Slik angir du QuickBooks 2021-regnskapspreferanser

Fanen Mine innstillinger i dialogboksen Regnskapspreferanser gir ett enkelt alternativ: Du kan fortelle QuickBooks 2021 at du vil at den skal fylle ut informasjon automatisk når du registrerer en generell journalpost.

Ikke bli irritert over mangelen på personalisering. Denne nesten totale mangelen på individuelt tilpassede preferanser gir mening, hvis du tenker på det. Regnskap for en bedrift må fungere på samme måte for Jane som for Joe og Susan.

Du har imidlertid muligheten til å angi flere bedriftspreferanser for regnskap. Igjen, dette gir mening hvis du tenker på det. Ulike selskaper driver regnskapssystemene sine på forskjellige måter.

Denne figuren viser kategorien Firmainnstillinger i dialogboksen Regnskapspreferanser.

Kategorien Firmainnstillinger i dialogboksen Regnskapspreferanser

Bruke kontonumre i QuickBooks

Som standard lar QuickBooks deg bruke navn for å identifisere kontoer i kontoplanlisten eller i kontolisten. Kontoen du bruker til å spore lønnsutgifter kan for eksempel være kjent som "lønn", men du kan merke av for Bruk kontonumre for å fortelle QuickBooks at du vil bruke kontonumre i stedet for kontonavn for å identifisere kontoer. Større virksomheter og virksomheter med svært lange kontolister bruker ofte kontonummer. Når du bruker tall kan du lettere kontrollere både rekkefølgen av kontoer på et regnskap og innsetting av nye kontoer i kontoplanlisten.

Avmerkingsboksen Vis kun laveste underkonto (se den foregående figuren) lar deg fortelle QuickBooks at den skal vise den laveste underkontoen i stedet for den høyere overordnede kontoen i regnskapet. QuickBooks lar deg opprette underkontoer, som er kontoer innenfor kontoer. Du kan også opprette underkontoer, som er kontoer innenfor underkontoer. Du bruker underkontoer til å spore eiendeler, forpliktelser, egenkapitalbeløp, inntekter og utgifter bedre.

Angi generelle regnskapsalternativer i QuickBooks

Kategorien Firmapreferanser (ikke vist) inneholder følgende fem generelle regnskapsavmerkingsbokser, samt datoadvarsler og innstillinger for sluttdato. Avmerkingsboksene er sannsynligvis selvforklarende for alle som har gjort litt regnskap med QuickBooks, men for nye QuickBooks-brukere, her er en kort beskrivelse av hva hver enkelt gjør:

• Bruk kontonumre: Avmerkingsboksen Bruk kontonumre, hvis valgt, lar deg angi et kontonummer for en transaksjon. Den tilknyttede avmerkingsboksen, Vis kun laveste underkonto, forteller QuickBooks å vise bare navnet og kontonummeret til en underkonto (hvis du bruker en) i stedet for hele arven til kontoen. Hvis du bruker mange nivåer av underkontoer, kan dette alternativet virkelig rydde opp i visninger, noe som gjør det lettere å finne ut hvilken konto du ser på.
• Krev kontoer: Avmerkingsboksen Krev kontoer, hvis valgt, forteller QuickBooks at du må spesifisere en konto for en transaksjon. Dette gir mening. Hvis du ikke bruker kontoer til å spore beløpene som strømmer inn og ut av virksomheten, driver du egentlig ikke med regnskap. Det ville aldri være fornuftig, etter min ydmyke mening, å fjerne merket for Krev kontoer.
• Bruk klassesporing for transaksjoner:Avmerkingsboksen Bruk klassesporing for transaksjoner lar deg fortelle QuickBooks at du ikke bare vil bruke kontoer til å spore finansiell informasjon, men også klasser lar deg dele informasjon på kontonivå på en annen måte. Dette høres komplisert ut, men det er egentlig ganske enkelt. Kontolisten lar deg for eksempel spore inntekter og utgifter etter kategorier av inntekter og utgifter. Du kan spore utgifter ved å bruke kategorier som lønn, husleie og forsyninger. Klasser gir deg derfor en måte å spore denne informasjonen i en annen dimensjon. Du kan for eksempel dele lønnsutgiftene i de lønnene du har brukt på to steder i virksomheten din. En restauratør med to restauranter vil kanskje gjøre dette. Merk at QuickBooks også har bokser du kan merke av for å indikere at QuickBooks skal be deg om å tilordne klasser og å tilordne klasser til kontoer,
• Tildel automatisk journaloppføringsnummer : Denne avmerkingsboksen forteller QuickBooks å tildele numre til de generelle journaloppføringene du legger inn ved å bruke kommandoen Lag generelle journaloppføringer. Du vil la denne avmerkingsboksen være valgt. Generelle journaloppføringer, forresten, blir vanligvis lagt inn av din CPA eller din profesjonelle regnskapsfører.
• Advarsel når du posterer en transaksjon til tilbakeholdte inntekter: Denne avmerkingsboksen forteller QuickBooks å vise en advarsel når du prøver (eller noen andre prøver) å direkte debitere eller kreditere opptjent inntektskonto. (Vanligvis ønsker du ikke å direkte debitere eller kreditere oppbevaringskontoen, og bare dyktige regnskapsførere vil i alle fall føre transaksjoner direkte inn i tilbakeholdt inntekt.)
• Skjul åpningssaldofelt i navn og varer: Merk av i denne boksen for å fortelle QuickBooks å skjule åpningssaldoinformasjon for kunder, leverandører, andre navn og for varer.
• Datoadvarsler: Datoadvarsler-boksene forteller QuickBooks om å advare deg når du går inn (eller noen andre går inn) en transaksjon med en dato for langt i fortiden eller for langt inn i fremtiden. Hvis du merker av i en av boksene for datoadvarsler, vil du også spesifisere hvor mange dager som er for langt tilbake i fortiden eller for langt inn i fremtiden.
• Avslutningsdato-innstilling: Stengningsdato-boksen lar deg identifisere en dato før som QuickBooks-datafilen din ikke kan endres. Med andre ord, hvis du setter sluttdatoen til 31. desember 2021, forteller du QuickBooks at du ikke vil at noen endringer skal gjøres i QuickBooks-datafilen før denne datoen. Dette betyr at noen ikke kan endre en transaksjon som er datert før sluttdatoen din uten å få en skummel advarsel. Det betyr også at noen ikke kan legge inn en transaksjon ved å bruke en dato før denne sluttdatoen. Du kan klikke på Angi dato/passord-knappen for å vise en dialogboks som lar deg spesifisere en sluttdato og opprette passordet som kreves når noen vil legge til en gammel transaksjon eller endre en gammel transaksjon.

For lenge siden lar tidligere versjoner av QuickBooks deg slå en revisjonssporfunksjon på og av ved å bruke kategorien Firmainnstillinger i dialogboksen Regnskapspreferanser. Alle nyere versjoner av QuickBooks gir imidlertid et revisjonsspor som alltid er på, slik at du ikke lenger ser en regnskapspreferanse for revisjonsspor. Et revisjonsspor holder forresten en liste over hvem som gjør hvilke endringer i transaksjoner. Regnskapsførere, forutsigbart, elsker revisjonsspor. Revisjonsspor lar noen, for eksempel din CPA eller en Internal Revenue Service-revisor, komme inn i etterkant og finne ut hvorfor en kontosaldo er hva den er.