QuickBooks 2012 Pro og Premier i et flerbrukermiljø

QuickBooks Pro og Premier 2012 lar deg sette opp flere passord for QuickBooks-datafilen. Det som er veldig pent med dette er at du kan fortelle QuickBooks å begrense visse brukere og passord til å gjøre bare visse ting.

Bedriftseieren kan for eksempel ha et passord som lar henne gjøre hva som helst. Men en ny regnskapsmedarbeider kan for eksempel ha et passord som bare lar ham registrere regninger i systemet.

For å sette opp flere brukere og passord i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2012-utgaver, følg disse trinnene:

Velg kommandoen Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Konfigurer brukere.

QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste, som identifiserer alle brukere som QuickBooks-tilgang er konfigurert for og som for øyeblikket er logget på systemet.

Fortell QuickBooks at du vil legge til en bruker ved å klikke på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser den første dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang.

Identifiser brukeren og oppgi et passord.

Gi hver bruker som du setter opp et passord for et brukernavn ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i Brukernavn-boksen. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du inn brukerens passord i både Passord-tekstboksen og Confirm Password-tekstboksen.

Klikk Neste for å fortsette og angi om du vil begrense tilgangen for den nye brukeren.

Når QuickBooks viser den andre dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, angi om du vil begrense tilgang og rettigheter for brukeren. Hvis du ønsker å begrense tilgang og rettigheter ( rettigheter er rett og slett de tingene brukeren kan gjøre), velg alternativknappen Valgte områder i QuickBooks.

Hvis du vil at brukeren skal kunne gjøre hva som helst, velg alternativknappen Alle områder av QuickBooks. Hvis du angir at den nye brukeren skal ha tilgang til alle områder av QuickBooks, er du ferdig med å sette opp brukerpassordet. Du kan hoppe over de resterende trinnene.

Klikk Neste for å fortsette og beskriv deretter tilgang til salgs- og kundeinformasjon og oppgaver.

Etter at du har fullført trinn 4, viser QuickBooks den tredje dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang. Dette er den første av ti dialogbokser som leder deg gjennom et intervju med detaljerte spørsmål om hva slags tilgang hver bruker bør ha til et bestemt område.

Klikk på Neste og beskriv deretter kjøpene og leverandørrettighetene.

Etter at du har fullført trinn 5 ved å klikke på Neste, viser QuickBooks den fjerde dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang, som lar deg spesifisere hvilken tilgang denne nye brukeren har i områdene for kjøp og leverandørgjeld. Du kan velge alternativknappen Ingen tilgang, Full tilgang eller Selektiv tilgang og en av datterselskapsknappene for selektiv tilgang.

Klikk på Neste og beskriv deretter de gjenværende brukerrettighetene og tilgangen.

Når du klikker på Neste-knappen som vises nederst i hver versjon av dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks flere andre versjoner av dialogboksen som QuickBooks bruker for å spørre deg om brukerrettigheter og tilgang.

Du begrenser rettighetene i hvert av disse andre områdene på samme måte som du gjør for områder for salg og kundefordringer og kjøp og leverandørgjeld. Bare vær omtenksom mens du går gjennom og begrense brukerens kapasitet. Du vil at brukerne skal ha rettighetene som er nødvendige for å gjøre jobben sin, men du vil ikke gi dem flere rettigheter enn de trenger.

Spesifiser om brukeren kan endre eller slette transaksjoner.

Etter at du har gått gjennom omtrent et halvt dusin versjoner av dialogboksene Konfigurer brukerpassord og tilgang som spør om spesifikke regnskapsområder, viser QuickBooks versjonen for endring eller sletting av transaksjoner av dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang. Generelt vil du begrense en brukers muligheter til å endre eller slette transaksjoner.

Klikk på Neste og gå gjennom rettighetsbeslutningene dine.

Etter at du har klikket på Neste, viser QuickBooks den endelige versjonen av dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang. Den identifiserer brukerrettighetene du har tildelt eller tillatt. Du kan bruke denne dialogboksen til å gjennomgå rettighetene som noen har. Hvis du innser at du har feilaktig tildelt rettigheter, klikker du på Tilbake-knappen for å gå tilbake gjennom dialogboksene til der du gjorde en feil.

Når du er ferdig med gjennomgangen av brukerrettigheter og tilgang, klikker du på Fullfør.

Fra dette tidspunktet vil den nye brukeren kunne bruke QuickBooks; hans eller hennes rettigheter er imidlertid begrenset til det du spesifiserte.