QuickBooks 2012 Innkjøpsordre tips og triks

Du bør være oppmerksom på noen få elementer når du oppretter en innkjøpsordre i QuickBooks 2012. Mange små bedrifter bruker ikke innkjøpsordrer. Men når de vokser til en viss størrelse, bestemmer mange bedrifter seg for å bruke dem fordi innkjøpsordrer blir permanente registreringer av varer du har bestilt.

Dessuten formaliserer bruk av innkjøpsordrer ofte kjøpsprosessen i et selskap. Du kan for eksempel bestemme at ingen i firmaet ditt kan kjøpe noe som koster mer enn $100 med mindre han får en innkjøpsordre. Hvis bare du kan utstede kjøpsordrer, har du effektivt kontrollert kjøpsaktiviteter gjennom denne prosedyren.

Følgende er noen viktige observasjoner du bør merke deg:

• Ikke alle kjøp fortjener en kjøpsordre. Hvis du ikke er vant til å jobbe med innkjøpsordrer, er det lett å gå over bord når du først begynner å bruke dette hendige verktøyet. Ikke desto mindre, husk at ikke alle kjøp garanterer innkjøpsordrer.

• Bruk innkjøpsordrer for å administrere innkjøp. Vanligvis bruker bedrifter innkjøpsordrer som en måte å kontrollere og dokumentere kjøp på. Faktisk krever mange kjøp egentlig ikke en innkjøpsordre.

  Beløp du har godtatt å kjøpe som er dokumentert gjennom standardkontrakter, for eksempel regninger fra telefonselskapet, gasselskapet og utleieren din, trenger selvsagt ikke innkjøpsordrer. I tillegg trenger beskjedne kjøp som kontorrekvisita ofte ikke innkjøpsordrer heller. Du trenger definitivt en måte å kontrollere disse utgiftene på, men innkjøpsordrer er sannsynligvis ikke veien å gå.

• Vurder andre komplementære kontrollverktøy. Andre budsjettkontroller som «godkjenning fra veileder» eller et enkelt budsjett fungerer ofte like bra.