QuickBooks-klasser og aktivitetsbasert kostnad

Hvis du allerede har brukt QuickBooks, er alt du gjør for å implementere et enkelt aktivitetsbasert kostnadssystem (ABC) i QuickBooks 2021 det du gjør akkurat nå. Med andre ord, bare fortsett å spore driftsutgiftene dine ved å bruke en god, anstendig kontoplan. Det er 90 prosent av kampen.

Du må også ta vare på en eller to mindre tilleggsartikler:

• Du slår på QuickBooks Class Tracking-funksjonen. Klassesporing lar deg kategorisere inntekts- og utgiftstransaksjoner som faller ikke bare inn i inntekts- og utgiftskontoer, men også i bestemte klasser.
• Når du registrerer en utgift, identifiserer du også klassen som utgiften faller inn i. Ved å bruke klasser som samsvarer med aktivitetene dine - vel, du kan se at dette er alt som skal til, ikke sant?

Etter at du har slått på klassesporing, er det enkelt å bruke klasser. Du setter opp klasser for produktlinjene eller tjenestelinjene du ønsker å måle lønnsomhet for. Du klassifiserer transaksjoner som å passe inn i en bestemt klasse, enten etter hvert som de registreres (hvis du kan) eller i etterkant (hvis du trenger å fikle med matematikk for aktivitet og kostnadsdriver).

Sette opp klassene dine for ABC

Du setter opp en klasse for hvert produkt eller tjeneste du ønsker å måle lønnsomhet for. I den imaginære pølsevognbransjen, for eksempel, setter du opp to klasser: en for vanlige pølser og en for chili-hunder.

For å sette opp en klasse, kan du bare skrive inn klassenavnet i klasseboksen som vises i vinduet som du bruker til å registrere fakturaer, skrive sjekker og foreta journalposteringer. Alternativt kan du velge Lister→ Klasseliste. Når QuickBooks viser vinduet Klasseliste, klikker du på Klasse-knappen som vises nederst i vinduet, og velger Ny fra menyen som QuickBooks viser. Bruk dialogboksen Ny klasse som vises, som vist, for å beskrive den nye klassen.

Dialogboksen Ny klasse

Klassifisering av inntektsbeløp

For å klassifisere inntekter som passer inn i en bestemt klasse, bruk Klasse-boksen som vises i vinduet Opprett fakturaer og i vinduet Skriv inn salgskvittering. (Dette er de to vinduene du bruker for å registrere salg.) Hvis en faktura registrerer salg av en pølse, for eksempel, kan du registrere klassen som Vanlig hund. Hvis en salgskvittering registrerer salg av en chilihund, kan du registrere klassen som Chili Dog. Denne figuren viser vinduet Opprett fakturaer fylt ut for å registrere dagens salg av chilihunder.

Vinduet Opprett fakturaer

Klasse-rullegardinlisten er nær toppen av vinduet, ved siden av Customer:Job-rullegardinlisten. Det er også i den første kolonnen helt til venstre i beskrivelsen av varen(e) som faktureres.

Klassifisering av utgiftsbeløp

For å registrere en sjekk som betaler en utgift som passer inn i en bestemt aktivitet, bruker du også Klasse-kolonnen (som vises på Utgifter-fanen, som vist) for å identifisere produktlinjen eller tjenesten som utgiften passer inn i. Denne figuren viser hvordan vinduet Skriv sjekker kan se ut for å registrere 1000 USD i husleiekostnader som er allokert til produktlinjen for chilihunder.

Skrivesjekker-vinduet

Klasse-kolonnen er plassert langs høyre kant av Utgifter-fanen.

Etterfølgende klassifiseringer

I noen tilfeller vil du ikke kunne klassifisere et utgifts- eller inntektsbeløp når den første transaksjonen er registrert. I eksempelet på pølseboden vil du sannsynligvis ikke kunne finne ut hvordan du skal dele lønnsutgiftene mellom vanlige pølser og chilihunder før etter at du har betalt de ansatte. Det samme gjelder forsyningskostnadene. I begge tilfeller må du vite hvor mange vanlige pølser og hvor mange chili-hunder du har solgt før du kan tildele eller spore forsyninger og lønn.

I denne typen tilfeller bruker du vinduet Lag generelle journaloppføringer til å klassifisere tidligere uklassifiserte utgifter. Figuren viser deg hvordan du tar $4000 av tidligere uklassifiserte lønnsutgifter og fordeler beløpet til produktlinjene for vanlige og chilihunder.

Vinduet Lag generelle journaloppføringer

Klasse-kolonnen er plassert langs høyre kant av vinduet Lag generelle journaloppføringer.

Produserer ABC-rapporter

Etter at du har allokert så mye overhead som mulig til produkt- eller tjenestelinjene, kan du utarbeide en resultatoppstilling etter klasse som viser lønnsomhet-for-produktlinjedata.

For å lage en resultatoppstilling etter klasse, velg Rapporter→ Bedrift og finans→ Resultat og tap etter klasse.