Registrere en salgskvittering med QuickBooks Enkel start

Du registrerer en salgskvittering når en kunde betaler deg i sin helhet for varene eller tjenestene på salgsstedet. Salgskvitteringer fungerer på samme måte som vanlige fakturerte salg (som du først fakturerer en kunde for og deretter mottar betaling på fakturaen for). Faktisk er den store forskjellen mellom de to typene salg at salgskvitteringer registreres på en måte som endrer kontantsaldoen din i stedet for kundefordringer.

Følgende trinn viser deg hvordan du registrerer salgskvitteringer for produkter, som er den mest kompliserte typen kontantsalg. Registrering av salgskvitteringer for tjenester fungerer imidlertid stort sett på samme måte. Du fyller ganske enkelt ut færre felter.

1. Klikk på hyperkoblingen Salgskvitteringer Ny.

Alternativt kan du klikke på Salgskvittering-ikonet og velge Ny.

Vinduet Angi salgskvitteringer vises.

Vinduet Angi salgskvitteringer ser kanskje ikke helt ut som mitt av et par grunner. QuickBooks Simple Start tilpasser skjemaene litt for å passe til din spesielle type virksomhet.

Tilpassing av salgskvitteringsskjemaer fungerer på samme måte som å tilpasse fakturaer og kreditnotaer. Du kan for eksempel legge til en logo eller gjøre andre beskjedne endringer.

2. Identifiser kunden.

Klikk på nedoverpilen til høyre for rullegardinlisten Kunde. Bla gjennom kundelisten til du ser kundenavnet du ønsker, og klikk deretter på det. Merk at i motsetning til fakturaer, er ikke Kunde-feltet påkrevd for kontantsalg.

3. Dater salgskvitteringen.

Trykk Tab for å flytte markøren til tekstboksen Dato. Skriv deretter inn riktig dato i formatet MM/DD/ÅÅ. Du kan endre datoen ved å bruke hvilken som helst av datoredigeringskodene.

4. (Valgfritt) Angi et salgsnummer.

QuickBooks Simple Start foreslår et kontantsalgsnummer ved å legge til 1 til det siste kontantsalgsnummeret du brukte. Bruk dette nummeret, eller tabulator til tekstboksen Salg No. og endre nummeret til det du ønsker.

5. Reparer Solgt til-adressen, om nødvendig.

QuickBooks Simple Start henter faktureringsadressen fra kundelisten og bruker faktureringsadressen som solgt til-adresse. Du kan imidlertid endre adressen for kontantsalget ved å erstatte den aktuelle delen av den vanlige faktureringsadressen.

6. Noter sjekknummeret.

Skriv inn kundens sjekknummer i tekstboksen Sjekk nr. Hvis kunden betaler deg med kalde kontanter, kan du la sjekknummer-tekstboksen stå tom.

7. Spesifiser betalingsmåten.

For å spesifisere betalingsmåten, klikk på rullegardinlisten Betalingsmåte og velg noe fra den: kontanter, sjekk, VISA, MasterCard eller hva som helst. Hvis du ikke ser betalingsmåten du vil bruke, kan du legge til metoden i listen over betalingsmåter. Velg Legg til ny for å vise dialogboksen Ny betalingsmåte. Skriv inn en beskrivelse av betalingsmåten i tekstboksen og klikk OK.

8. Beskriv hver vare du selger.

Flytt markøren til den første raden i listeboksen Vare/Beskrivelse/Antall/sats/Beløp/avgift. Når du gjør det, gjør QuickBooks Simple Start feltet Vare til en rullegardinliste. Klikk på rullegardinlisten Element i den første tomme raden i listeboksen, og velg deretter elementet. Når du gjør det, fyller QuickBooks Simple Start ut tekstboksene Beskrivelse og Vurder med hvilken salgsbeskrivelse og salgspris du har angitt i varelisten. (Du kan redigere denne informasjonen hvis du vil, men det er sannsynligvis ikke nødvendig.) Skriv inn antall solgte varer i tekstboksen Antall. (QuickBooks Simple Start beregner deretter beløpet ved å multiplisere antallet med prisen.) Beskriv hver av de andre varene du selger ved å fylle ut de neste tomme radene i listeboksen.

Du kan legge så mange varer på en salgskvittering du vil. Hvis du ikke har nok plass på en enkelt side, legger QuickBooks Simple Start til så mange sider du trenger på kvitteringen. Salgskvitteringssummen går selvfølgelig på siste side.

9. Beskriv eventuelle spesielle varer som salgskvitteringen skal inneholde.

QuickBooks Simple Start tror at alt du setter på en kvittering (eller en faktura, for den saks skyld) er noe du selger. Hvis du selger blå, gule og røde thingamajigs, må du selvsagt legge til hver av disse varene i varelisten. Men hvis du legger til en delsum på kvitteringen, mener QuickBooks Simple Start at delsummen bare er en annen tingamajig og krever at du legger inn et annet element i listen. Det samme gjelder for en volumrabatt som du ønsker å feste på kvitteringen. Og hvis du legger til merverdiavgift på kvitteringen, vel, gjett hva? QuickBooks Simple Start mener at omsetningsavgiften bare er en annen vare som må inkluderes i varelisten.

For å inkludere en av disse spesialrabatt- eller subtotalelementene, flytt markøren til neste tomme rad i elementboksen, klikk på pilen på høyre side av rullegardinmenyen og velg deretter spesialelementet. Etter at QuickBooks Simple Start har fylt ut tekstboksene Beskrivelse og Vurder, må du kanskje redigere denne informasjonen. Skriv inn hvert spesialelement - delsummer eller rabatter - som du spesifiserer på kvitteringen ved å fylle ut de neste tomme radene i listeboksen.

Hvis du merket av for Avgiftspliktig når du la til varen i Varelisten, vises ordet Avgift i Avgift-kolonnen for å indikere at varen vil bli avgiftsbelagt.

Hvis du ønsker å inkludere en rabattvare (slik at alle de oppførte varene blir rabattert), må du feste en delsumvare på kvitteringen etter inventarvarene eller andre varer du ønsker rabatt. Deretter stikker du rabattvaren rett etter delsumsvaren. På denne måten beregner QuickBooks Simple Start rabatten som en prosentandel av delsummen.

10. Angi merverdiavgiften.

Hvis du spesifiserte skatteinformasjon da du opprettet firmafilen din under EasyStep-intervjuet, husker du hvordan QuickBooks Simple Start spurte om du belaster omsetningsavgift? QuickBooks Simple Start fyller ut standard skatteinformasjon ved å legge sammen de avgiftspliktige elementene (som er indikert med ordet Skatt i Skatt-kolonnen) og multiplisere med prosentandelen du anga da du opprettet firmafilen. Hvis informasjonen er i orden, gå videre til trinn 13. Hvis ikke, flytt markøren til Avgiftsboksen som er til høyre for Kundemeldingsboksen, aktiver rullegardinlisten og velg riktig omsetningsavgift.

11. (Virkelig valgfritt og sannsynligvis unødvendig for kontantsalg) Legg til et notat i Memo-tekstboksen.

Du kan inkludere en memobeskrivelse med kontantsalgsinformasjonen. Dette notatet er ikke for kunden din. Det skrives ikke engang ut på kontantkvitteringen, hvis du skulle bestemme deg for å skrive ut en. Notatet er kun for dine øyne. Notatbeskrivelser gir deg en måte å lagre informasjon som er relatert til et salg med informasjon om salgskvitteringen.

12. Bestem om du skal skrive ut kvitteringen.

Hvis du ikke skal skrive ut kvitteringen, sørg for at avmerkingsboksen Skriv ut senere er tom – hvis ikke, fjern merket for det.

13. Klikk på Lagre og lukk for å lagre salgskvitteringen.

QuickBooks Simple Start lagrer salgskvitteringen som er på skjermen.