QuickBooks 2012-kondenseringsfilfunksjonen

QuickBooks 2015 Condense-funksjonen gjør et par ting. Først oppretter den en arkivkopi av datafilen, og den behandler den datafilen for å tillate den å være mindre. For mer detaljer sjekk ut forklaringen nedenfor:

• QuickBooks Condense-kommandoen oppretter en permanent kopi av QuickBooks-datafilen. (Dette kalles en arkivkopi av filen.) En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av firmafilen slik den eksisterer på et bestemt tidspunkt.

  Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje regnskapsføreren din, eller en føderal eller statlig revisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen for å vise hvordan firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.

• Filkondenseringsprosessen gjør datafilen mindre ved å oppsummere mange gamle lukkede, detaljerte transaksjoner ved å bruke store monsterjournaloppføringer.

Fordi denne kondenseringen og arkiveringen kan være litt forvirrende, er her et raskt sammendrag av nøyaktig hva som skjer når du kondenserer QuickBooks-selskapsfilen. Her er hva QuickBooks vanligvis gjør under prosessen:

• Lagrer en arkivkopi av firmafilene dine : Når du kondenserer QuickBooks firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av den filen.

• Fjerner gamle lukkede transaksjoner : Som en del av kondenseringsprosessen gir QuickBooks deg muligheten til å fjerne gamle, lukkede transaksjoner fra gjeldende, fungerende versjon av QuickBooks-selskapsfilen.

  Husk at arkivering oppretter en arkivkopi av QuickBooks-selskapsfilen. Du har imidlertid fortsatt den fungerende versjonen av QuickBooks-selskapsfilen. Det er denne gjeldende, fungerende versjonen av QuickBooks-selskapsfilen som blir ryddet opp, eller kondensert, ved fjerning av gamle, lukkede transaksjoner.

  Lukkede transaksjoner er transaksjoner som QuickBooks ikke lenger trenger å spore i detalj. For eksempel er en gammel kundefaktura – etter at den er betalt – en avsluttet transaksjon. En gammel sjekk skrevet til en leverandør - etter at den er klarert i banken - er en avsluttet transaksjon.

• Oppsummerer gamle, lukkede transaksjoner : Fordi de gamle, lukkede transaksjonene fjernes fra QuickBooks-datafilen, oppretter kondensering vanligvis månedlige journaloppsummeringer for de gamle, lukkede transaksjonene og plasserer disse sammendragstransaksjonene i gjeldende, fungerende versjon av QuickBooks-datafilen.

  Disse oppsummerende månedlige journalpostene lar deg fortsette å utarbeide månedlige regnskaper. For eksempel, selv om arkivering fjerner alle de gamle, avsluttede transaksjonene fra for eksempel januar 2010, kan du fortsatt produsere månedlige regnskaper for januar 2010 i 2013. For å produsere månedlige regnskaper for januar 2010 bruker QuickBooks sammendraget månedlige journalposter.

• Rydder revisjonssporet: En nesten skjult effekt av oppryddingen av QuickBooks-datafilene gjelder revisjonssporet. Hvis du rydder opp i en selskapsfil og indikerer at selskapsfilen skal være komprimert, fjerner QuickBooks revisjonssporet før datoen for "fjernede lukkede transaksjoner på eller før".

  Med andre ord, i den perioden QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet til disse transaksjonene.

Den Forminsker filen prosessen innebærer vanligvis å lage en kopi av Quickbooks datafilen du lagre og legge bort et sted og skape en nedskalert versjon av arbeidende selskap filen. Kommandoen du bruker til å kondensere QuickBooks-selskapsfilen, lar deg imidlertid også lage nesten tomme firmafiler.

De fleste vil aldri trenge å bruke dette alternativet. det er bare én kategori av QuickBooks-brukere som kanskje vil lage nesten tomme firmafiler. CPAer og konsulenter (som ønsker å gjenbruke en selskapsfil for en annen forretningsenhet eller klient) vil kanskje bruke denne kommandoen til å lage selskapsdatafiler som har mange av listene satt opp allerede.