QuickBooks 2019 filbehandlingstips

Ok, du trenger ikke å bekymre deg for datafilene der QuickBooks 2019 lagrer din økonomiske informasjon. QuickBooks gjør stort sett alt det skitne arbeidet. Når det er sagt, har du noen få rengjøringsoppgaver å ta deg av.

Å sikkerhetskopiere QuickBooks er (ikke så) vanskelig å gjøre

Den veiledende regelen er at du sikkerhetskopierer hver gang du jobber med noe du ikke vil gjøre om. Noen mennesker tror at en ukes arbeid er ubetydelig; andre mener at en måneds arbeid er ubetydelig.

Her er hva denne forfatteren gjør for å sikkerhetskopiere filene hennes. Hun sikkerhetskopierer hver uke etter at hun har lagt inn dataene sine for uken. Så stikker hun platen (du kan bruke hvilken som helst flyttbar plate, for eksempel en USB-flash-stasjon eller en skrivbar CD) i kofferten hennes, slik at hvis noe forferdelig skjer (som en meteor som treffer kontorbygningen), mister hun ikke begge datamaskinen og backup-platen med dataene.

Høres ut som et ganske bra system, ikke sant? Faktisk har denne strategien sine problemer:

• Fordi hun sikkerhetskopierer ukentlig, må hun kanskje legge inn så mye som en ukes data på nytt hvis datamaskinen krasjer mot slutten av uken. Hvis du er en person med store transaksjonsvolumer – hvis du for eksempel utarbeider hundrevis av fakturaer eller skriver hundrevis av sjekker hver uke – vil du sannsynligvis ta backup oftere, kanskje hver dag.
• Et annet problem med strategien min er bare eksternt mulig, men likevel verdt å nevne: Hvis noe vondt skjer med QuickBooks-filene som er lagret på datamaskinens harddisk, så vel som filene som er lagret på backup-flash-stasjonen, CD-R, CD-RW, eller en annen flyttbar datalagringsenhet, ville hun vært opp den velkjente bekken uten åre. (En flyttbar plate er langt mer sannsynlig å feile enn en harddisk og er lettere å miste.) Hvis dette verste tilfellet faktisk inntreffer, må hun starte på nytt fra begynnelsen av året.

Noen mennesker, som er religiøst forsiktige, sirkulerer tre sett med backup-plater for å redusere sjansen for at dette uhellet skal skje. De flytter også regelmessig ett eksemplar utenfor stedet, for eksempel til en bankboks. I dette scenariet, når du sikkerhetskopierer dataene dine, overskriver du det eldste settet med sikkerhetskopiplater.

La oss si at du sikkerhetskopierer dataene dine hver uke, og harddisken din krasjer ikke bare, men bryter også ut i en flammekule som stiger høyt utover natten. For å gjenopprette filene dine bruker du det siste settet med sikkerhetskopier – én uke gammel, maks. Hvis noe er galt med disse filene, bruker du det nest-nyeste settet - to uker gammelt. Hvis noe er galt med disse filene, bruker du det siste settet - tre uker gammelt. På denne måten har du tre sjanser til å få et sett som fungerer - en god bit av sikkerhet for kostnaden av noen få ekstra plater eller lagringsenheter.

To siste kommentarer relatert til sikkerhetskopieringsstrategier og -taktikker:

• QuickBooks leverer et online sikkerhetskopieringsverktøy som du også kan bruke for å redusere risikoen for å miste dataene dine hvis du mister sikkerhetskopien. Hvis du virkelig er bekymret for datasikkerhet, og du har en ekstra $100 til $200 i året, kan det være lurt å regelmessig (daglig?) bruke QuickBooks online backup-tjeneste.
• Du kan kanskje kombinere sikkerhetskopieringen av QuickBooks-dataene dine med den andre sikkerhetskopieringsmetoden. Denne metoden kan være et annet manuelt alternativ der du kopierer filer til en flyttbar lagringsenhet som den hun bruker. Eller du kan kanskje bruke et annet online backup-system som Carbonite , som bruker et automatisk system for å sikre alle dataene dine.

Sikkerhetskopierer den raske og skitne måten

Du er opptatt. Du har ikke tid til å tulle. Du vil bare gjøre en akseptabel jobb med å sikkerhetskopiere, og du har bestemt deg for hvor ofte du planlegger å gjøre det. Høres det ut som situasjonen din? Følg deretter disse trinnene:

1. Sett inn en tom plate i riktig stasjon, eller koble til en USB-lagringsenhet.

Du kan sikkerhetskopiere til enhver flyttbar plate, inkludert flashminneenheter, bærbare harddisker og skrivbare CD-er. Merk imidlertid at Intuit (produsenten av QuickBooks) anbefaler at du ikke bruker QuickBooks backup-kommandoen for å flytte en sikkerhetskopifil til en CD. I stedet anbefaler det at du sikkerhetskopierer filen til harddisken og deretter bruker Windows filkopier-kommandoen til å brenne filen på platen. Denne løsningen har en tendens til å løse noen av CD-skriveproblemene som folk opplever når de sikkerhetskopierer direkte til en CD fra QuickBooks.

Pokker, hun burde innrømme at du kan sikkerhetskopiere til hvilken som helst fast disk, for eksempel harddisken eller en nettverksdisk, men fordelen med en flyttbar disk er at du kan lagre den et annet sted. Som et kompromiss kan du bruke en nettverksdisk. Du vil vanligvis ikke bruke harddisken din (selv om det er bedre enn ingenting) fordi en av katastrofene som kan ramme QuickBooks-dataene dine er en harddiskfeil.

Du kan også sikkerhetskopiere QuickBooks-filene dine til et online lagringsområde.

2. Hvis du lagrer data for mer enn ett selskap, sørg for at selskapet hvis data du vil sikkerhetskopiere er det aktive selskapet.

Du vil sikkerhetskopiere riktig selskap. For å finne ut om det riktige selskapet er aktivt, se på QuickBooks-programvinduets tittellinje, som navngir det aktive selskapet. (Hvis du ikke husker å ha satt opp flere filer, ikke bekymre deg. Du har sannsynligvis bare én fil – det vanlige tilfellet.)

Hvis du bruker QuickBooks i flerbrukermodus, må du bytte til enkeltbrukermodus før du sikkerhetskopierer filen. For å gjøre dette, velg Fil → Bytt til enkeltbrukermodus.

3. Velg Fil → Sikkerhetskopieringsselskap → Opprett lokal sikkerhetskopi for å starte sikkerhetskopieringen.

QuickBooks viser dialogboksen Lag sikkerhetskopi.

Dialogboksen Lag sikkerhetskopi.

4. Fortell QuickBooks hvor du vil sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen.

Når QuickBooks viser dialogboksen Lag sikkerhetskopi - den som vises - spesifiser plasseringen for sikkerhetskopieringen ved å velge alternativknappen Online Backup eller Local Backup.

For å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen lokalt, velg alternativet Lokal sikkerhetskopi.

5. Beskriv hvordan QuickBooks bør sikkerhetskopiere datafilen din .

Dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer.

Mens den første Lag sikkerhetskopi-dialogboksen fortsatt vises, klikker du på Alternativer-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, der du spesifiserer hvordan og når QuickBooks sikkerhetskopierer datafilen din:

• Velg en standard plassering. Angi hvor sikkerhetskopifilen skal ligge. Du kan gjøre dette enten ved å skrive inn banenavnet til sikkerhetskopieringsmappen i boksen Fortell oss hvor vi skal lagre sikkerhetskopiene (den vanskelige måten) eller ved å klikke på Bla gjennom-knappen og deretter bruke dialogboksen Søk etter mappe som Windows viser for å velge en standard plassering for sikkerhetskopiering.
• Finjuster sikkerhetskopieringen. Dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer inneholder noen få avmerkingsbokser som du kan bruke til å finjustere den gamle QuickBooks sikkerhetskopiering. Avmerkingsboksen med tittelen Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopiering til filnavnet, hvis valgt, gjør akkurat det den sier. Avmerkingsboksen med tittelen Begrens antall sikkerhetskopier i denne mappen til [X] forteller QuickBooks å begrense antall sikkerhetskopier av QuickBooks-filen den lagrer i sikkerhetskopimappen. Standard antall sikkerhetskopier som holdes tilgjengelig er tre, noe som burde være greit.
• Spesifiser regelen for sikkerhetskopipåminnelse. Du kan velge avmerkingsboksen med tittelen Minn meg på å sikkerhetskopiere når jeg lukker firmafilen min hver [X] gang for å be QuickBooks om å minne deg på å sikkerhetskopiere av og til. Som standard minner QuickBooks deg hver fjerde gang du lukker en datafil, men du kan erstatte verdien i tekstboksen for å spesifisere en annen frekvens for sikkerhetskopiering.
• Velg et alternativ for dataverifisering. QuickBooks tilbyr tre alternativer for dataverifisering: Fullstendig verifisering (sikker, men treg), raskere verifisering (rask, men ikke like grundig) og Ingen verifisering (sparer deg litt tid nå med fare for store problemer senere). Alternativet for fullstendig bekreftelse er det QuickBooks og jeg anbefaler begge.

Når du er ferdig med dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer, klikker du OK og deretter Neste. QuickBooks viser den andre dialogboksen Lag sikkerhetskopi.

Den andre dialogboksen Lag sikkerhetskopi.

6. Bestem når QuickBooks skal sikkerhetskopiere datafilen din.

Den andre dialogboksen Backup Wizard inneholder alternativknapper som du bruker til å planlegge når du vil sikkerhetskopiere. For å indikere at du vil sikkerhetskopiere på stedet, velg Save It Now-alternativknappen.

Merk: Den aller, og jeg mener den aller, første gangen du sikkerhetskopierer QuickBooks-filen ved å bruke kommandoen Create Backup, spør ikke QuickBooks deg når den skal sikkerhetskopiere datafilen. Den sikkerhetskopierer bare datafilen og hopper over dette trinnet.

7. Bekreft plassering og navn for sikkerhetskopifilen.

Med den andre dialogboksen for sikkerhetskopieringsveiviseren vist, klikk på Neste. QuickBooks viser dialogboksen Lagre sikkerhetskopi. Hvis du fullførte trinn 5, har du allerede angitt riktig mappeplassering for sikkerhetskopifilen. Bare for å være på den sikre siden, bekreft at filnavnet og mappeplasseringen vist i dialogboksen Lagre sikkerhetskopi er riktig. Hvis mappeplasseringen ikke er riktig, velg en ny mappeplassering fra rullegardinmenyen Lagre i. Hvis filnavnet ikke er riktig, rediger navnet som vises i tekstboksen Filnavn.

Dialogboksen Lagre sikkerhetskopi.

8. Klikk på Lagre.

QuickBooks sikkerhetskopierer datafilen din og viser en meldingsboks som forteller deg at den har sikkerhetskopiert filen din. Meldingen gir også sikkerhetskopifilnavnet og mappeplasseringen.

Sikkerhetskopiere QuickBook-filer online

Du kan sikkerhetskopiere dataene dine online raskt og enkelt. Hvis du gjør det, trenger du ikke lenger å huske å ta sikkerhetskopier og ta dem utenfor stedet. For å finne ut mer om online sikkerhetskopiering, velg Fil → Lag sikkerhetskopi og klikk deretter på koblingen Lær mer om QuickBooks Online Backup.

Online Backup-tjenesten er en ganske god idé hvis du har en rask Internett-tilkobling, men tjenesten koster litt penger. Avhengig av servicenivået betaler du minst $100 til $200 per år, men du kan sette opp tjenesten slik at QuickBooks automatisk sikkerhetskopierer dataene dine og til og med andre viktige filer med jevne mellomrom.

To siste punkter om bruk av QuickBooks online backup-alternativ:

• Bare for ordens skyld, du må bekymre deg for sikkerheten. (Du kan lese mer om sikkerhetstiltakene på QuickBooks-nettstedet, men dataene dine er like sikre på nettet som på kontoret ditt.)
• De fleste burde bruke tjenestenOnline offsite backup til prisene som Intuit tilbyr, virker som en virkelig utmerket avtale for enhver virksomhet der QuickBooks-datafilene er viktige.

Få tilbake QuickBooks-dataene du har sikkerhetskopiert

Hva skjer hvis du mister alle QuickBooks-dataene dine? Først av alt oppfordrer jeg deg til å føle deg selvtilfreds. Få en kopp kaffe. Len deg tilbake i stolen. Gled deg i et par minutter. Du, min venn, har ingen problemer. Du fulgte instruksjonene.

Ok, du kan ha ett eller to problemer, men du kan nok klandre PC-gremlins for dem. Hvis katastrofen som førte til at du mistet dataene dine også kastet andre deler av datamaskinen din, må du kanskje installere QuickBooks på nytt. Du må kanskje også installere all annen programvare på nytt.

Etter at du har gledet deg tilstrekkelig (og setter datamaskinen sammen igjen, hvis det var årsaken til katastrofen), gjør du nøye følgende for å gjenopprette QuickBooks-dataene dine:

1. Få sikkerhetskopifilene dine.

Finn sikkerhetskopien du opprettet, og last den inn i riktig stasjon (for en plate) eller USB-port (for en minnepinne eller ekstern kilde). Hvis du jobber med en ekstern disk, gjør noe spesielt du trenger å gjøre for å få tilgang til den enheten, for eksempel å slå på den eksterne disken.

2. Start QuickBooks, og velg Fil→ Åpne eller Gjenopprett selskap.

QuickBooks viser dialogboksen Åpne eller gjenopprett selskap.

Dialogboksen Åpne eller gjenopprett selskap.

3. Angi at du vil gjenopprette en sikkerhetskopi av QuickBooks-datafilen; klikk deretter på Neste.

Hvordan du gjør dette er åpenbart, ikke sant? Velg alternativknappen Gjenopprett en sikkerhetskopi.

4. Fortell QuickBooks om du har sikkerhetskopiert lokalt eller online; klikk deretter på Neste.

QuickBooks viser dialogboksen Åpne eller gjenopprett selskap (ikke vist).

5. Velg alternativknappen Lokal sikkerhetskopi for å indikere at du har laget en lokal sikkerhetskopi, og klikk deretter Neste.

6. Identifiser sikkerhetskopifilen du vil bruke; klikk deretter Åpne.

QuickBooks viser dialogboksen Åpne sikkerhetskopi. Hvis du kjenner firmaets filnavn og plassering, kan du skrive inn denne informasjonen i boksene. Hvis du ikke kjenner til denne informasjonen, bruk Søk i-rullegardinmenyen for å identifisere stasjonen som inneholder filen du vil sikkerhetskopiere; velg deretter sikkerhetskopifilen du vil gjenopprette, og klikk Åpne. QuickBooks viser dialogboksen Åpne eller gjenopprett selskap (ikke vist), og forteller deg at neste trinn (der du spesifiserer restaureringsstedet) er ganske viktig.

Dialogboksen Åpne sikkerhetskopi.

7. Spesifiser hvor den gjenopprettede filen skal ligge; klikk deretter på Neste igjen.

QuickBooks viser dialogboksen Lagre firmafil som. Bruk tekstboksen Filnavn og Lagre i rullegardinmenyen her for å identifisere filen du vil erstatte.

Dialogboksen Lagre firmafil som.

Hvis du kjenner firmaets filnavn og plassering, kan du skrive inn denne informasjonen i tekstboksene. Hvis du ikke kjenner denne informasjonen, bruker du rullegardinmenyen Lagre i for å forsikre deg om at du plasserer den gjenopprettede filen i riktig mappe på riktig stasjon.

8. Klikk på Lagre.

Hvis filen du prøver å gjenopprette allerede eksisterer, ser du en meldingsboks som forteller deg det.

9. Klikk Ja for å overskrive og erstatte filen med den som er lagret på sikkerhetskopiplaten, eller klikk på Nei for å beholde den originale kopien.

QuickBooks kan be deg om passordet ditt for å bekrefte at du har administrativ tillatelse til å gjenopprette filen. Så, hvis alt går bra, ser du en meldingsboks som sier det. Pust lettet ut og takk.

Når du gjenoppretter en fil, erstatter du gjeldende versjon av filen med sikkerhetskopiversjonen som er lagret på sikkerhetskopimediet. Ikke gjenopprett en fil for moro skyld. Gjenopprett en fil bare hvis gjeldende versjon er kastet og du vil starte på nytt ved å bruke versjonen som er lagret på sikkerhetskopiplaten.

Du må skrive inn alt du skrev inn på nytt siden du tok sikkerhetskopien. Du er forbanna. Med hell er det ikke så lenge siden du sikkerhetskopierte.

Bruke regnskapsførerens kopi

Mens jeg er på emnet for rengjøring av huset som du kan gjøre med QuickBooks-filene dine, vil jeg nevne Accountant's Copy-funksjonen.

La meg starte med å si at jeg egentlig ikke liker denne funksjonen. Min erfaring - og firmaet mitt betjener hundrevis av små bedrifter som bruker QuickBooks - fungerer ikke så godt i praksis. Men det kan være lurt å prøve det likevel.

En regnskapsførerkopi lar regnskapsføreren gjøre justeringer i en spesiell kopi av QuickBooks-datafilen mens du fortsetter å legge inn de daglige transaksjonene i hovedfilen. Når regnskapsføreren returnerer den oppdaterte filen, kan du slå sammen endringene tilbake til hovedfilen.

For å bruke regnskapsførerens kopi-funksjon, velg Fil→ Lag kopi. Velg alternativet Accountant's Copy og følg deretter instruksjonene på skjermen. Du kan importere regnskapsførerens endringer senere. Hvis du trenger hjelp med denne funksjonen, snakk med regnskapsføreren din.

Du bør aldri oppgradere til en nyere versjon av QuickBooks mens regnskapsføreren fortsatt jobber med regnskapsførerens kopi. I det minste bør du ikke gjøre dette hvis du planlegger å bruke regnskapsførerens endringer. Hvis en aktiv regnskapsførerkopi er i bruk, vil skjermen opplyse om dette helt øverst, ved siden av firmanavnet.

Arbeide med bærbare filer

QuickBooks inkluderer en funksjon for bærbare filer. En bærbar fil er en mindre, komprimert versjon av QuickBooks-datafilen. Den bærbare filen er faktisk liten nok til at du sannsynligvis kan sende den til regnskapsføreren din, søsteren din i Portland eller meg.

For å lage en bærbar fil, velg Fil → Lag kopi. Når QuickBooks viser den første dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi, velg alternativet Bærbar firmafil, klikk Neste og følg instruksjonene på skjermen. Prosessen ligner forresten på sikkerhetskopieringsprosessen. Jeg synes det er veldig enkelt å lagre filen på skrivebordet. Da kan du enkelt legge den ved e-posten din og sende den ut. Etter at den andre parten har mottatt filen, kan du dra kopien til papirkurven. Den virkelige filen din forblir intakt. (En bærbar fil må vanligvis være 10 MB eller mindre for overføring gjennom de fleste e-posttjenester.)

For å åpne en bærbar fil, bør en person (dette kan være regnskapsføreren din, søsteren din i Portland eller meg) velge Fil → Åpne eller Gjenopprett selskap. Når QuickBooks viser dialogboksen Åpne eller gjenopprett selskap, spesifiserer denne andre personen bare filen hun vil åpne som en bærbar fil og følger deretter instruksjonene på skjermen.

Bruke en revisjonssti

Av en eller annen merkelig grunn, i post-Bernie Madoff-verdenen av regnskap, er folk mye mer interessert i QuickBooks Audit Trail-funksjonen. På grunn av denne fornyede interessen, la meg dele de tre tingene du trenger å vite om bruk av QuickBooks Audit Trail-funksjonen:

• Et revisjonsspor er ganske enkelt en liste over endringer. QuickBooks Audit Trail - som er en enkel rapport som viser endringene i QuickBooks datafil - lar deg se hvem som endret hva.
• Du kan ikke slå av Audit Trail-funksjonen i nyere versjoner av QuickBooks. Følgelig blir hver endring du gjør (eller som noen andre på kontoret ditt gjør) i QuickBooks registrert.
• Du kan skrive ut revisjonssporrapporten ved å velge Rapporter → Regnskapsfører og skatter→ Revisjonsspor.

Bruke et avsluttende passord

QuickBooks krever ikke at du – eller til og med lar deg – "lukke" måneder og år, slik gamle manuelle regnskapssystemer gjorde. (Når du "stengte" en gammel regnskapsperiode, nullstilte du faktisk inntekts- og utgiftskontoene og overførte deretter nettobeløpet til eierens egenkapitalkontoer.)

QuickBooks lar deg imidlertid bruke en sluttdato og passord. Sluttdatoen hindrer på en måte noen fra å legge inn transaksjoner tidligere enn den angitte datoen. Hvis du angir et avsluttende passord, for eksempel, må noen oppgi det passordet før de registrerer en transaksjon eller endrer en transaksjon datert før sluttdatoen. Hvis du ikke angir et avsluttende passord, blir noen som prøver å legge inn eller endre en transaksjon datert før sluttdatoen, advart, men den personen kan fortsatt opprette eller endre oppføringen.

For å angi en sluttdato, velg Rediger → Innstillinger, klikk på regnskapsikonet, klikk på kategorien Firmainnstillinger, og klikk deretter på Angi dato/passord-knappen slik at QuickBooks viser dialogboksen Angi avslutningsdato og passord. Du skriver inn sluttdatoen (sannsynligvis slutten av det sist fullførte året) i tekstboksen Sluttdato og skriver deretter inn passordet (to ganger): i tekstboksen Sluttdatopassord og i tekstboksen Bekreft passord. Merk: Velg avmerkingsboksen med tittelen Ekskluder estimater, salgsordrer og innkjøpsordrer fra sluttdatobegrensninger, slik at du ikke mister tilgang til disse transaksjonene som en del av avslutningen.

Dialogboksen Angi avslutningsdato og passord.

Ikke angi en sluttdato og passord på en QuickBooks-fil du vil sende til regnskapsføreren din, slik at han eller hun kan utarbeide selvangivelsen. Skatteregnskapsføreren din må sannsynligvis gjøre endringer i QuickBooks-filen din for å synkronisere ting mellom postene dine og selvangivelsen. Du ønsker å "låse" det foregående året først etter at selvangivelsen er fullført.