbaserte fakturabetalingsfunksjon for å betale leverandøren. QuickBooks overfører kontonummeret til notatfeltet til betalingssjekken.

(Valgfritt) Sjekk standard skatteinnstillinger.

Du kan klikke på Skatteinnstillinger-fanen for å komme til et sett med bokser som lar deg registrere leverandørens skatteidentifikasjonsnummer og indikere om leverandøren skal motta en 1099-opplysningsmelding fra deg på slutten av året.

(Valgfritt) Oppgi standardkontoene som skal brukes med en leverandør.

Du kan klikke på Kontoinnstillinger-fanen for å vise en kort liste over kontoer som QuickBooks vil bruke til å forhåndsutfylle kontonummerfelt når du legger inn en regning fra leverandøren.

(Valgfritt) Klikk kategorien Tilleggsinformasjon og kategoriser leverandøren.

Tilleggsinformasjon-fanen gir i utgangspunktet bare en leverandørtype-rullegardinliste som du kan bruke til å kategorisere leverandøren som konsulent, tjenesteleverandør, leverandør eller skattebyrå. Du kan imidlertid legge til egendefinerte felt i fanen ved å bruke knappen Definer felt.

Skriv inn 0 (null) i tekstboksen Inngående saldo.

Du vil vanligvis ikke angi beløpet du skylder leverandøren; du gjør det senere, når du betaler regningene dine. Men hvis du bruker periodiseringsregnskap for utgiftene dine (som bare betyr at regnskapssystemet ditt teller regninger som utgifter når du får regningen og ikke når du betaler regningen), må du fortelle QuickBooks hvilke beløp du skylder leverandører på konverteringsdatoen.

Du kan gjøre det enklest ved å legge inn åpningssaldo for leverandører i boksen Åpningssaldo når du setter opp en leverandør i leverandørlisten.

Skriv inn konverteringsdatoen i feltet Fra dato.

Det du gjør her, er forresten å oppgi datoen da verdien som vises i tekstboksen Inngående balanse er riktig.

QuickBooks tilbyr en kontoforutfyllingsfane i vinduet Ny leverandør. Bruk denne kategorien til å spesifisere et sett med utgiftskontoer som QuickBooks vil foreslå hver gang du angir at du skriver en sjekk, legger inn en regning eller legger inn et kredittkortgebyr for leverandøren.

Lagre leverandørinformasjonen ved å klikke OK.

Dette trinnet legger til leverandøren i listen og returnerer deg til Vendor Center-vinduet.

For å legge til et stort antall leverandører til leverandørlisten samtidig, vis Vendor Center-vinduet, klikk på Ny leverandør-knappen og velg deretter alternativet Legg til flere leverandører. QuickBooks viser arbeidsarket Legg til/rediger flere listeoppføringer, som lar deg samle inn og redigere all den samme informasjonen som de vanlige leverandørvinduene gjør.

Du kan, hvis du er tilbøyelig, bruke dette vinduet til å kopiere og lime inn leverandørinformasjon fra en Microsoft Excel-arbeidsbok.