Sammenligning av budsjetter med faktiske resultater i QuickBooks 2011

Etter at du har registrert budsjettet ditt i QuickBooks, kan du sammenligne de faktiske økonomiske resultatene dine med budsjetterte beløp ved å velge kommandoer fra Budsjetter og prognoser-undermenyen. Når du velger Rapporter → Budsjetter og prognoser, gir QuickBooks flere budsjettrapporter:

• Budsjettoversikt: Denne rapporten oppsummerer budsjetterte beløp. Du kan bruke den til å se på og feilsjekke budsjettet ditt.

• Budsjett vs. faktisk: Denne rapporten lar deg sammenligne budsjettert resultatregnskapsinformasjon med faktisk resultatregnskapsinformasjon. Rapporten lar deg derfor sammenligne dine forventede inntekter og utgifter med de faktiske inntektene og utgiftene.

• Resultat- og tapsbudsjettytelse: Denne rapporten lar deg sammenligne dine faktiske inntekter, utgifter og fortjeneste med dine budsjetterte inntekter, utgifter og fortjeneste.

• Budsjett vs. faktisk graf: Denne grafen er ikke en rapport. Det er et diagram som viser budsjettert og faktisk informasjon.

• Prognoseoversikt: Denne rapporten oppsummerer en QuickBooks-prognose. En prognose er i utgangspunktet en spådom om fremtidige inntekter og kontantstrøm. Du bruker prognoser for å gjøre "hva hvis"-planlegging.

• Prognose vs. faktisk: Denne rapporten sammenligner en prognose med hva som faktisk skjedde.

Med et godt konstruert budsjett med sunn fornuft kan du se etter avvik mellom budsjettet og de faktiske økonomiske resultatene. Du vil bruke budsjettet ditt til å oppdage situasjoner der for eksempel en utgiftspost er for lav, en eiendelspost er for høy, eller et inntektstall henger etter det du forventer. Uventede resultater antyder ofte enten problemer eller muligheter. Tenk på følgende eksempler på varians og hva avvikene kan indikere:

• Månedlig inntekt er $40 000 i stedet for $50 000. Hvis salget bare representerer 80 prosent av det du forventer, må du sannsynligvis iverksette umiddelbare korrigerende tiltak.

• Lagersaldoene er i gjennomsnitt $50 000 ved månedsslutt i stedet for $100 000 ved månedsslutt. Dette kan være bra eller dårlig. Det kan tyde på at du selger produkter mye raskere enn du forventet (og derfor bør du øke lagerinvesteringen og kjøpet av varelageret). Å ha en lav beholdningsinvestering kan imidlertid også bety at du rett og slett ikke får materialer fra leverandørene dine så raskt som du trenger dem, og som et resultat har du stor risiko for å miste salg på grunn av utilstrekkelige lagernivåer.

• Forsknings- og utviklingsutgifter tilsvarer $50.000 i året i stedet for $25.000 i året. Forsknings- og utviklingsutgifter som er det dobbelte av det du forventer virker dårlige. Det kan imidlertid være bra å doble forsknings- og utviklingsutgiftene hvis du uventet investerer i et lovende nytt produkt, en idé eller teknologi.

• Salget til en bestemt kundeklasse er 50 prosent høyere. Anta at du brukte klasser for å spore salg til kunder i landet og utenfor landet. Ser du at salget til kunder utenfor landet ganske uventet ligger 50 prosent over det du forventer, kan den variasjonen tyde på en mulighet til å selge enda mer utenfor landet.