Slik kjører du QuickBooks 2013-oppsettet

Etter at du har installert QuickBooks 2013-programmet, kan installasjonsprogrammet starte QuickBooks automatisk og deretter åpne QuickBooks-oppsettet for deg. Du kan også starte QuickBooks-oppsettet ved å starte QuickBooks-programmet på samme måte som du starter et hvilket som helst program på datamaskinen. Etter at du har åpnet den, velg kommandoen Fil → Nytt firma for å starte QuickBooks-oppsettet.

De store QuickBooks 2013 Velkommen

Skjermbildet La oss sette opp bedriften din raskt i QuickBooks 2013-oppsettet vises når du velger kommandoen Nytt firma. Skjermen gir litt generell informasjon om å sette opp et nytt selskap i QuickBooks. Skjermen inneholder også lenker - for eksempel lenken du kan klikke for å få hjelp fra en QuickBooks-sertifisert rådgiver.

(QuickBooks Pro Advisors, forresten, er personer som har tatt en test om QuickBooks og betalt omtrent $500 til Intuit for å få en kopi av QuickBooks og bli oppført på QuickBooks-nettstedet som QuickBooks Pro Advisors.) Du vil sannsynligvis lese gjennom dette skjermens informasjon, men når du er klar til å begynne, klikker du på Express Start-knappen.

QuickBooks 2013 Express Start-metode

QuickBooks 2013 gir en akselerert versjon av QuickBooks-oppsettprosessen, som du kan bruke når du ikke vil tilpasse oppsettet.

Hvis du klikker på Express Start-knappen, samler QuickBooks inn litt informasjon om bedriften din, og basert på denne informasjonen setter han opp en firmafil som skal fungere for en bedrift som din.

Etter at du har klikket Express Start for å opprette firmafilen, ber QuickBooks deg om å beskrive personene (kunder, leverandører og ansatte) du gjør forretninger med, varene du selger og bankkontoen din. Du gir disse beskrivelsene ved å gå gjennom en rekke skjermbilder og fylle ut bokser og regneark på skjermen.

QuickBooks 2013 avansert oppsettmetode

Avansert oppsett-knappen, hvis den klikkes, starter EasyStep-intervjuet, som leder deg gjennom en haug med skjermer fulle av informasjon som lar deg spesifisere ganske nøye hvordan firmafilen som QuickBooks setter opp skal se ut.

For å gå til neste skjermbilde i EasyStep-intervjuet, klikker du på Neste-knappen. For å gå til forrige skjerm, klikker du på Tilbake-knappen. Hvis du blir motløs og ønsker å gi opp, kan du klikke på Forlat-knappen. Men prøv å ikke bli motløs.

Sett opp bedriftsinformasjon i QuickBooks 2013

De første skjermbildene av EasyStep-intervjuet samler inn flere viktige deler av generell informasjon om virksomheten din, inkludert firmanavnet og firmaets juridiske navn, firmaadressen, føderale skatte-ID-nummer, den første måneden i regnskapsåret (vanligvis januar ), typen inntektsskatteskjema som firmaet ditt bruker for å rapportere til IRS, og bransjen eller typen selskap du driver (detaljhandel, service og så videre).

Etter å ha samlet inn denne generelle bedriftsinformasjonen, oppretter QuickBooks firmadatafilen som lagrer firmaets økonomiske informasjon. QuickBooks foreslår et standardnavn eller en QuickBooks-datafil basert på firmanavnet. Alt du trenger å gjøre er å godta det foreslåtte navnet og den foreslåtte mappeplasseringen (med mindre du vil lagre datafilen i Mine dokumenter-mappen, noe som ikke er en dårlig idé).

Tilpass QuickBooks 2013-oppsettet

Etter at QuickBooks har samlet inn den generelle selskapsinformasjonen nevnt i de foregående avsnittene, stiller EasyStep-intervjuet deg noen veldig spesifikke spørsmål om hvordan du driver virksomheten din, slik at den kan angi QuickBooks-preferansene. Preferanser slår faktisk på eller av ulike regnskapsfunksjoner i QuickBooks, og kontrollerer derved hvordan QuickBooks fungerer og ser ut. Her er de slags spørsmål som EasyStep-intervjuet stiller for å angi QuickBooks-preferansene:

• Holder firmaet ditt varelager?

• Vil du spore varelageret du kjøper og selger?

• Innkrever du merverdiavgift fra kundene dine?

• Vil du bruke salgsordrer til å spore kundeordrer og restordrer?

• Ønsker du å bruke QuickBooks for å hjelpe med lønnen din?

• Trenger du å spore flere valutaer i QuickBooks fordi du har å gjøre med kunder og leverandører i andre land, og disse personene regelmessig har frekkheten til å betale eller fakturere deg i en annen valuta enn den landet ditt bruker?

• Vil du spore tiden du eller dine ansatte bruker på jobber eller prosjekter for kunder?

• Hvordan vil du håndtere regninger og betalinger (skriv inn sjekkene direkte, eller skriv inn regningene først og betalingene senere)?

Angi startdatoen for QuickBooks 2013

Kanskje den viktigste avgjørelsen du tar når du setter opp et hvilket som helst regnskapssystem, er dagen du begynner å bruke det nye systemet. Dette kalles konverteringsdatoen .

Vanligvis vil du begynne å bruke et regnskapssystem på enten den første dagen i året eller den første dagen i en ny måned. Du blir bedt om å identifisere startdatoen ved å bruke dialogboksen som vises.

Den enkleste tiden å ta i bruk et nytt regnskapssystem er i begynnelsen av året. Grunnen? Du får legge inn en enklere prøvebalanse. Ved starten av året, for eksempel, angir du kun eiendeler, gjeld og eiers egenkapitalkontosaldo.

På et hvilket som helst annet tidspunkt legger du også inn inntekter fra år til dato og saldo på utgiftskontoer. Vanligvis har du denne årlige inntekts- og utgiftsinformasjonen kun tilgjengelig i begynnelsen av måneden. Av denne grunn er den eneste andre mulige startdatoen du kan velge starten på en måned.

I dette tilfellet får du årlige inntektsbeløp til og med slutten av forrige måned fra ditt tidligere regnskapssystem. For eksempel, hvis du har brukt Peachtree Accounting, få år til dato inntekter og utgifter fra Peachtree.

Etter at du har oppgitt startdatoen, har du oppgitt grunnleggende selskapsinformasjon; du har identifisert de fleste av dine regnskapspreferanser; og du har identifisert datoen du vil begynne å bruke QuickBooks på. Du er nesten ferdig.

Hvis du klikker på Forlat-knappen, forlater QuickBooks deg i QuickBooks-programmet, klar til å begynne å jobbe. EasyStep-intervjuprosessen er imidlertid ikke tapt for alltid; for å komme tilbake til intervjuet, bare åpne filen du var i ferd med å sette opp. Når du gjør det, starter EasyStep-intervjuet på nytt.

Se gjennom den foreslåtte kontoplanen for QuickBooks 2013-oppsett

Helt på slutten av EasyStep-intervjuet, basert på informasjonen du oppgir om din type bransje og selvangivelsesskjemaet du sender inn til IRS, foreslår QuickBooks et startsett med kontoer, som regnskapsførere kaller en kontoplan. Disse kontoene er kategoriene du bruker til å spore inntekter, utgifter, eiendeler og eiers egenkapital.

Følgende figur viser skjermen som EasyStep-intervjuet viser for å vise deg disse kontoene.

Kontoene som QuickBooks markerer med en sjekk, som skjermen forklarer, er de anbefalte kontoene. Og hvis du ikke gjør noe annet, er disse sjekkede kontoene de du vil bruke (i det minste for å starte) i QuickBooks. Du kan imidlertid fjerne en foreslått konto ved å klikke på haken. QuickBooks fjerner haken, og det betyr at kontoen ikke vil være en del av den endelige kontoplanen.

Du kan også klikke på en konto for å legge til et hakemerke og få kontoen inkludert i startkontoplanen.

Du kan klikke på Gjenopprett anbefalinger-knappen nederst på listen for å gå tilbake til den opprinnelige anbefalte kontoplanen (hvis du har gjort endringer som du senere bestemmer deg for at du ikke vil ha).

Når den foreslåtte kontoplanen ser bra ut for deg, klikker du på Neste. Det er greit å bare godta det QuickBooks foreslår fordi du kan endre kontoplanen senere.

Legg til informasjonen din i firmafilen for QuickBooks 2013 Setup

Uansett om du bruker Express Start-metoden for å opprette en firmafil eller Advanced Setup/EasyStep-intervjumetoden, etter at du og QuickBooks har satt opp firmafilen, ber QuickBooks deg om å legge inn din egen informasjon i firmafilen.

Legg til kunder, leverandører og ansatte i QuickBooks 2013-oppsett

For å beskrive kunder, leverandører og ansatte, klikk på den første Legg til-knappen. QuickBooks spør om det er mulig å få disse dataene fra et annet sted, som et e-postprogram eller e-posttjeneste (Outlook, Gmail og så videre), eller om du bare vil legge inn informasjonen manuelt i et regneark.

Mest sannsynlig kommer du til å legge inn informasjonen manuelt, så klikk på den knappen og klikk deretter på Fortsett. Når QuickBooks viser et regnearkvindu som vist i figuren, skriv inn hver kunde, leverandør eller ansatt i sin egen rad, og sørg for å inkludere både navn og adresseinformasjon.

Klikk på Fortsett når du er ferdig. QuickBooks spør deretter om du vil legge inn åpningssaldo (beløp du skylder eller skylder) for kunder og leverandører. Angi at du gjør det ved å klikke på Angi åpningssaldo-koblingen og deretter angi de åpne saldoene på skjermen som QuickBooks gir.

Skriv inn tjenester og inventarvarer du selger i QuickBooks 2013-oppsett

For å beskrive tingene du selger, klikk på den andre Legg til-knappen. QuickBooks spør om tingene du selger - for eksempel hvis du selger tjenester, hvis du selger lagervarer, og om du vil spore slike lagervarer du selger. Svar på disse spørsmålene ved å klikke på alternativknappen som samsvarer med din situasjon, og klikk deretter på Fortsett.

Når QuickBooks viser et regnearkvindu, beskriv hver vare du selger i en egen regnearkrad. Sørg også for å beskrive alle inventarvarer du har på det tidspunktet du konverterer til QuickBooks. Klikk på Fortsett når du er ferdig. Hvis du har mer enn én type vare du selger, må du gjenta denne prosessen for hver type vare.

Angi forretningsbankkontoer i QuickBooks 2013-oppsett

For å beskrive bedriftens bankkonto (eller bankkontoer), klikk på den tredje Legg til-knappen. Når QuickBooks viser regnearkvinduet Legg til bankkontoer (ikke vist), oppgi hver bankkontos navn, kontonummer og saldo på konverteringsdatoen. Når du er ferdig med å legge inn denne informasjonen, klikker du på Fortsett.