Rette fakturafeil med QuickBooks 2005

Du bruker QuickBooks-fakturaskjemaet til å fakturere kunder for varene du selger. Ingen er perfekte, så du trenger ikke å bekymre deg over feil du gjør når du legger inn informasjon i fakturaer. Hvis du gjør det, er det imidlertid noen måter å fikse vanlige feil på.

Hvis fakturaen fortsatt vises på skjermen

Hvis fakturaen fortsatt vises på skjermen, kan du bare flytte markøren til boksen eller knappen som er feil og deretter fikse feilen. Fordi det meste av informasjonen du skriver inn i vinduet Opprett fakturaer er kort og godt, kan du enkelt erstatte innholdet i enkelte felt ved å skrive over det som allerede er der. For å starte helt på nytt, klikk bare på Fjern-knappen. For å lagre fakturaen etter at du har gjort endringene, klikk på Lagre og ny.

Hvis du trenger å sette inn en linje i midten av fakturaen, høyreklikker du for å vise en snarveimeny og velger Sett inn linje eller Slett linje fra snarveimenyen som vises.

Hvis fakturaen ikke vises på skjermen

Hvis fakturaen ikke vises på skjermen, men du ennå ikke har skrevet den ut, kan du bruke knappene Neste og Forrige for å bla gjennom fakturaene. Når du kommer til den med feilen, fikser du feilen som beskrevet i forrige avsnitt. Hvis du gjør en feil ved å fikse fakturaen, kan du klikke på Tilbakestill-knappen for å gå tilbake til den lagrede fakturaen. Tilbakestill-knappen erstatter Fjern-knappen når du ser på en eksisterende faktura - det vil si en faktura du allerede har lagret.

Hvis du har skrevet ut fakturaen, kan du også gjøre den typen endring som er beskrevet i de foregående avsnittene. Du kan for eksempel bla gjennom fakturaene til du finner den (nå skrevet ut) som har feilen. Og du kan endre feilen og skrive ut fakturaen på nytt. Du vil kanskje ikke gå denne veien hvis du allerede har sendt ut fakturaen. Det kan være lurt å vurdere å fikse fakturaen ved å utstede enten en kreditnota (hvis den opprinnelige fakturaen ble belastet for mye) eller en annen faktura (hvis den opprinnelige fakturaen ble belastet for lavt). Grunnen til at du kanskje vil utstede en kreditnota eller en annen faktura er at livet blir veldig rotete hvis du eller kunden din har flere kopier av den samme fakturaen som flyter rundt og skaper forvirring.

Sletting av en faktura

Du kan også slette fakturaer. Prosedyremessig er det enkelt å slette en faktura. Du viser bare fakturaen i vinduet Opprett fakturaer og velger Rediger –> Slett faktura. Når QuickBooks ber deg bekrefte slettingen, klikker du Ja. Men les følgende avsnitt først. Du vil kanskje ikke slette fakturaen. . . .

Selv om det er enkelt å slette fakturaer, er det ikke noe du bør gjøre tilfeldig eller for moro skyld. Det er greit å slette en faktura hvis du nettopp har opprettet den; bare du har sett den, og du har ennå ikke skrevet den ut. I dette tilfellet trenger ingen å vite at du har gjort en feil. Det er din hemmelighet. Men resten av tiden - selv om du har laget en faktura som du ikke vil ha senere - bør du beholde en kopi av fakturaen i QuickBooks-systemet. Ved å gjøre det har du registrert at fakturaen eksisterte, noe som vanligvis gjør det lettere å svare på spørsmål senere.

"Men hvordan korrigerer jeg bøkene mine hvis jeg legger igjen den falske fakturaen?" du spør. Godt spørsmål. For å korrigere din finansielle poster for fakturaen som du ikke ønsker å telle lenger, bare ugyldig fakturaen. Fakturaen forblir i QuickBooks-systemet, men QuickBooks teller den ikke fordi den mister informasjon om mengde og beløp. Gode ​​nyheter – å annullere en faktura er like enkelt som å slette en. Bare vis fakturaen i vinduet Opprett fakturaer og velg Rediger –> Annuller faktura.