Slik betaler du regningene dine i QuickBooks 2015

Hvis du har gjort alt riktig og registrert regningene dine riktig, er det enkelt å skrive sjekker med QuickBooks 2015. Og det vil spare deg for all den tiden bøyd over et sjekkhefte. Bare følg disse trinnene:

Velg Leverandører → Betal regninger.

Alternativt kan du klikke på Betal regninger-ikonet på startsiden. Du ser vinduet Betal regninger.

Endre betalingsdatoen (nederst) til datoen du ønsker skal vises på sjekkene.

Som standard viser dette feltet dagens dato. Hvis du vil ha en annen dato på betalingssjekken – for eksempel hvis du etterdaterer sjekken – endre denne datoen.

Angi en frist for visning av regninger.

I feltet Vis regninger som forfaller på eller før dato, fortell QuickBooks hvilke regninger som skal vises ved å angi en dato. Hvis du vil se alle regningene, velg Vis alle regninger alternativ-knappen.

Bruk rullegardinlisten Sorter etter for å fortelle QuickBooks hvordan de skal sortere regningene.

Du kan ordne regningene etter forfallsdato med de eldste regningene oppført først, ordne dem alfabetisk etter leverandør, eller ordne dem fra største til minste.

Identifiser hvilke regninger som skal betales.

Hvis du vil betale alle regningene i dialogboksen, klikker du på knappen Velg alle regninger. Hvis du vil slette alle regningene du har merket, klikker du på Fjern valg-knappen. Hvis du vil velge og vrake, klikker du til venstre for regningens forfallsdato for å betale regningen. Merk at etter at du har utført en betaling, erstatter knappen Fjern valg knappen Velg alle regninger.

Endre Amt. to Pay-tall hvis du bare vil betale en del av en regning.

Det stemmer - du kan bare betale en del av en regning ved å endre nummeret i Amt. to Pay-kolonnen.

Få diskonteringsrenten for tidlig betaling på regningene dine, hvis noen.

Du kan være kvalifisert for en tidlig betaling rabatt på enkelte regninger. For å finne ut hvor mye rabatt du får, klikk på Amt. å betale-feltet og klikk deretter Angi rabatt-knappen for å se Rabatt-fanen i dialogboksen Rabatt og kreditter.

Bruk Rabatt-fanens Rabattbeløp-boks for å angi dollarbeløpet for rabatten. Bruk Rabatt-fanens Rabattkonto-boks for å spesifisere hvilken konto som skal brukes for å registrere pengene som er spart gjennom rabatten.

Få en liste over kreditnotaer som du kan bruke på betalingen.

Klikk på Angi kreditter-knappen for å se Kreditt-fanen i dialogboksen Rabatt og kreditter. Hvis du vil bruke en av kredittene som er oppført for å redusere beløpet på regningen, klikker du på den og deretter på Ferdig.

Velg betalingsdato, betalingsmåte og bankkonto.

Bruk betalingsområdets Dato-felt for å spesifisere når regningen skal betales, nedtrekkslisten Metode for å velge betalingsmåten du vil bruke (Sjekk eller Kredittkort), og nedtrekkslisten Konto for å velge bankkonto fra hvilken betaling vil bli utført.

Hvis du har abonnert på og satt opp QuickBooks nettbaserte fakturabetalingsfunksjon, har du en annen betalingsmåte: online betaling.

Hvis du planlegger å skrive ut sjekken, velg alternativet Skal skrives ut.

Mange bedrifter bruker QuickBooks for å holde styr på sjekkene, men i stedet for å skrive ut sjekkene, lar de ansatte skrive dem for hånd. Hvis bedriften din bruker denne metoden, velg Tildel sjekknummer-alternativknappen. Deretter, når QuickBooks spør hvordan den skal nummerere sjekken, gi enten nummeret ved å skrive det inn i den aktuelle boksen eller be QuickBooks om å automatisk nummerere sjekken.

Klikk på knappen Betal valgte regninger for å betale regningene.

QuickBooks viser en betalingssammendrag-dialogboks som viser regningene du har betalt og viser betalingene. Du kan klikke på betalingssammendragets Betal flere regninger-knappen for å gå tilbake til vinduet Betal regninger og velge andre regninger for betaling.

Eller du kan klikke på betalingssammendragets Skriv ut sjekker-knappen for å ta det neste trinnet med fakturabetaling: å skrive ut sjekker for å betale regningene. Hvis du klikker på Skriv ut sjekker, leder QuickBooks deg gjennom prosessen for å skrive ut sjekker.

En annen liten regnskapsmessig trivia. Når du betaler en regning, går QuickBooks inn i Kreditorregisteret og merker at du har betalt disse regningene; så går den inn i registeret og "skriver" sjekken eller sjekkene.

Her ser du en $1000-regning fra Bertha's Workshop som blir betalt.

QuickBooks viser det opprinnelige regningsbeløpet som beløpet som er betalt, ikke det opprinnelige regningsbeløpet minus rabatten for tidlig betaling. Den må bruke denne metoden for å betale regningen fullstendig.

I Leverandørreskontroregisteret ser du BILLPMT i kolonnen Type og innbetalt beløp i kolonnen Betalt. Kolonnene Forfallsdato og Fakturert er nå tomme.

I bankkontoregisteret ser du igjen BILLPMT i kolonnen Type.

Men ikke tull med deg selv - disse regningene er egentlig ikke betalt ennå. Jada, de er betalt i tankene til QuickBooks, men tankene til QuickBooks strekker seg bare så langt som metallboksen (eller trendy plastikk) som holder datamaskinen din. Du må fortsatt skrive eller skrive ut sjekkene og levere dem til betalingsmottakerne.

Hvis du skal skrive sjekkene for hånd, skriv inn sjekknumrene fra din egen sjekkhefte i kolonnen QuickBooks registernummer. Du vil at disse tallene skal jibe, ikke jive.

Og en annen ting: Hvis du legger inn en regning, må du absolutt bruke kommandoen Betal regninger for å registrere betalingen som betaler regningen. Hvis du ikke gjør dette, sitter den ubetalte regningen der for alltid, ensom og forlatt.