Slik legger du til brukere i QuickBooks Pro og Premier

Du er ikke begrenset til å bruke bare ett passord for å kontrollere tilgangen til QuickBooks-datafilen. QuickBooks lar deg sette opp flere passord for QuickBooks-datafilen. For å sette opp flere brukere i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier, følg disse trinnene:

Velg kommandoen Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Konfigurer brukere.

QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste (ikke vist), som identifiserer brukere som QuickBooks-tilgang er satt opp for og som er logget på systemet for øyeblikket.

Fortell QuickBooks at du vil legge til en bruker ved å klikke på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser den første dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang.

Identifiser brukeren og oppgi et passord.

Gi hver bruker du setter opp et passord for et brukernavn ved å skrive inn et kort navn – kanskje brukerens fornavn – i boksen Brukernavn. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du inn brukerens passord i både Passord-tekstboksen og Confirm Password-tekstboksen.

Klikk Neste for å fortsette og angi om du vil begrense tilgangen for den nye brukeren.

Når QuickBooks viser den andre dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, angi om du vil begrense tilgang og rettigheter for brukeren. Hvis du ønsker å begrense tilgang og rettigheter ( rettigheter er rett og slett de tingene brukeren kan gjøre), velg alternativknappen Valgte områder i QuickBooks. Hvis du vil at brukeren skal kunne gjøre hva som helst, velg alternativknappen Alle områder av QuickBooks. Hvis du angir at den nye brukeren skal ha tilgang til alle områder av QuickBooks, er du ferdig med å sette opp brukerpassordet. Du kan hoppe over de resterende trinnene.

Klikk Neste for å fortsette og beskriv deretter tilgang til salgs- og kundeinformasjon og oppgaver.

Etter at du har fullført trinn 4, viser QuickBooks den tredje dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang. Dette er den første av en serie med dialogbokser som leder deg gjennom et intervju, og stiller detaljerte spørsmål om hva slags tilgang hver bruker bør ha til et bestemt område.

For eksempel, med hensyn til salgsaktivitet, spør QuickBooks om tilgang til transaksjoner (som fakturaer, kreditnotaer og kundefordringer). Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge alternativknappen Ingen tilgang. Du kan angi at brukeren skal ha full tilgang ved å velge alternativknappen Full tilgang. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du alternativknappen Selektiv tilgang og velger deretter en av datterselskapsknappene for selektiv tilgang: Opprett kun transaksjoner, Opprett og skriv ut transaksjoner eller Opprett transaksjoner og opprett rapporter.

Klikk på Neste og beskriv deretter kjøpene og leverandørrettighetene.

Etter at du har fullført trinn 5 ved å klikke på Neste, viser QuickBooks den fjerde dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang, som lar deg spesifisere hvilken tilgang denne nye brukeren har i områdene for kjøp og leverandørgjeld. Du kan velge alternativknappen Ingen tilgang. Du kan velge alternativknappen Full tilgang. Eller du kan velge en mellomting ved å velge alternativknappen Selektiv tilgang og en av datterselskapsknappene for selektiv tilgang. De samme reglene for rettighetsfesting og innsyn som gjelder for kjøps- og kreditorområdet gjelder for salgs- og kundefordringsområdet.

Klikk Neste og beskriv deretter de gjenværende brukerrettighetene og tilgangen.

Når du klikker på Neste-knappen som vises nederst i hver versjon av dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks flere andre versjoner av dialogboksen som den bruker til å spørre deg om brukerrettigheter og tilgang. For eksempel, etter at du har beskrevet hvilke rettigheter som er passende for brukeren i området for kjøp og leverandørgjeld, spør QuickBooks om kontroll- og kredittkortområdet. Så spørs det om inventarområdet. Deretter spør den om lønn. Så spørs det om generell, sensitiv regnskapsvirksomhet. Til slutt spør QuickBooks om tilgang til funksjoner for finansiell rapportering.

Du begrenser rettighetene i hvert av disse andre områdene på samme måte som du gjør for salg og kundefordringer og for kjøp og leverandørgjeld. Bare vær omtenksom mens du går gjennom skjermene og begrense brukerens evner. Du vil at brukerne skal ha rettighetene som er nødvendige for å gjøre jobben sin, men du vil ikke gi dem flere rettigheter enn de trenger.

Spesifiser om brukeren kan endre eller slette transaksjoner.

Etter at du har gått gjennom omtrent et halvt dusin versjoner av dialogboksene Konfigurer brukerpassord og tilgang som spør om spesifikke områder innen regnskap, viser QuickBooks siden Endre eller sletter transaksjoner i dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang. Siden Endre eller slette transaksjoner lar deg indikere at en bruker kan eller ikke kan endre transaksjoner registrert før sluttdatoen. Generelt vil du begrense en brukers evner til å endre eller slette transaksjoner.

Klikk på Neste og gå gjennom rettighetsbeslutningene dine.

Når du klikker på Neste, viser QuickBooks den endelige versjonen av dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, som identifiserer brukerrettighetene du har tildelt eller tillatt. Du kan bruke denne dialogboksen til å gjennomgå rettighetene som noen har. Hvis du innser at du har feilaktig tildelt rettigheter, klikker du på Tilbake-knappen for å gå tilbake gjennom dialogboksene til den der du gjorde en feil. Endre tildelingen av rettigheter, og klikk på Neste-knappen for å gå tilbake til det siste vinduet i dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang.

Når du er ferdig med gjennomgangen av brukerrettigheter og tilgang, klikker du Fullfør.

Fra dette tidspunktet vil den nye brukeren kunne bruke QuickBooks; hans eller hennes rettigheter er imidlertid begrenset til det du spesifiserte.

Regnskapsførere ønsker ofte å se rettighetene som bestemte brukere har. Dette gjelder spesielt hvis du blir revidert av din CPA som en del av årlige avslutninger. (Du kan bli revidert hvis banken for eksempel vil ha revidert regnskap.) QuickBooks gir deg ikke en måte å skrive ut informasjonen som vises i dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang. Windows lar deg imidlertid bruke Print Screen-tasten til å ta et skjermbilde av QuickBooks-programvinduet og dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang.

Trykk Alt+Print Scrn for å ta et skjermbilde av dialogboksen. Dette kopierer et bilde av skjermen til Windows-utklippstavlen. Deretter åpner du Paint ved å velge Start→ Programmer→Tilbehør→ Paint. Lim inn bildet i Paint ved å trykke Ctrl+V. Du kan se en feilmelding som sier at bildet i utklippstavlen er større enn punktgrafikken. Vil du ha punktgrafikken forstørret? Klikk Ja. Lagre skjermbildet ved å velge Fil → Lagre som. Det kan være lurt å ta et skjermbilde på denne måten for å registrere brukertilgang og rettigheter for ansatte.