Slik bruker du QuickBooks 2013-data for fortjeneste-volum-kostnadsanalyse

Du trenger tre dataelementer for å utføre resultat-volum-kostnadsanalyse i QuickBooks 2013: salgsinntekter, bruttomarginprosent og faste kostnader. Vanligvis er disse dataelementene ikke vanskelige å finne hvis du har brukt QuickBooks. Likevel er disse dataene ikke perfekt tilordnet linjeelementer som vises på en QuickBooks resultatregnskap.

Salgsinntekter

Salgsinntektsnivåene representerer sannsynligvis mulige eller kanskje til og med sannsynlige salgsinntektsnivåer for virksomheten din. Følgelig kommer ikke salgsinntektsnivåene egentlig fra QuickBooks. Imidlertid er formelinndataene sannsynligvis bare grove estimater; de kommer faktisk ikke fra en QuickBooks resultatregnskap.

Bruttomarginprosent

Bruttomarginprosenten beregnes ved å trekke de variable kostnadene fra salgsinntektene og deretter dele resultatet (som er bruttomarginen) med salgsinntektene. De variable kostnadene inkluderer kostnadene for varene du selger: inventar, provisjoner, frakt og lignende kostnader.

Fordi å beregne bruttomarginprosenten kan være litt forvirrende de første gangene du bruker den, her er et par eksempler å se på:

• Båtbygging: Hvis du selger $100 000 båter, og material-, arbeids- og provisjonsutgiftene for hver båt utgjør $40 000, kan du beregne bruttomarginprosenten ved å bruke formelen: ($100 000 – $40 000) ÷ $100 000. Den formelen gir 0,6, eller 60 prosent, som er bruttomarginprosenten for båtbyggingsvirksomheten.

• Selvangivelsestjeneste : For et annet eksempel, anta at du kjører en selvangivelsestjeneste der du belaster $200 for en selvangivelse for småbedrifter, og at den eneste variable kostnaden er et gebyr på $40 som betales til skatteprogramvareselskapet for returen.

  I dette tilfellet beregner du bruttomarginprosenten ved å bruke formelen ($200 – $40) ÷ $200. Denne formelen returnerer verdien 0,8, eller 80 prosent. I dette tilfellet er 80 prosent bruttomarginprosenten for din selvangivelsesforberedende virksomhet.

Hovedpoenget er at variable kostnader varierer med salgsinntektene. Hvis et salg skjer, gir salget variable kostnader. Hvis det ikke skjer noe salg, påløper det ingen variable kostnader.

Så hva betyr alt dette? Vel, typisk er de variable kostnadene lik kostnadene for solgte varer som vises på QuickBooks resultatregnskap.

Dette tallet for solgte varer (COGS) inkluderer sannsynligvis lagervarene du selger (hvis du er i en virksomhet der du videreselger varelager) og andre varer, for eksempel frakt og salgsprovisjoner. Du kan derfor få mesteparten av eller all informasjon om variable kostnader rett fra QuickBooks resultatregnskap.

Du må kanskje fikle med kostnadene for solgte varer som er rapportert på QuickBooks resultatregnskap. Husk at variable kostnader er de kostnadene som varierer med salg, og som et resultat kan det hende at noen av kostnadene du har inkludert i kostnaden for solgte varer i resultatregnskapet ikke er variable. Noen av kostnadene som er rapportert i den vanlige driftskostnadsdelen av resultatregnskapet er faktisk variable.

Derfor kan det være lurt å tenke på kostnadene som er rapportert i varekostnadsdelen og i driftskostnadsdelen av resultatregnskapet. Hvis du innser at prisen på solgte varer ikke er et godt estimat for variable kostnader, gjør noen justeringer.

En fast kostnad som er inkludert i prisen for solgte varer, bør selvsagt trekkes fra. Og en variabel kostnad som er inkludert i de andre driftskostnadene må kanskje legges til varekostnaden.

Faste kostnader

Faste kostnader inkluderer alle andre ikke-variable kostnader. Faste kostnader inkluderer elementer som husleie betalt på et kontor eller en fabrikk, lønn utbetalt til fast ansatte, overhead for forsikring og så videre.

For å se hvordan faste kostnader fungerer og bli beregnet, gå tilbake til eksemplene på båtbyggervirksomheten og selvangivelsestjenesten:

• I båtbyggingsvirksomheten har firmaet en overhead på over $160 000. Dette beløpet kan inkludere $80 000 for butikken der du bygger båtene dine og $80 000 for lønnen du betaler til to håndverkere som du fortsetter å ansette uansett om du har båter å bygge eller ikke. I dette tilfellet utgjør disse overheadkostnadene dine faste kostnader på $160 000.

• I selvangivelsestjenesten er dine eneste faste utgifter $100 i måneden for Gule Sider-annonser og $700 i måneden for å leie et lite kontor. I dette tilfellet tilsvarer dine faste kostnader $800 i måneden.