QuickBooks 2019 nettbank

I denne artikkelen starter vi med å diskutere QuickBooks nettbank- og regningsbetalingsfunksjoner og dekker deretter Intuit PaymentNetwork-tjenestene, som er ganske kule verktøy for noen virksomheter. Vi gjennomgår også kort noen av de andre nettjenestene som Intuit tilbyr for QuickBooks-brukere.

Den elektroniske banksaken

Før vi diskuterer bruk av QuickBooks nettbank- og betalingstjenester, må du vurdere om disse funksjonene gir mening for deg og din bedrift. Nettbank gir mening for noen mennesker - kanskje til og med deg. Så igjen, det kan være mer som finnene på en '62 Cadillac: kult, men ikke så kult.

Så hva handler oppstyret om?

For QuickBooks inkluderer nettbank to deler: selve nettbanken og nettbetaling av regninger. I utgangspunktet gjør nettbank deg i stand til å overføre kontooverføringsinstruksjoner til banken din og laste ned (hente) kontoinformasjon elektronisk ved å bruke datamaskinen og Internett. Online regningsbetaling gjør at du kan overføre betalingsinstruksjoner elektronisk. (Du ber i hovedsak banken din om å skrive, stemple og sende en sjekk slik at du ikke trenger det.)

Og det, min venn, er omtrent alt som er til nettbank.

En håndfull grunner til å være forsiktig med nettbank

Jeg vet ikke om du bør banke på nett, egentlig, men jeg skal dele noen tanker med deg. Og ingen spøk, jeg har hatt mine reservasjoner i løpet av årene til denne funksjonen. Er det trygt? Er det lett? Er det bare en annen måte for et programvareselskap og banken min å tjene mer penger på meg?

Her er min siste tankegang om saken: Du bør bruke nettbank. Det er trygt hvis du ikke deler ditt personlige identifikasjonsnummer (PIN), og det sparer deg massevis av tid. Faktisk burde nettbank tillate mange bedriftseiere å gjøre bøkene sine selv for bare noen få minutters arbeid på slutten av uken.

Når det er sagt, bør jeg raskt peke på de få fluene i salven, for å si det sånn:

• Banken din må bruke Intuit-tjenesten. For å bruke den fullverdige nettbanktjenesten, må du bruke en bank som har registrert seg for denne Intuit-tjenesten. Mange, mange store banker har meldt seg på. Flere banker melder seg på hele tiden, selvfølgelig, men noen har ikke ennå. Så hvis banken din ikke har hoppet på vognen – det vil si Intuit-vognen – kan du heller ikke hoppe på vognen, i hvert fall ikke som et fullverdig medlem av bandet.

For å finne ut om banken din tilbyr nettbank, velg Banking → Bankfeeds → Deltakende finansinstitusjoner. Etter at du er koblet til Internett, viser QuickBooks en liste over bankene som støtter Intuit-smaken av nettbank.

• Det er ikke helt papirløst. Selv om et helt elektronisk system høres veldig effektivt og veldig glatt ut, må du innse at nettbetaling av regninger (en nøkkelkomponent i nettbank) ofte ikke er så effektivt eller glatt fordi, for å være helt ærlig, systemet ikke er helt elektronisk. .
  "Hva i …?" spør du. – Jeg trodde det var poenget. På godt og vondt er de fleste bedrifter fortsatt satt opp til – og forventer fortsatt å – motta papirsjekker med remitteringsråd. Det som ofte skjer når du overfører betalingsinstruksjoner er at banken eller nettbetalingstjenesten ganske enkelt skriver ut en sjekk for deg. Tenk på det et øyeblikk. Hvis banken skriver ut sjekken din, har du fortsatt alle ulempene med en trykt sjekk, inkludert følgende:
  • Du må fortsatt tillate ekstra tid for utsendelse.
  • Du har fortsatt muligheten for at sjekken går tapt.
  • Du har fortsatt muligheten for at sjekken blir feil brukt. Med andre ord kan sjekken for å betale strømregningen din bli brukt på naboens konto i stedet.
• Det er større sjanse for feil. Dessuten har du den ekstra komplikasjonen av å la banken din, i stedet for deg, rote til alt dette.
• Det er (vanligvis) ikke gratis. Det verste av alt er at banken mest sannsynlig tar betalt for denne tjenesten. Og det gjør Intuit også. (Husk at banker og programvareselskaper tror at nettbank er en måte for dem å tjene penger på.)
• Du kan støte på mulig leverandørforvirring. Å motta betalinger fra banken din, i motsetning til direkte fra deg, kan forvirre leverandørene dine. Forvirringen oppstår fordi sjekkene de mottar kommer samlet i disse søte små konvoluttene som må rives langs perforeringen på omtrent alle sider. Og fordi du ikke kan sende en remitteringsseddel med en nettbetaling, kan leverandører enkelt kreditere kontoen din feil, noe som kan føre til problemer. (Kraftselskapet mitt truer regelmessig med å skru av gassen til kontoret mitt, fordi selv om strøm- og gasskostnadene mine er inkludert i samme regning, liker ikke kraftselskapet at jeg sender en sjekk via QuickBooks nettbaserte fakturabetalingssystem. trenger to sjekker: en for strømregningen og en for gassregningen.)

Et annet problem bør nevnes. Når du bruker nettbank lager du et komplekst system uten klare ansvar for problemløsning og teknisk support. Og det betyr at når du har problemer, kan du ikke alltid ringe noen for å få hjelp. (Tuller ikke. Her om dagen sendte en stakkars fyr meg en e-post fordi nettbanken hans ikke fungerte. Intuit skyldte på banken, banken skyldte på PC-maskinvaren hans, PC-selskapet skyldte på Intuit. Denne fyren har et problem som ingen kan løse eller vil løse.) Dette er viktig å forstå, så la meg kort skissere trinnene som en elektronisk betaling kan ta:

Du legger inn transaksjonen i QuickBooks.

Du oppretter (eller QuickBooks oppretter) en Internett-tilkobling.

QuickBooks bruker internettforbindelsen til å sende transaksjonen til banken.

Banken mottar transaksjonsinformasjonen og oppretter vanligvis en sjekk som den sender til personen du betaler.

Personen du betaler får sjekken (håper du) og krediterer kontoen din.

Fem enkle trinn, ikke sant? Feil. Hvilke som helst av disse fem trinnene kan gå galt. Og hvis en gjør det, foretar du faktisk ikke betalingen eller overføringen, og du vet ikke hvorfor:

• Bugs skjer. Hvis QuickBooks eller datamaskinen din har en feil, kan det si at du skrev inn og overførte en transaksjon mens du faktisk ikke gjorde det. Dette har skjedd meg.
• Du må komme deg på nett. Hvis Internett-tilkoblingen din ikke fungerer eller ikke fungerer pålitelig, kan du ikke sende den elektroniske transaksjonen. Jeg har hatt problemer med nettbank hjemme over en internettforbindelse med kabelmodem (stormbrudd) og på jobb ved bruk av nettverk og fiberoptisk tilkobling (enten et feilkonfigurert nettverk eller dårlig maskinvare).
• Banker er feilbare. Hvis banken sliter med å skrive ut eller sende sjekken, vil selvfølgelig ikke sjekken din komme dit. QuickBooks lar deg skrive inn en fem-linjers adresse på en sjekk, men sjekken som skrives ut av banken eller den elektroniske betalingstjenesten kan bare ha fire linjer. Så QuickBooks fjerner bare den femte linjen i adresseblokken.

Når noen av disse problemene oppstår, vil du ikke vite hva som har gått galt - bare at noe har gått galt. Og du vil være ansvarlig for å løse problemet, selv om det kan være feilen til banken din, Intuit, Internett-leverandøren, telefonselskapet eller noen andre.

Gir mening med nettbank

Så hva bør du gjøre? La meg komme med et forslag: Hvis du bruker en bank som tilbyr nettbank, prøv tjenesten. Absolutt! Det er ikke veldig dyrt - muligens gratis eller (i verste fall) bare noen få dollar per måned. Hvis du senere bestemmer deg for at du ikke liker tjenesten, kan du alltid gå tilbake til banktjenester på gammeldags måte.

Hvis du bruker en bank som ikke tilbyr nettbanktjenester, og du er virkelig lei deg over det, kan du prøve den elektroniske fakturabetalingskomponenten i nettbank ved å bruke Intuits nettbaserte regningsbetalingstjeneste. Online regningsbetaling er delen der du sender instruksjoner til banken din (hvis den tilbyr tjenesten) eller til Intuit for å skrive og sende sjekker for deg. Du kan bruke den elektroniske fakturabetalingstjenesten med hvilken som helst konto. I hovedsak gir du Intuit tillatelse til å automatisk trekke penger fra kontoen din for å foreta betalinger for deg.

Registrering for tjenesten

Alt du trenger å gjøre for å registrere deg for nettbanktjenesten er å velge Banking→ Bankfeeds→ Sett opp konto for netttjenester. QuickBooks starter en nettbasert søknadsveiviser som leder deg gjennom trinnene for å søke om nettbanktjenestene. Bare følg instruksjonene på skjermen, og voilà! Det er det. En annen fordel med å være lesekyndig.

For å faktisk begynne å overføre nettbetalinger eller gjøre kontoforespørsler, må du fullføre søknaden og få den søknaden behandlet. Vær også oppmerksom på at du vanligvis kan fullføre søknaden ved å fylle ut papirer fra banken din og levere den inn. Du trenger kanskje ikke bruke den elektroniske søknadsprosessen.

Foreta en online betaling

Planlegg å opprette og sende nettbetalinger en god uke før de forfaller. Å behandle forespørselen din og deretter skrive ut og sende en sjekk tar tid for den elektroniske fakturabetalingstjenesten, og en sjekk som banken din sender, går ikke raskere i posten enn en sjekk du sender selv. Så ikke forvent at nettbetaling av regninger sparer deg noen gang sammenlignet med å sende sjekker som du skriver ut eller skriver for hånd selv.

Etter at du har registrert deg for nettbank, er det enkelt å betale. Bare følg disse trinnene:

1. Velg Bank → Skriv sjekker.

Du kan også klikke på Skriv sjekker-ikonet på startskjermen. Hvis du har skrevet sjekker med QuickBooks før, kjenner du sannsynligvis igjen din gamle venn i vinduet Skriv sjekker, som vist.

Skrivesjekker-vinduet.

2. Klikk på rullegardinmenyen Bankkonto øverst i vinduet, og velg deretter kontoen du vil skrive denne sjekken fra.

Å velge konto er et veldig viktig skritt. Sørg for at du får tilgang til riktig konto før du skriver en sjekk.

3. Merk av for Pay Online på båndet.

Å velge denne avmerkingsboksen er et annet viktig trinn. Hvis du ikke merker av denne boksen, foretar du ikke en online betaling. du skriver bare en vanlig sjekk som du må skrive ut eller håndskrive.

4. Fyll ut sjekken.

Hvis betalingsmottakeren vises på en av navnelistene dine, fyller Autofyll-funksjonen ut navnet på betalingsmottakeren i linjen Betal til rekkefølge etter at du har skrevet inn noen bokstaver. For nettbetaling av regninger må du ha riktig adresse. Hvis adressen er ufullstendig, advarer QuickBooks deg og ber deg rette den. Hvis du ikke har lagt inn en transaksjon for denne personen eller parten før eller lagt til den personen eller parten på en liste, ber QuickBooks deg om å legge til eller sette opp betalingsmottakernavnet. Gjør det.

Forresten, QuickBooks gjør at du samler inn mer informasjon om alle du skal betale med en nettbetaling.

Skriv inn sjekkebeløpet ved siden av dollartegnet og trykk deretter Tab. QuickBooks skriver ut beløpet for deg på dollarlinjen.

5. Fyll ut kategoriene Utgifter og varer om nødvendig.

6. Klikk på Lagre og ny eller Lagre og lukk for å fullføre skrivingen av sjekken.

Klikk Lagre og ny for å skrive en ny sjekk, eller klikk Lagre og lukk hvis du er ferdig med å skrive sjekker for øyeblikket. Der har du det. Sjekken din er skrevet, lagt inn i Checking-registeret og klar til å sendes slik at banken din eller Intuit kan skrive ut og sende den.

Og du trodde dette kom til å bli tøft, gjorde du ikke?

Folk som har blitt vant til Quicken, et fetterprodukt fra QuickBooks, vil kanskje bruke Register-vinduet til å foreta online betalinger. Du kan også bruke Register-vinduet i QuickBooks, selv om det ikke er fullt så glatt. Du legger inn betalingen på vanlig måte, bortsett fra at du skriver inn ordet SEND i tekstboksen Sjekknummer.

Overføre penger elektronisk

Du kan også overføre penger mellom bankkontoer elektronisk, så lenge kontoene er i samme bank. (Begge kontoer må selvfølgelig også angis for nettbank.) Her er hva du må gjøre:

1. Velg Bank → Overfør midler.

Du ser vinduet Overfør midler mellom kontoer.

2. Fra rullegardinmenyen Overfør midler fra velger du bankkontoen du skal overføre pengene fra.

3. Fra rullegardinmenyen Overfør midler til velger du bankkontoen du vil overføre pengene til.

4. Velg kontoen du vil motta pengene på.

5. Merk av for elektronisk pengeoverføring.

Hvis du gjør det, forteller QuickBooks at du vil gjøre denne overføringen elektronisk. (Denne boksen vises ikke hvis du ikke er konfigurert for nettbank.)

6. Skriv inn beløpet du ønsker å overføre i feltet Overføringsbeløp og fyll deretter ut Memo-tekstboksen.

En dag kan du gå inn i registeret for kontoen du overfører penger fra og lurer på hvor du har overført disse pengene og hvorfor. Å fylle ut Memo-linjen løser dette lille mysteriet på forhånd.

7. Klikk Lagre og lukk.

Overføringen registreres. Etter at du har overført overføringsinstruksjonene, blir overføringstransaksjonen lagt inn på kontoen din – kanskje ikke umiddelbart, men like raskt som en telefonoverføring eller en minibankoverføring blir lagt ut.

Endre instruksjoner

QuickBooks sender eller overfører faktisk ikke betalings- og overføringsinstruksjonene dine før du ber den om det. Dette lille faktum betyr at du kan endre eller redigere betalingsinstruksjonene dine (det du skriver inn med vinduet Skriv sjekker) og overføringsinstruksjonene (det du skriver inn med vinduet Overfør midler mellom kontoer) til du faktisk overfører dem. Du redigerer nettbetalinger og kontooverføringer på samme måte som du redigerer vanlige betalinger og kontooverføringer.

Sender instruksjoner

Etter at du har beskrevet nettbetalingene og kontooverføringene du vil at QuickBooks skal gjøre, sender du denne informasjonen til banken. For å gjøre det, følg disse trinnene:

1. Velg Bank → Bankfeeds → Bank Feeds Center.

Du ser vinduet Bankfeeds, som identifiserer bankkontoen du skal jobbe med.

2. Fra rullegardinmenyen Finansinstitusjon i vindusruten på venstre side av skjermen velger du banken du sender betalings- og overføringsinstruksjoner til.

3. Se gjennom betalings- og overføringsinstruksjonene en siste gang.

Ta en siste titt på listen over varer som skal sendes for å forsikre deg om at eventuelle betalings- og overføringsinstruksjoner du sender er korrekte. Hvis du har spørsmål om en bestemt instruksjon, klikker du på den og deretter på Rediger-knappen. Hvis du vet at en bestemt betalingsinstruksjon er feil, klikker du på den og deretter på Slett-knappen.

4. Klikk på Send/Motta-knappen for å overføre betalings- og overføringsinstruksjonene.

QuickBooks ber deg om å oppgi en PIN-kode i en søt liten dialogboks. Hvis du sender betalings- og overføringsinstruksjoner for første gang, ber QuickBooks deg sannsynligvis om å endre PIN-koden din. Hvis du ikke har noen transaksjoner å sende, gir QuickBooks nytt navn til knappen Motta transaksjoner.

5. Gjennomgå alle transaksjoner som banken forteller deg om.

Etter at QuickBooks har opprettet forbindelsen og sender og mottar transaksjoner, oppdaterer QuickBooks informasjonen som vises i vinduet Nettbanksenter. Du kan få mer informasjon om mange av elementene som er oppført ved å klikke på dem. Du kan legge til transaksjoner som QuickBooks laster ned fra banken, men som ennå ikke er i bankkontoregistrene dine, ved å klikke på knappen Legg til transaksjoner til QuickBooks, som vises nederst i vinduet.

6. Klikk Lukk.

Hei, når du er ferdig, er du ferdig.

Flaskepost

Å gjøre all bankvirksomhet elektronisk kan være litt urovekkende når du starter opp. Hva om du for eksempel har et spørsmål? Alt du gjør er å sende en e-post til banken og spørre folkene der uansett spørsmål du vanligvis stiller i en telefonsamtale eller ved gjennomkjøringsvinduet. For å gjøre det, følg disse trinnene:

1. Velg Bank → Bankfeeder → Opprett nettbankmelding.

QuickBooks viser Bank Feeds Message-vinduet og fyller inn banknavnet (så lenge du bruker nettbanktjenester med bare én bank). Hvis du bruker nettbanktjenester med mer enn én bank, velg navnet på banken du vil sende melding til fra rullegardinmenyen Melding til

2. Klikk på Emne-tekstboksen og skriv deretter inn en kort beskrivelse av meldingens emne.

Jeg kan fortelle deg noe du allerede vet, men de fleste e-postprogrammer viser ganske enkelt en liste over meldinger som inkluderer avsender, meldingsemne og dato. Derfor er meldingsemnet du bruker en av de første bitene med meldingsinformasjon som bankfolkene ser.

3. Velg nettkontoen du skal diskutere i meldingen.

4. Klikk på meldingstekstboksen og skriv deretter inn meldingen.

Du er alene her.

5. (Valgfritt) Klikk på Skriv ut-knappen for å skrive ut en kopi av meldingen.

6. Klikk OK.

Når du klikker OK, legger du til meldingen i listen over ting som er klare til å sendes neste gang du går på nett med banken din.

Andre nettmuligheter

Intuit tilbyr flere andre nettbaserte tjenester av typen små bedrifter til QuickBooks-brukere. Selskapet har også tilrettelagt for en kjøpmannskredittkorttjeneste, for eksempel; du kan søke om denne tjenesten på nettet og deretter bruke den på nettet for å motta betalinger og til og med få belastningsautorisasjoner. QuickBooks kobler deg automatisk til sin online søkemarkedsføringstjeneste. Noen av QuickBooks' lønnstjenester er veldig nettbaserte.

Hvis du har spørsmål om den nåværende tilstanden til noen av disse produktene eller tjenestene, kan du gå til QuickBooks-nettstedet og søke etter navnet på tjenesten.