Sørg for riktig kontosaldo med QuickBooks Online

Hvis du har vært i virksomhet en stund, har transaksjoner skjedd. For å sikre nøyaktige kontosaldoer, må du gjøre rede for disse transaksjonene i QBO.

For å være sikker på at du starter arbeidet ditt i QBO med riktig kontosaldo, start med å bestemme deg for første dato du har tenkt å bruke QBO. Denne datoen bestemmer "per"-datoen for historisk informasjon du må samle inn. Prøv å begynne å bruke QBO på den første dagen i en regnskapsperiode - enten på den første dagen i bedriftens regnskapsår eller på den første dagen i en måned. Hvis du begynner å bruke QBO Payroll (QBOP) 1. januar, trenger du ikke oppgi noen historisk lønnsinformasjon.

Selv om det kan virke som mer arbeid, er den enkleste måten for deg å sikre riktig kontosaldo å angi $0 som bankkontoens åpningssaldo når du oppretter en bankkonto. Deretter skriver du inn alle transaksjoner som har skjedd så langt i år.

Hvis du har vært i virksomhet siden før begynnelsen av året, skriv inn $0 for bankkontoens saldo og be regnskapsføreren om åpningsbeløp for balansekontoene dine per 31. desember i fjor. Angi disse beløpene ved å legge inn en journalpost: klikk på plusstegnet (+) øverst i QBO og velg Journalregistrering fra Annet-kolonnen i listen.

Transaksjonene du legger inn for inneværende år vil til syvende og sist påvirke banksaldoen din (for eksempel betaler en kunde til slutt en faktura), og når du er ferdig med å legge inn transaksjonene, bør din QBO-bankkontosaldo stemme overens med den finansinstitusjonen din har. Så skriv inn transaksjoner for alle kundefakturaer (og tilsvarende betalinger kunder har utført) og alle leverandørregninger (og tilsvarende betalinger du har utført) i løpet av inneværende år.

Hvis du velger å ignorere det forslaget og angi et åpningsbeløp for banksaldoen din, må du deretter angi alle transaksjoner som har påvirket bankkontoen din siden forrige kontoutskrift .

QBO legger inn saldoer du angir mens du oppretter en konto til åpningsbalanse-equity-kontoen (Equity), en konto opprettet av QuickBooks. De fleste regnskapsførere liker ikke denne kontoen og vil opprette journalposter for å flytte saldoene til riktige kontoer.

Den andre tilnærmingen høres ut som mye mindre arbeid, og hvis du ikke bruker lønn, eller du betaler lønn fra en egen bankkonto, kan du trygt ignorere forslaget og angi et åpningsbeløp for banksaldoen din og deretter angi utestående kunde fakturaer og ubetalte leverandørregninger.

Men hvis bedriften din forbereder lønn, har utarbeidet en eller flere lønnslister så langt i år, og du bruker bare én bankkonto, ta forslaget fordi du trenger nøyaktig årlig informasjon for å kunne administrere lønn. Den enkleste måten å sikre at du har nøyaktig årlig lønnsinformasjon er å legge inn alle lønnslistene du har fullført i år så langt - og disse lønnslistene vil påvirke bankkontoen din, så å legge inn en bankkontosaldo vil føre deg i problemer. Ja, du kan prøve å gjøre en blanding av begge tilnærmingene og trekke lønnsbeløp fra banksaldoen du tidligere har angitt, men den tilnærmingen er alvorlig utsatt for feil.

Hvis du bruker én bankkonto til alt og du føler at det er for mye arbeid å legge inn alle transaksjoner som har skjedd så langt i år, skriv inn bankkontoens saldo på siste kontoutskrift, skriv inn utestående fakturaer og ubetalte leverandørregninger, og deretter kontakt Intuits tekniske støtte for hjelp med å legge inn historisk lønnsinformasjon.