QuickBooks 2013 Pro og Premier i et flerbrukermiljø

QuickBooks Pro og Premier 2013 lar deg sette opp flere passord for QuickBooks-datafilen. Det som er veldig pent med dette er at du kan fortelle QuickBooks å tillate visse brukere og passord å gjøre bare visse ting.

Bedriftseieren kan for eksempel ha et passord som lar henne gjøre hva som helst. Men en ny regnskapsfører kan for eksempel ha et passord som bare lar ham registrere regninger i systemet.

Følg disse trinnene for å sette opp flere brukere og passord i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2013-utgaver:

Velg kommandoen Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Konfigurer brukere.

QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste. Dialogboksen Brukere og roller identifiserer alle brukere som QuickBooks-tilgang er satt opp for og rollene QuickBooks kan fylle når de bruker QuickBooks. Brukerlisten, på fanen Brukerliste i dialogboksen, identifiserer også hvem som for øyeblikket er logget på systemet.

Fortell QuickBooks at du vil legge til en bruker ved å klikke på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser den første dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang.

Identifiser brukeren og oppgi et passord.

Gi hver bruker du setter opp et passord for et brukernavn. Du gjør dette ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i boksen Brukernavn. Etter at du har identifisert brukeren, skriv inn brukerens passord i både Passord-tekstboksen og Confirm Password-tekstboksen.

Identifiser brukerens rolle(r).

Bruk listeboksen Tilgjengelige roller for å velge rollene (eller pliktene) brukeren fyller. Legg deretter til den valgte rollen i brukerens liste over tildelte roller ved å klikke på Legg til-knappen. For å flytte en rolle fra en bruker, velg rollen fra Tilordnede roller-listeboksen og klikk deretter Fjern.

Beskrivelse-boksen nederst i dialogboksen Ny bruker beskriver rollen mer detaljert, inkludert typen QuickBooks-bruker som vanligvis kan tildeles den valgte rollen.

(Valgfritt) Endre roller etter behov.

Du kan finjustere rollene du, med QuickBooks' hjelp, tildeler. For å gjøre det, velg kategorien Roller i dialogboksen Brukere og roller, klikk på rollen du vil endre, og klikk på Rediger-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle, velg en regnskapsaktivitet eller et område fra listen Område og aktiviteter og bruk deretter knappene for områdetilgangsnivå for å spesifisere hva en bruker med den valgte rollen kan gjøre.

Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge alternativknappen Ingen. Du kan angi at brukeren skal ha full tilgang ved å velge Full-radioknappen. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du Delvis-knappen og deretter krysser eller fjerner du boksene Opprett, Endre, Slett, Skriv ut og Vis saldo. Klikk OK for å lagre eventuelle endringer og gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller.

Du kan se hvilken tilgang en rolle i utgangspunktet har ved å velge en av oppføringene i listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruker knappene og boksene for områdetilgangsnivå for å vise gjeldende innstillinger for rollen.

(Valgfritt) Se gjennom brukertillatelsene dine.

Etter at du har konfigurert en bruker, bør du (bare for å være forsiktig) gjennomgå tillatelsene du har gitt brukeren. For å gjøre dette, klikk kategorien Brukerliste i dialogboksen Brukere og roller, velg brukeren og klikk deretter Vis tillatelser-knappen.

Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tillatelser (ikke vist), velg brukeren og klikk deretter Vis-knappen for å se vinduet Vis tillatelser, som viser en svært detaljert liste over hva brukeren kan og ikke kan gjøre.

(Valgfritt) Se gjennom rolleendringene dine.

Hvis du gjør endringer i en rolles tillatelser, vil du sannsynligvis også se gjennom disse endringene. For å gjøre det, klikk på Rolleliste-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velg rollen og klikk på Vis tillatelser-knappen. QuickBooks viser en annen versjon av dialogboksen Vis tillatelser som viser rollene du og QuickBooks har satt opp.

Velg rollen du vil gjennomgå, og klikk deretter på knappen Vis tillatelser. QuickBooks viser en annen versjon av View Permissions-vinduet med en detaljert liste over hva noen med rollen kan og ikke kan gjøre.

Når du er ferdig med gjennomgangen av bruker- og rolletillatelser, klikker du Lukk for å lukke alle åpne vinduer og klikker deretter Avbryt- eller Lukk-knappen for å lukke eventuelle åpne dialogbokser.

Fra dette tidspunktet kan den nye brukeren bruke QuickBooks; hans eller hennes rettigheter er imidlertid begrenset til det du spesifiserte.

Regnskapsførere ønsker ofte å se rettighetene som bestemte brukere har. Dette gjelder spesielt hvis du blir revidert av din CPA som en del av årlige avslutninger. (Du kan bli revidert hvis banken for eksempel vil ha reviderte regnskaper.) QuickBooks' View Permissions-vindu er en smidig måte å se disse dataene på nettet, og hvis du vil skrive ut en kopi av tillatelsesinformasjonen, er alt du trenger å gjøre klikk på vinduets Skriv ut-knapp.