Registrere regningene dine med QuickBooks 2003

Når en regning kommer inn, er det første du må gjøre å registrere den. Du kan registrere regninger gjennom vinduet Skriv inn regninger eller Kreditorregisteret. Hvis du planlegger å spore regninger etter utgift og vare, må du bruke vinduet Skriv inn regninger.

Følg disse trinnene for å registrere en regning gjennom dialogboksen Skriv inn regninger:

1. Velg Leverandører –> Angi regninger.

Eller, alternativt, velg Leverandører fra Navigator-listen og klikk deretter på Angi regninger-ikonet. Du legger uten tvil merke til at den øverste halvdelen av dette vinduet ligner mye på en sjekk - det er fordi mye av informasjonen du legger inn her havner på sjekken du skriver for å betale regningen. (Hvis du ser ordet Kreditt øverst i skjemaet i stedet for Bill, klikker du på Bill-alternativknappen øverst til venstre. Du kan også bruke denne skjermen til å angi kreditt fra leverandører.)

2. Velg navnet på leverandøren du betaler.

Hvis du ønsker å betale denne regningen til en leverandør som allerede er på leverandørlisten, klikker du bare på pil ned på slutten av leverandørlinjen og velger leverandøren. (QuickBooks fyller deretter automatisk Enter Bills-vinduet med så mye informasjon den kan huske.) Men hvis denne leverandøren er ny, ber QuickBooks deg raskt legge til eller sette opp noe informasjon om leverandøren – adresse, kredittgrense, betalingsbetingelser, og så videre. Du oppgir denne informasjonen i vinduet Ny leverandør.

Hvis du har en eller flere ufylte innkjøpsordrer hos leverandøren du velger, spør QuickBooks deg om du vil motta mot en innkjøpsordre. Klikk Ja hvis du gjør det eller Nei hvis du ikke gjør det. Hvis du velger å motta mot en kjøpsordre, viser QuickBooks dialogboksen Åpne kjøpsordrer. Den viser ganske enkelt de åpne kjøpsordrene du har registrert. Når du velger en eller flere innkjøpsordrer å motta mot, fyller QuickBooks ut varene og beløpene fra disse bestillingene for deg, som du kan endre etter behov.

For å opprette en innkjøpsordre, som bare er en oversikt over varer du bestiller fra leverandører, velg Leverandører –> Opprett innkjøpsordrer. Når QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordrer, beskriv bestillingen din. Du skriver ut og redigerer innkjøpsordrer på samme måte som du skriver ut fakturaer og kreditnotaer.

3. Velg betalingsvilkårene som beskriver når regningen forfaller.

I Vilkår-linjen åpner du rullegardinlisten og velger betalingsbetingelsene (hvis informasjonen ikke allerede er der fra da du konfigurerte leverandøren).

4. (Valgfritt) Skriv inn et notat for å beskrive regningen.

Du kan skrive inn et notat i Memo-boksen. Notatet du skriver inn vises på A/P-registeret.

5. Flytt markøren ned til Konto-kolonnen i kategorien Utgifter og skriv inn et utgiftskontonavn.

Sjansen er stor for at du vil skrive inn navnet på en utgiftskonto som allerede er på kontoplanen. Hvis det er tilfelle, klikker du på nedoverpilen for å se en liste over alle kontoene dine. Du må sannsynligvis bla nedover listen for å komme til utgiftskontoene (en rask måte å flytte nedover på listen er å begynne å skrive inn kontonavnet - du går rett ned på listen). Klikk på kontoen som denne regningen representerer (mest sannsynlig er det rekvisita eller noe sånt).

Hvis du trenger å opprette en ny utgiftskontokategori for denne regningen, velg fra toppen av listen. Du ser dialogboksen Ny konto. Fyll inn informasjonen og klikk OK.

Hva om pengene du betaler ut på grunn av denne regningen kan deles mellom to, tre eller fire utgiftskontoer? Bare klikk under kontoen du nettopp skrev inn. Pil ned vises. Klikk på den for å angi en annen utgiftskonto, og en annen, og en annen, hvis du vil.

6. Tab over til Beløp-kolonnen, om nødvendig, og endre tallene.

Hvis du deler denne regningen mellom flere kontoer, sørg for at tallene i kolonnen Beløp summerer seg til totalsummen av regningen.

7. (Valgfritt) Skriv inn forklaringsord eller visdomsord i Memo-kolonnen.

8. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en kunde:jobb.

Hvis du planlegger å få dekket disse utgiftene, eller hvis du bare vil spore utgiftene dine etter jobb, skriv inn kunden som skal dekke deg. Angi et beløp for hver konto, om nødvendig. Du kan bruke nedoverpilen for å finne kunder og deretter klikke på dem.

9. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en klasse.

Du kan også spore utgifter etter klasse ved å skrive inn i Klasse-kolonnen. Legg merke til den vanlige nedoverpilen og klikk på den for å se en liste over klasser. (Du ser ikke en klassekolonne med mindre du har fortalt QuickBooks at du vil bruke klasser.)

Hvis du vil ha QuickBooks til å spore utgifter etter klasse, kan du sette den opp til å gjøre det. For å sette opp QuickBooks til å spore utgifter, velg Rediger –> Innstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Preferanser, klikker du på Regnskapsikonet, klikker på kategorien Firmainnstillinger og merker deretter av for Bruk klassesporing.

Hvis du vil, klikk på Beregn på nytt-knappen for å summere utgiftene.

10. Bruk kategorien Artikler til å registrere de ulike varene som regningen representerer.

Klikk på fanen Elementer. Skriv inn varene du har kjøpt og prisene du har betalt for dem.

Hvis du innser etter å ha delvis fullført regningen at regningen faktisk betaler en kjøpsordre, klikker du på Velg PO-knappen, som vises på Varer-fanen i vinduet Enter Bill.

Fra Leverandør-rullegardinlisten klikker du på navnet på leverandøren som sendte deg regningen. I listen over åpne innkjøpsordrer klikker du i kolonnen til venstre for å sette en hake ved siden av innkjøpsordren (eller ordrene) du betaler for. Enkelt nok? Klikk OK når du er ferdig, og QuickBooks fyller automatisk ut fanen Elementer for deg.

11. Flytt til Vare-kolonnen og skriv inn et navn for elementet.

Legg merke til nedoverpilen i denne kolonnen. Klikk på den for å se varelisten. Vises varen du betaler for på denne listen? I så fall klikker du på det elementet. Hvis ikke, velg fra toppen av listen og fyll ut Nytt element-vinduet.

12. Fyll ut resten av radene med elementer på fanen Elementer.

Du kan legge inn alle varene du kjøper her. Sørg for at Varer-fanen nøyaktig viser varene du kjøper, kostnadene deres og antallet. Hvis du vil, klikker du på Beregn på nytt-knappen for å summere varene.

13. Lagre regningen.

Klikk på Lagre og ny for å lagre registreringen av regningen, og skriv deretter inn en annen faktura. Eller klikk på Lagre og lukk for å registrere regningen din, men ikke betale en ny.