Slik kjører du QuickBooks 2014-oppsettet

Velg kommandoen Nytt selskap.

Skjermbildet La oss sette opp bedriften raskt i QuickBooks-oppsettet vises. Når du er klar til å begynne, klikker du enten Express Start-knappen eller Advanced Setup-knappen.

QuickBooks 2014 gir en akselerert versjon av QuickBooks-oppsettprosessen, som du kan bruke når du ikke vil tilpasse oppsettet. Hvis du klikker på Express Start-knappen, samler QuickBooks inn litt informasjon om bedriften din, og basert på denne informasjonen setter han opp en firmafil som skal fungere for en bedrift som din.

Avansert oppsett-knappen, hvis den klikkes, starter EasyStep-intervjuet, som leder deg gjennom en haug med skjermer fulle av informasjon som lar deg spesifisere ganske nøye hvordan firmafilen som QuickBooks setter opp skal se ut.

Klikk på Avansert oppsett-knappen.

Etter å ha samlet inn denne generelle bedriftsinformasjonen, oppretter QuickBooks firmadatafilen som lagrer firmaets økonomiske informasjon.

QuickBooks foreslår et standardnavn eller en QuickBooks-datafil basert på firmanavnet.

Alt du trenger å gjøre er å godta det foreslåtte navnet og den foreslåtte mappeplasseringen (med mindre du vil lagre datafilen i Mine dokumenter-mappen, noe som ikke er en dårlig idé).

Etter at QuickBooks har samlet inn den generelle bedriftsinformasjonen, stiller EasyStep-intervjuet deg noen veldig spesifikke spørsmål om hvordan du driver virksomheten din, slik at den kan angi QuickBooks-preferansene. Preferanser slår på eller av ulike regnskapsfunksjoner i QuickBooks, og kontrollerer dermed hvordan QuickBooks fungerer og ser ut.

QuickBooks foreslår et standardnavn eller en QuickBooks-datafil basert på firmanavnet.

Alt du trenger å gjøre er å godta det foreslåtte navnet og den foreslåtte mappeplasseringen (med mindre du vil lagre datafilen i Mine dokumenter-mappen, noe som ikke er en dårlig idé).

Etter at QuickBooks har samlet inn den generelle bedriftsinformasjonen, stiller EasyStep-intervjuet deg noen veldig spesifikke spørsmål om hvordan du driver virksomheten din, slik at den kan angi QuickBooks-preferansene. Preferanser slår på eller av ulike regnskapsfunksjoner i QuickBooks, og kontrollerer dermed hvordan QuickBooks fungerer og ser ut.

Kanskje den viktigste avgjørelsen du tar når du setter opp et hvilket som helst regnskapssystem, er dagen du begynner å bruke det nye systemet.

Denne dagen kalles konverteringsdatoen. Vanligvis vil du begynne å bruke et regnskapssystem på enten den første dagen i året eller den første dagen i en ny måned. Følgelig er et annet stort spørsmål du blir spurt om konverteringsdatoen.

Den enkleste tiden å ta i bruk et nytt regnskapssystem er begynnelsen av året. Grunnen? Du får legge inn en enklere prøvebalanse. Ved starten av året, for eksempel, angir du kun eiendeler, gjeld og eiers egenkapitalkontosaldo.

På et hvilket som helst annet tidspunkt legger du også inn inntekter fra år til dato og saldo på utgiftskontoer. Vanligvis har du denne årlige inntekts- og utgiftsinformasjonen kun tilgjengelig i begynnelsen av måneden. Av denne grunn er den eneste andre mulige startdatoen du kan velge starten på en måned.

Se gjennom den foreslåtte kontoplanen.

Helt på slutten av EasyStep-intervjuet, basert på informasjonen du oppgir om din type bransje og selvangivelsesskjemaet du sender inn til IRS, foreslår QuickBooks et startsett med kontoer, som regnskapsførere kaller en kontoplan. Disse kontoene er kategoriene du bruker til å spore inntekter, utgifter, eiendeler og eiers egenkapital.

Kontoene som QuickBooks markerer med en sjekk, som skjermen forklarer, er de anbefalte kontoene. Hvis du ikke gjør noe annet, er disse sjekkede kontoene de du vil bruke (i det minste for å starte) i QuickBooks.

Du kan imidlertid fjerne en foreslått konto ved å klikke på haken. QuickBooks fjerner haken, og det betyr at kontoen ikke vil være en del av den endelige kontoplanen. Du kan også klikke på en konto for å legge til et hakemerke og få kontoen inkludert i startkontoplanen.

Når den foreslåtte kontoplanen ser bra ut for deg, klikker du på Neste. Det er greit å bare godta det QuickBooks foreslår fordi du kan endre kontoplanen senere.

Legg til informasjonen din i firmafilen.

Uansett om du bruker Express Start-metoden for å opprette en firmafil eller Advanced Setup/EasyStep-intervjumetoden, etter at du og QuickBooks har satt opp firmafilen, ber QuickBooks deg om å legge inn din egen informasjon i firmafilen.

Legg til informasjonen din i firmafilen.

Uansett om du bruker Express Start-metoden for å opprette en firmafil eller Advanced Setup/EasyStep-intervjumetoden, etter at du og QuickBooks har satt opp firmafilen, ber QuickBooks deg om å legge inn din egen informasjon i firmafilen.

For å beskrive kunder, leverandører og ansatte, klikk på den første Legg til-knappen.

QuickBooks spør om det er mulig å få disse dataene fra et annet sted, for eksempel et e-postprogram eller e-posttjeneste (Outlook, Gmail og så videre), eller om du bare vil legge inn informasjonen i et regneark manuelt. Du kommer sannsynligvis til å legge inn informasjonen manuelt, så klikk på den aktuelle knappen og klikk deretter på Fortsett.

Når QuickBooks viser et regnearkvindu, skriv inn hver kunde, leverandør eller ansatt i sin egen rad, og sørg for å inkludere både navn og adresseinformasjon. Klikk på Fortsett når du er ferdig. QuickBooks spør deretter om du vil legge inn åpningssaldo (beløp du skylder eller skylder) for kunder og leverandører.

Angi at du gjør det ved å klikke på koblingen Angi åpningssaldo og deretter angi åpningssaldoene på skjermen som QuickBooks gir.

For å beskrive tingene du selger, klikk på den andre Legg til-knappen.

For å beskrive bedriftens bankkonto (eller bankkontoer), klikk på den tredje Legg til-knappen.