Slik legger du til brukere i QuickBooks 2018 Enterprise Solutions

Hvis mer enn én person skal bruke QuickBooks, ønsker du å sette opp flere brukere. Følg disse trinnene for å legge til brukere i QuickBooks Enterprise Solutions:

Velg kommandoen Firma → Brukere → Konfigurer brukere og roller.
QuickBooks viser dialogboksen Bruker og roller. Denne dialogboksen identifiserer alle brukere som QuickBooks-tilgang er satt opp for og rollene QuickBooks kan fylle når de bruker QuickBooks. Brukerlisten, som vises på fanen Brukerliste i dialogboksen, identifiserer også hvem som for øyeblikket er logget på systemet.

Dialogboksen Brukere og roller.

Fortell QuickBooks at du vil legge til en bruker ved å klikke på Ny-knappen.
Når du klikker på denne knappen, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruker, som vist.

Dialogboksen Ny bruker.

Identifiser brukeren og oppgi et passord.
Du må gi hver bruker du setter opp et brukernavn for. Du gjør dette ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i boksen Brukernavn. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du inn brukerens passord i både Passord-tekstboksen og Confirm Password-tekstboksen.

Identifiser brukerens rolle(r).
Bruk listeboksen Tilgjengelige roller for å velge rollene (eller pliktene) brukeren fyller. Legg deretter til den valgte rollen i brukerens liste over tildelte roller ved å klikke på Legg til-knappen. For å fjerne en rolle fra en bruker, velg rollen i listeboksen Tilordnede roller og klikk deretter Fjern.

Beskrivelse-boksen nederst i dialogboksen Ny bruker beskriver rollen mer detaljert, inkludert typen QuickBooks-bruker som vanligvis kan tildeles den valgte rollen.

(Valgfritt) Endre roller etter behov.
Du kan finjustere rollene du (med QuickBooks hjelp) tildeler. For å gjøre det, velg Rolleliste-fanen i dialogboksen Brukere og roller, klikk på rollen du vil endre, og klikk deretter Rediger-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle (se figuren), velger du en regnskapsaktivitet eller et område i listen Område og aktiviteter og bruker deretter alternativknappene Områdetilgangsnivå for å spesifisere hva en bruker med den valgte rollen kan gjøre. Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge alternativknappen Ingen. Du kan angi at brukeren skal ha full tilgang ved å velge Full-radioknappen. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du Delvis-knappen og merker eller fjerner (etter behov) avmerkingsboksene for Opprett, Endre, Slett, Skriv ut og Vis saldo.

Dialogboksen Rediger rolle.

Du kan se hvilken tilgang en rolle i utgangspunktet har ved å velge en av oppføringene i listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruker knappene og boksene for områdetilgangsnivå for å vise gjeldende innstillinger for rollen.

Som en generell regel, når det gjelder regnskapskontroller, ønsker du å gi en minimal tilgang. Hvis noen ikke trenger tilgang til QuickBooks-datafilen for daglige oppgaver, bør du velge Ingen-knappen. Hvis noen trenger litt tilgang - kanskje for å utarbeide jobboverslag eller fakturaer - gir du akkurat den tilgangen og ikke noe mer. Litt senere i dette kapittelet, i «Opprettholde god regnskapskontroll», snakker jeg om hvorfor det er så viktig å minimere brukerrettigheter og tilgang. Men poenget er dette: Jo større mulighet du gir ansatte eller underleverandører eller regnskapsførere til å snurre rundt i regnskapssystemet ditt, jo større er risikoen for at noen enten utilsiktet eller med vilje introduserer feil i systemet. Jo større rettigheter og tilgang du gir, jo lettere gjør du det for noen å stjele fra deg.

(Valgfritt) Se gjennom brukertillatelsene dine.
Etter at du har konfigurert en bruker, bør du (bare for å være forsiktig) gjennomgå tillatelsene du har gitt brukeren. For å gjøre dette, klikk kategorien Brukerliste i dialogboksen Brukere og roller, velg brukeren og klikk deretter Vis tillatelser-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tillatelser (ikke vist), velg brukeren og klikk deretter Vis-knappen for å se vinduet Vis tillatelser, som viser en svært detaljert liste over hva brukeren kan og ikke kan gjøre.

Vinduet Vis tillatelser.

(Valgfritt) Se gjennom rolleendringene dine.
Hvis du endrer tillatelsene til en rolle, vil du sannsynligvis også se gjennom disse endringene. For å gjøre det, klikk på Rolleliste-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velg rollen og klikk deretter på Vis tillatelser-knappen. QuickBooks viser en annen versjon av dialogboksen Vis tillatelser som viser rollene du og QuickBooks har satt opp. Velg rollen du vil gjennomgå, og klikk deretter på knappen Vis tillatelser. QuickBooks viser en annen versjon av View Permissions-vinduet, med en detaljert liste over hva noen med rollen kan og ikke kan gjøre.

Når du er ferdig med å gjennomgå bruker- og rolletillatelser, klikker du Lukk for å lukke alle åpne vinduer og klikker deretter Avbryt- eller Lukk-knappen for å lukke eventuelle åpne dialogbokser.
Fra dette tidspunktet kan den nye brukeren bruke QuickBooks; hans eller hennes rettigheter er begrenset til det du spesifiserte.

Regnskapsførere ønsker ofte å se rettighetene som bestemte brukere har, spesielt hvis de reviderer deg som en del av årlige avslutninger. (Du kan bli revidert hvis banken for eksempel vil ha reviderte regnskaper.) QuickBooks' View Permissions-vindu er en smidig måte å se disse dataene på nettet, og hvis du vil skrive ut en kopi av tillatelsesinformasjonen, er alt du trenger å gjøre klikk på vinduets Skriv ut-knapp.