QuickBooks Enkel start: Sikkerhetskopiering, den raske og skitne måten

Du er opptatt. Du har ikke tid til å tulle. Du vil bare gjøre en akseptabel jobb med å sikkerhetskopiere, og du har bestemt deg for hvor ofte du planlegger å gjøre det. Høres det ut som situasjonen din? Følg deretter disse trinnene:

1. Sett inn en tom disk i stasjonen.

Du kan sikkerhetskopiere til enhver flyttbar disk, inkludert disketter, Zip-disker, Memory Sticks og skrivbare CDer.

Du kan sikkerhetskopiere til hvilken som helst fast stasjon, for eksempel harddisken eller en nettverksstasjon, men fordelen med en flyttbar stasjon er at du kan lagre den et annet sted. Som et kompromiss kan du også bruke en nettverksstasjon. Du vil vanligvis ikke bruke harddisken din (selv om dette er bedre enn ingenting) fordi en av katastrofene som kan ramme dataene dine er harddiskfeil.

2. Hvis du lagrer data for mer enn ett selskap, sørg for at selskapet hvis data du vil sikkerhetskopiere er det aktive selskapet.

For å finne ut om det riktige selskapet er aktivt, se bare på QuickBooks-programvinduets tittellinje, som navngir det aktive selskapet. (Hvis du ikke husker å sette opp flere filer, ikke bekymre deg. Du har sannsynligvis bare én fil - det vanlige tilfellet.

3. Velg Fil –> Vedlikehold –> Sikkerhetskopier for å starte sikkerhetskopieringen.

QuickBooks viser fanen Back Up Company File i QuickBooks Backup-dialogboksen.

4. For å identifisere sikkerhetskopieringsstasjonen, klikk på Diskalternativ-knappen og klikk deretter på Bla gjennom-knappen.

QuickBooks viser dialogboksen Back Up Company To.

5. Klikk på Lagre i-rullegardinlisten og velg bokstaven til stasjonen du satte disken inn i.

QuickBooks Simple Start inkluderer to spesielle sikkerhetskopieringsalternativer – Bekreft dataintegritet og formater hver diskett under sikkerhetskopiering – som vises som avmerkingsbokser på Sikkerhetskopier firmafil-fanen i QuickBooks Backup-dialogboksen. Du kan velge disse avmerkingsboksene for å få QuickBooks til å dobbeltsjekke dataene den kopierer til sikkerhetskopidisken og, om nødvendig, for å få QuickBooks til først å formatere backupdisketten. Som fanen Back Up Company To indikerer, bremser imidlertid disse alternativene sikkerhetskopieringsprosessen.

6. Klikk på Lagre.

QuickBooks går tilbake til Back Up Company File-fanen i QuickBooks Backup-dialogboksen

7. Klikk OK.

QuickBooks sikkerhetskopierer firmafilen din. Når den er ferdig, viser den en melding som forteller deg at sikkerhetskopieringen fungerte.

Du kan også raskt og enkelt sikkerhetskopiere dataene dine online. Ved å gjøre det trenger du ikke lenger å huske å ta sikkerhetskopier og ta dem utenfor stedet. For å finne ut mer om online sikkerhetskopiering, klikk Fortell meg-knappen på Sikkerhetskopier firmafil-fanen i QuickBooks Backup-dialogboksen. For å sikkerhetskopiere online, klikk på Online-alternativknappen og klikk deretter OK.

Online Backup-tjenesten er en ganske god idé hvis du har en rask Internett-tilkobling, men tjenesten er ikke billig. Du betaler minst $80 i året og så mye som $240 i året avhengig av servicenivået. Men du kan sette opp tjenesten slik at QuickBooks Simple Start automatisk sikkerhetskopierer dataene dine med jevne mellomrom.