Samtidig Multi-User QuickBooks 2014-tilgang

QuickBooks tillater samtidig bruk av QuickBooks-datafilen av flere brukere. Noen ganger trenger du bare en enkelt datamaskin og en enkelt kopi av QuickBooks, selv om du har flere ansatte som bruker QuickBooks. For eksempel, hvis en liten bedrift bare har en administrativ assistent og eieren har tilgang til en QuickBooks-datafil, kan én kopi av QuickBooks som kjører på en enkelt personlig datamaskin være alt som kreves.

For å tillate samtidig bruk av QuickBooks-datafilen av flere brukere, forutsigbart, må du først sette opp flere brukere.

Etter at du har satt opp flere brukere, kan du installere QuickBooks-programmet på andre personlige datamaskiner og deretter – forutsatt at alle disse personlige datamaskinene kobles til et Windows-nettverk – bruke de andre kopiene av QuickBooks for å få tilgang til QuickBooks-datafilen som er lagret på første eller hoveddatamaskin.

For å bruke QuickBooks i et miljø med samtidig bruk av flere brukere, må du også fortelle QuickBooks at denne samtidige bruken er ok. For å gjøre dette, velg kommandoen Fil → Bytt til flerbrukermodus.(Hvis du vil slå av denne flerbrukermodusen senere, velger du kommandoen Fil → Bytt til enkeltbrukermodus igjen.)

QuickBooks støtter samtidig bruk av flere brukere gjennom en teknologi kalt postlåsing, som låser alle postene du jobber med, men ikke hele QuickBooks datafil. For eksempel, hvis du ønsker å jobbe med selskap A, og en annen bruker ønsker å jobbe med selskap B, er det greit. QuickBooks tillater det.

Det du og den andre brukeren derimot ikke kan gjøre er å jobbe på samme selskap (selskap A eller B) samtidig. Dette vil bety at du jobber med den samme kundeposten.

Du kan ikke installere den samme kopien av QuickBooks på flere maskiner og lovlig ha et QuickBooks-system for flere brukere. Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver maskin som QuickBooks er installert på. Merk imidlertid at Intuit selger noen flerbrukerversjoner av QuickBooks der du faktisk kjøper fem lisenser i en boks med QuickBooks.

(Enterprise-versjonen av QuickBooks støtter nettverk med flere brukere med opptil 30 brukere samtidig, og de andre versjonene av QuickBooks støtter nettverk med flere brukere med opptil 5 brukere samtidig.)

Det kan være lurt å ha flere QuickBooks-brukere hvis salgsrepresentanter i firmaet ditt utarbeider fakturaer eller utarbeider bud for kunder. I dette tilfellet vil du kanskje ha hver selger satt opp på QuickBooks. Vær imidlertid oppmerksom på at disse selgerne kun skal ha muligheten til å lage en faktura eller kanskje lage og skrive ut et fakturaestimat.

Du vil være veldig forsiktig med å gi uerfarne regnskapsbrukere full tilgang til regnskapssystemet.