Registrer regningene dine i QuickBooks 2019 på Kreditormåten

Leverandørgjelds (A/P) måte å betale regninger på innebærer to trinn. Det første er en bagatell på den vanskelige siden, og det andre trinnet er lett som en plett. Først registrerer du regningene dine. Du er kanskje allerede kjent med å bruke kategorien Utgifter og Artikler for å registrere regninger. Du må også fylle ut disse fanene for A/P-metoden hvis du vil distribuere en regning til kontoer, kunder, jobber, klasser og varer.

Etter at du har registrert regningene dine, kan du gå videre til det andre trinnet: fortelle QuickBooks 2019 hvilke regninger du skal betale. Så skriver QuickBooks sjekkene. Du skriver dem ut. Du mailer dem.

For å få A/P-metoden til å fungere, må du registrere regningene dine etter hvert som de kommer inn. Det betyr ikke at du må betale dem med en gang. Ved å registrere regningene dine kan du holde oversikt over hvor mye penger du skylder og hvor mye penger virksomheten din egentlig har. QuickBooks minner deg på når regningene dine forfaller, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å glemme å betale en regning.

Når du registrerer regninger på den gjeldende måten, bruker du periodiseringsregnskap.

Slik registrerer du regninger i QuickBooks 2019

Når en regning kommer inn, er det første du må gjøre å registrere den. Du kan registrere regninger gjennom vinduet Skriv inn regninger eller Kreditorregisteret. Hvis du planlegger å spore regninger etter utgift og vare, må du bruke vinduet Skriv inn regninger.

Følg disse trinnene for å registrere en regning gjennom vinduet Enter Bills:

Velg Leverandører → Angi regninger.

Alternativt kan du klikke på Angi regninger-ikonet i området Leverandører på hjemmesiden. Følgende figur viser vinduet Skriv inn regninger. Du legger uten tvil merke til at den øverste halvdelen av dette vinduet ligner mye på en sjekk, og det er fordi mye av informasjonen du legger inn her havner på sjekken du skriver for å betale regningen. (Hvis du ser ordet Kreditt øverst i skjemaet i stedet for Regning, velg Bill-alternativknappen øverst til venstre. Du kan også bruke denne skjermen til å legge inn kreditnotaer fra leverandører.)

Angi regninger-vinduet.

2. Velg navnet på leverandøren du betaler.

Hvis du vil betale denne regningen til en leverandør som allerede er på leverandørlisten, klikker du på nedoverpilen på slutten av leverandørlinjen og velger leverandøren. (Deretter fyller QuickBooks automatisk inn Enter Bills-vinduet med så mye informasjon den kan huske.) Hvis denne leverandøren er ny, ber QuickBooks deg om å QuickBooks legge til eller sette opp informasjon om leverandøren: adresse, kredittgrense, betalingsbetingelser og så videre. Du oppgir denne informasjonen i vinduet Ny leverandør.

Hvis du har en eller flere ufylte innkjøpsordrer hos leverandøren du velger, spør QuickBooks deg om du vil motta mot en innkjøpsordre. Klikk Ja hvis du gjør det eller Nei hvis du ikke gjør det. Hvis du velger å motta mot en kjøpsordre, viser QuickBooks dialogboksen Åpne kjøpsordrer, som vist. Den viser de åpne innkjøpsordrene du har registrert. Når du velger en eller flere innkjøpsordrer å motta mot, fyller QuickBooks ut varene og beløpene fra disse bestillingene for deg, som du kan endre etter behov. Når du er ferdig med dialogboksen Åpne kjøpsordrer, klikker du OK for å gå tilbake til vinduet Skriv inn regninger.

Betale en regning mot en kjøpsordre.

For å opprette en innkjøpsordre, som er en oversikt over varer du bestiller fra leverandører, velger du Leverandører → Opprett innkjøpsordrer. Når QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordrer, beskriv bestillingen din. Du skriver ut og redigerer innkjøpsordrer, forresten, på samme måte som du skriver ut fakturaer og kreditnotaer.

3. Velg betalingsbetingelsene som beskriver når regningen forfaller.

På Vilkår-linjen åpner du rullegardinmenyen og velger betalingsbetingelsene (hvis informasjonen ikke allerede er der fra da du konfigurerte leverandøren).

4. (Valgfritt) Skriv inn leverandørens referansenummer.

Hvis du oppgir leverandørens referansenummer for regningen - sannsynligvis bare fakturanummeret eller kontonummeret ditt - skrives referansenummeret ut på kupongen som er en del av den trykte sjekken.

5. (Valgfritt) Skriv inn et notat for å beskrive regningen.

Du kan skrive inn et notat i Memo-tekstboksen. Notatet du skriver inn vises på A/P-registeret.

6. Flytt markøren ned til Konto-kolonnen i kategorien Utgifter, og skriv inn et utgiftskontonavn.

Sjansen er stor for at du vil skrive inn navnet på en utgiftskonto som allerede er på kontoplanen. Hvis det er tilfelle, klikker du på nedoverpilen for å se en liste over alle kontoene dine. Du må sannsynligvis bla nedover listen for å komme til utgiftsregnskapet. (En rask måte å flytte nedover på listen er å begynne å skrive inn kontonavnet; du går rett ned på listen.) Klikk på kontoen som denne regningen representerer. (Sannsynligvis er det rekvisita eller noe sånt.)

Hvis du trenger å opprette en ny utgiftskontokategori for denne regningen, velg Legg til ny fra toppen av listen. Du ser dialogboksen Ny konto (ikke vist). Fyll inn informasjonen og klikk OK.

Hva om pengene du betaler ut på grunn av denne regningen kan deles mellom to, tre eller fire utgiftskontoer? Bare klikk under kontoen du nettopp skrev inn. Pil ned vises. Klikk på den for å angi en annen utgiftskonto, og en annen, og en annen hvis du trenger det.

7. Tab over til Mengde-kolonnen, om nødvendig, og endre tallene.

Hvis du deler denne regningen mellom flere kontoer, sørg for at tallene i kolonnen Beløp legger til totalsummen av regningen.

8. (Valgfritt) Skriv inn forklaringsord eller visdom i Memo-kolonnen.

9. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en kunde:jobb.

Hvis du planlegger å få dekket disse utgiftene, eller hvis du bare vil spore utgiftene dine etter jobb, skriv inn kunden som skal dekke deg. Angi et beløp for hver konto om nødvendig. Du kan bruke nedoverpilen for å finne kunder og deretter klikke på dem. Hvis du tildeler en Customer:Job, har du også muligheten til å fakturere disse utgiftene eller varene som kjøpes til kunden. For å gjøre det, klikk på Fakturerbar-kolonnen og du bør se en hake nå. Neste gang du fakturerer denne jobben, bør du se alternativet for å legge til disse varene på fakturaen automatisk.

10. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en klasse.

Du kan også spore utgifter etter klasse ved å skrive inn i Klasse-kolonnen. Legg merke til den vanlige nedoverpilen, og klikk på den for å se en liste over klasser. (Du ser ikke en klassekolonne med mindre du fortalte QuickBooks at du vil bruke klasser.)

Hvis du vil ha QuickBooks til å spore utgifter etter klasse, kan du sette den opp til å gjøre det. For å sette opp QuickBooks til å spore utgifter, velg Rediger → Innstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Preferanser, klikker du på Regnskapsikonet, klikker på kategorien Firmainnstillinger og merker deretter av for Bruk klassesporing.

Hvis du vil, klikk på Beregn på nytt-knappen for å summere utgiftene.

11. Bruk kategorien Artikler til å registrere de ulike varene som regningen representerer.

Klikk på fanen Elementer. Skriv inn varene du har kjøpt og prisene du har betalt for dem.

Hvis du innser etter å ha delvis fullført regningen at regningen faktisk betaler en kjøpsordre, klikker du på Velg PO-knappen, som vises på hovedbåndet i vinduet Enter Bills.

Fra Leverandør-rullegardinmenyen velger du navnet på leverandøren som sendte deg regningen. I listen over åpne innkjøpsordrer klikker du i kolonnen til venstre for å sette et merke ved siden av innkjøpsordren (eller bestillingene) du betaler for. Enkelt nok? Klikk OK når du er ferdig; QuickBooks fyller automatisk ut fanen Elementer for deg.

12. Flytt til Element-kolonnen, og skriv inn et navn for elementet.

Legg merke til nedoverpilen i denne kolonnen. Klikk på den for å se varelisten. Vises varen du betaler for på denne listen? I så fall klikker du på det elementet. Hvis ikke, velg Legg til ny fra toppen av listen og fyll ut Nytt element-vinduet.

13. Fyll ut resten av radene med elementer på fanen Elementer.

Du kan legge inn alle varene du kjøper her. Sørg for at Varer-fanen nøyaktig viser varene du kjøper, kostnadene deres og antallet. Hvis du vil, klikker du på Beregn på nytt-knappen for å summere varene.

14. Lagre regningen.

Klikk på Lagre og ny for å lagre registreringen av regningen, og skriv deretter inn en annen faktura. Eller klikk Lagre og lukk for å registrere regningen din, men ikke legge inn en annen faktura.

Akkurat som i tilfellet med kunderelaterte vinduer (som Opprett fakturaer-vinduet), viser QuickBooks historisk informasjon om en leverandør i høyre sidefelt. Du kan veksle mellom leverandør og transaksjoner, kjøre raske rapporter og raskt koble til tidligere eller utestående regninger, fakturaer og andre notater på en klient du gjør forretninger med.

Slik legger du inn regningene dine i QuickBooks 2019 på den raske måten

Du kan også legge inn regninger direkte i Kreditorregisteret. Denne metoden er raskere, men den gjør sporing av utgifter og varer vanskeligere.

Hvis du vil legge inn regninger direkte i Kreditorregisteret, følger du disse trinnene:

1.   Velg Lister→ Kontoplan eller klikk på kontoplanikonet på hjemmesiden.

Kontoplanen åpnes.

2. Åpne Leverandørreskontro.

Når QuickBooks viser kontoplanen din, dobbeltklikker du på Leverandørgjeld-kontoen i listen. Du ser vinduet Kreditorregister, som vist. Markøren er på slutten av registeret, klar og venter på at du skal legge inn neste regning.

Vinduet Kreditorregister.

3. Fyll inn informasjonen for regningen.

Skriv inn den samme informasjonen som du ville gjort hvis du skulle fylle ut Enter Bills-vinduet. Klikk på nedoverpilen i tekstboksen Leverandør og velg et navn fra rullegardinmenyen Leverandør.

Hvis du skriver inn et leverandørnavn som QuickBooks ikke gjenkjenner, ser du meldingsboksen Vendor Not Found, og QuickBooks ber deg gi informasjon om denne nye, mystiske leverandøren. Klikk Hurtiglegg til for å få programmet til å samle informasjonen fra registeret når du fyller den ut, eller klikk på Sett opp for å se dialogboksen Ny leverandør.

Du må velge et kontonavn. Du kan sannsynligvis finne den rette i rullegardinmenyen Konto; hvis du ikke kan, skriv inn en av dine egne. Du ser meldingsboksen Konto ikke funnet, og QuickBooks ber deg fylle ut informasjon om denne nye kontoen.

Hvis du mens du fyller ut registeret bestemmer deg for at du ønsker å bli refundert for denne sjekken eller at du vil spore utgifter og varer, klikker du på knappen Rediger transaksjon for å se vinduet Skriv inn regninger. Når du er ferdig med å fylle ut vinduet, klikker du på Lagre og ny. Du er tilbake der du startet: i vinduet Leverandørgjeld.

Ser du splitt-knappen? Denne Deler-knappen fungerer på samme måte som Deler-knappen i bankkontoregistreringsvinduet. Når du klikker Deler, gir QuickBooks flere rader for å legge inn utgifts- og klasseinformasjon.

4. Når du fyller ut all informasjon, klikker du på Registrer.

Gjenopprett-knappen, som ligger rett ved Record, er der i tilfelle du fyller ut registeret, men bestemmer deg for at du vil starte på nytt før du har registrert transaksjonen. Klikk på Gjenopprett for å slette informasjonen på skjermen, og du har et rent ark.

Slik sletter du en regning i QuickBooks 2019

Anta at du ved et uhell skriver inn den samme regningen to ganger eller skriver inn en regning som egentlig var ment for bedriften ved siden av. (Bare fordi du sporer regninger ved hjelp av datamaskin, betyr ikke det at du ikke trenger å se nøye gjennom ting lenger.) Slik sletter du en regning du har skrevet inn i kreditorregisteret:

1. Finn regningen i Kreditorregisteret ved å bruke en av følgende metoder:

• Hvis du vet omtrent hvilken dag du skrev inn regningen, kan du bla gjennom listen for å finne den. Oppføringene er oppført i datorekkefølge. (Velg avmerkingsboksen 1-linje for å vise hver regning på én linje i stedet for på to linjer for å få rullingen til å gå raskere.)
• Hvis du ikke husker datoen, velg Rediger →Finn.

Og nå, tilbake til vinduet Kreditorregister som du har i gang ...

2. Velg regningen du vil slette ved å klikke hvor som helst i regningen.

3. Velg Rediger → Slett regning.

QuickBooks bekrefter at du virkelig ønsker å slette transaksjonen. Hvis du klikker OK, sletter det pliktoppfyllende regningen fra A/P-registeret.

Minn meg på å betale den regningen, vil du?

Du kan knytte en snor rundt fingeren, men den beste måten å sikre at du betaler regningene dine i tide er å få QuickBooks til å minne deg på det. Faktisk kan du gjøre meldingsboksen påminnelser til det første du ser når du starter QuickBooks.

For å justere QuickBooks påminnelsesalternativer, må du være logget på som administrator i enkeltbrukermodus. Velg deretter Rediger → Innstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Preferanser, klikker du på Påminnelser-ikonet i listen til venstre og klikker deretter kategorien Firmainnstillinger for å få tilgang til dialogboksen som vises her.

Påminnelser-delen av dialogboksen Innstillinger.

Sørg for at enten Vis sammendrag eller Vis liste alternativknappen er valgt (du kan ikke velge Ikke påminn meg og forvente å få en påminnelse) og gi deg selv flere dagers varsel før du må betale regninger ved å skrive inn et tall (10 er standard og fungerer vanligvis bra) i tekstboksen Dager før forfall, som ligger i Påminn meg-kolonnen.

Hvis du velger alternativet Vis sammendrag (den første knappen til høyre for alternativet), får du et sammendrag av regningene du skylder hver gang du starter QuickBooks. Hvis du velger Vis liste (den andre knappen til høyre for alternativet), får du detaljene om hver regning.

Det kan være lurt å se gjennom påminnelsesvinduet når du starter QuickBooks eller åpner en ny firmafil. Vinduet viser påminnelser (som skjemaer du må skrive ut og betalinger du må sende) og forteller deg hvilke ubetalte regninger du skal betale. Du kan se denne listen ved å velge Firma→Påminnelser. Merk at du også kan fortelle QuickBooks å vise eventuelle påminnelser når du åpner firmafilen. For å gjøre dette, velg Rediger → Innstillinger-kommandoen, klikk Påminnelser, klikk Mine preferanser, og velg deretter Vis påminnelsesliste når du åpner en firmafil.