QuickBooks 2008 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Forretningsmidlene dine kan inkludere din evne til å jobbe med QuickBooks regnskapsprogramvare. Dette hendige juksearket hjelper deg med å bygge opp bokføringskunnskapen din – fra datafilbehandling til lønnsforberedelse, sammenstilling av vareliste til sporing av kjøpsordre med QuickBooks 2008.

Hvordan angi en sluttdato og passord i QuickBooks

QuickBooks krever ikke at du eller lar deg "lukke" måneder og år, slik gamle manuelle regnskapssystemer gjorde. (Når du "stengte" en gammel regnskapsperiode, nullstilte du faktisk inntekts- og utgiftskontoene og overførte nettobeløpet til eierens egenkapitalkontoer.)

Imidlertid lar QuickBooks deg bruke en sluttdato og passord. Sluttdatoen hindrer på en måte noen fra å legge inn transaksjoner tidligere enn den angitte datoen. Hvis du angir et avsluttende passord, for eksempel, må noen oppgi det passordet før de registrerer en transaksjon eller endrer en transaksjon datert før sluttdatoen. Hvis du ikke angir et avsluttende passord, blir noen som prøver å legge inn eller endre en transaksjon datert før sluttdatoen, advart, men han eller hun kan fortsatt opprette eller endre oppføringen.

For å angi en sluttdato, velg Rediger → Innstillinger, klikk på Regnskapsikonet, klikk på kategorien Firmainnstillinger, og skriv deretter inn sluttdatoen (sannsynligvis slutten av det sist fullførte året) i boksen Dato gjennom hvilke bøker er stengt. For å bruke et avsluttende passord, klikk på Angi passord-knappen, og bruk dialogboksen som QuickBooks viser til å opprette lukkepassordet.

Gjør deg klar til å utføre lønn med QuickBooks 2008

Hvis du vil bruke en av QuickBooks Payroll-tjenestealternativene fordi du vil spare penger, du ikke er redd for litt papirarbeid, eller kanskje du vil ha den ekstra fleksibiliteten som følger med å gjøre det selv, må du registrere deg for passende smak av tjenesten.

For å sette opp et alternativ for lønnstjeneste, gjør deg klar til å hoppe på Internett. Følg disse trinnene:

I QuickBooks velger du Ansatte → Lønn → Bestill lønnstjeneste.

QuickBooks kobler til Internett og viser den første siden i et flersidet nettskjema som lar deg signere og sette opp QuickBooks Payroll-tjenesten.

Følg instruksjonene på skjermen.

Merk: Å sette opp QuickBooks lønnstjeneste krever at du har nøyaktig lønnsinformasjon for alle ansatte, samt informasjon om kildeskatt. Du vil samle inn all denne informasjonen før du begynner. Prosessen med å sette opp lønn – forutsatt at du har informasjonen for hånden og at du bare har en håndfull ansatte – bør ikke ta mye mer enn en halvtime.

Planlegg lønnslisten din.

Etter at du har registrert deg for (og indirekte satt opp) QuickBooks Payroll-tjenesten, må du planlegge dine kommende lønnsaktiviteter. For å gjøre dette, velg kommandoen Ansatte → Legg til eller rediger lønnsplaner.

Når QuickBooks viser vinduet Lønnsplanliste, klikker du på Lønnsplan-knappen og deretter Ny. Når du blir bedt om det av QuickBooks, beskriv lønnslisten du planlegger. Hvis du for eksempel setter opp en ukentlig lønnsliste, kan du kalle lønnslisten noe som fredagslønn. Videre, beskriv frekvensen som ukentlig, annenhver uke, semi-månedlig, og så videre.

Beskriv dine ansatte.

Du må beskrive hver av dine ansatte, og du må identifisere hvilken lønnsplan de tilhører. Velg Ansatte → Ansattsenter. Klikk på Ny ansatt-knappen. Deretter bruker du fanene i vinduet som QuickBooks viser for å oppgi den ansattes navn, adresse, personnummer og så videre. Merk at du bruker fanen Lønn og kompensasjon til å spesifisere den ansattes lønn og tilordne den ansatte til en planlagt lønn.

Inaktivering av listeelementer i QuickBooks 2008

En av de fine funksjonene i QuickBooks er at den lar deg forenkle listene dine ved å skjule elementer som ikke lenger er aktive, inkludert de som du forventer skal være aktive igjen senere. Hvis du har sesongansatte, kan du skjule dem fra medarbeiderlisten på de tidene på året når de ikke jobber. Eller hvis du selger minnenøkkelringer bare hvert femte år, kan du hindre dem fra å rote varelisten din i løpet av årene. Du kan også inaktivere kunder og leverandører fra deres respektive lister.

For å inaktivere noe fra en liste, er alt du trenger å gjøre å åpne listen og dobbeltklikke på elementet. Når QuickBooks åpner varen, ansatt, kunde eller leverandør som du vil inaktivere, merker du av for Varen er inaktiv. (Navnet på avmerkingsboksen endres, avhengig av hva du prøver å deaktivere.) Klikk deretter OK. QuickBooks skjuler dette medlemmet fra listen din. Neste gang du viser listen, vises boksen Inkluder inaktiv.

For å se og redigere skjulte medlemmer av listen din, klikker du på Inkluder inaktiv-boksen. Alle inaktive medlemmer dukker opp med X-ikoner ved siden av seg. Hvis du ønsker å reaktivere et medlem, er alt du trenger å gjøre å klikke på X-ikonet, og medlemmet blir reaktivert.

QuickBooks holder oversikt over kjøpsordrer

Du kan opprette QuickBooks PO-er selv om du bestiller varer via telefon eller via World Wide Web - det vil si når du ikke ber om varer skriftlig. Ved å fylle ut innkjøpsordrer kan du bestemme hvilke varer du har på bestilling og når varene kommer. Alt du trenger å gjøre er å spørre QuickBooks, "Hva er på bestilling, og når kommer det, uansett?" Aldri igjen vil du trenge hjernen din for å huske om du har bestilt disse thingamajiggene og doohickeys.

Og når regningen kommer, vil du allerede ha den spesifisert på PO-skjemaet. Etter å ha skrevet ut alle varene på din PO, trenger du ikke å fylle ut en Vare-fane på sjekken når du betaler regningen. Eller, hvis du betaler regninger med kreditormetoden, trenger du ikke fylle ut fanen Varer i vinduet Skriv inn regninger. Når varene kommer, er alt du trenger å gjøre å fortelle QuickBooks; varene legges umiddelbart til inventarlisten din.

Bruk PO-er for varer du bestiller – det vil si for varer du vil motta og betale for i fremtiden. Hvis du kjøper varer over disk eller mottar varer du ikke har bestilt, trenger du selvsagt ikke innkjøpsordre. Det du trenger å gjøre er bare å betale regningen og lagerføre varene du nettopp har kjøpt.