QuickBooks: 10 økonomiske tips for bedriftseiere

Bedriftseiere bør spille en aktiv rolle i den økonomiske siden av virksomheten for å forhindre ethvert forsøk på underslag eller forfalskning. Se gjennom QuickBooks-regnskapet ditt, hold et øye med hvor pengene går, og vet hvem som håndterer økonomien. Hold virksomheten din trygg og i god orden ved å følge disse ti økonomiske rådene.

Signer alle dine egne sjekker

Dette er ikke et smell mot regnskapsførere. I en liten bedrift har imidlertid folk (spesielt fulladede bokholdere) muligheten til å lure deg enkelt. Ved å signere alle sjekkene selv, holder du fingrene på pulsen for kontantutbetalingen. Ja, denne praksisen kan være et problem - du må vasse gjennom papirarbeid hver gang du signerer en bunke sjekker - men husk alternativet.

Forresten, hvis du er i et partnerskap, bør du ha minst et par av partnerne medundertegne sjekkene - eller i det minste de store sjekkene.

Ikke signer en sjekk på feil måte

Hvis du signerer mange sjekker, kan du bli fristet til å bruke en rask og rasende (uunngåelig uleselig) signatur. Selv om det gir god mening å skrive navnet ditt på en uleselig måte når du signerer baseballer, ikke gjør det når du signerer sjekker. En tydelig signatur, spesielt en med sans for personlig stil, er særegen. En bølget linje med et kryss og et par prikker er lett å smi.

Gjennomgå kansellerte sjekker før regnskapsføreren din gjør det

Pass på at du gjennomgår de kansellerte sjekkene (sjekkbildet som vises på kontoutskriften) før noen andre ser den månedlige kontoutskriften.

Denne informasjonen handler absolutt ikke om ledende bokholdere. Likevel kan en bedriftseier avgjøre om noen forfalsker signaturer på sjekker bare ved å være den første til å åpne kontoutskriften og ved å gjennomgå hver av signaturene på de kansellerte sjekkene.

Hvis du ikke undersøker sjekkene, kan skruppelløse ansatte – spesielt regnskapsførere som kan oppdatere bankkontopostene – forfalske signaturen din ustraffet. Og de blir ikke tatt hvis de aldri overtrekker kontoen.

Dobbeltsjekk bankavstemmingen

Et raskt relatert poeng: Hvis du ikke er personen som gjør bankavstemmingen, sørg for å gå gjennom avstemmingsarbeidet utført av den som utfører arbeidet. (Sannsynligvis din bokholder?) Denne anmeldelsen betyr ikke bare at et annet sett med øyne ser arbeidet og fanger feil. Denne anmeldelsen gir enda en mulighet til å sørge for at det ikke oppstår morsomme saker.

Og, å, et annet vanskelig poeng: Føler du deg ikke tilbøyelig til å følge de foregående to eller tre prosedyrene? Da kan du – ikke banken – spise tap fra ting som forfalskning.

Velg en bokholder som kan datamaskiner

Ikke bekymre deg, du trenger ikke be om en FBI-bakgrunnssjekk når du ansetter en bokholder. Faktisk, hvis du bruker QuickBooks, trenger du ikke å ansette folk som er kjent med regnskapssystemer for små bedrifter. Men finn folk som vet hvordan de skal føre sjekkhefte og jobbe med en datamaskin. De burde ikke ha problemer med å forstå QuickBooks.

Selvfølgelig vil du ikke ha noen som nettopp falt av kålrotbilen. Men selv om du ansetter noen som syklet inn til byen på en, kommer du ikke til å ha store problemer med å få den personen i gang med QuickBooks.

Hvis du kan, finn en bokholder som kan dobbel bokføring og lønn

Her er noen tips om den ideelle kandidatens tekniske ferdigheter. En bokholder som kan dobbel bokføring er supernyttig - men for å være rettferdig er slik kunnskap sannsynligvis ikke nødvendig.

Også, hvis du kan, finn noen som vet hvordan du utfører lønn - og ikke bare de føderale lønnsskattesakene, men også statens lønnsskattevirksomhet. (Hvis du ikke finner denne typen person, vet at du enkelt kan outsource lønn til en stor lønnstjeneste.)

Gjennomgå regnskapet ditt regelmessig

Produser og se over resultatregnskapet som QuickBooks genererer uten problemer. Bli vant til å se over balansen din med lister over eiendeler og gjeld. Utforsk og finn en annen rapport eller to som gir deg nyttig innsikt i rytmene og rimene til virksomheten din. (Eventuelle feil du gjør vil forresten sannsynligvis dukke opp som klønete tall på balansen din.)

Sannsynligvis kan du holde et ganske fast grep om operasjonen ved å se på to eller tre enkle å forstå rapporter. Og ved å jevnlig titte på disse regnskapene – for eksempel en eller to ganger i uken – gjør du regnskapssystemet ditt til et verktøy som er nyttig både for å oppdage fristende muligheter og for å unngå farlige feller.

Her er en måte å drive virksomhetene dine på ved å se på tre QuickBooks-rapporter:

• En resultatregnskap som sammenligner inneværende års og forrige års hittil i år tall (slik at du kan se hvordan du gjør det i inneværende år sammenlignet med året før)

• Fordringens sammendrag aldring (slik at du kan se hvilke kunder og kunder som har forfalt)

• Balansen (slik at du kan overvåke kontanter og arbeidskapital og se morsomme ting)

Velg et passende regnskapssystem

Når du bruker QuickBooks, bruker du enten kontantbasert regnskap eller periodiseringsregnskap. Kontantbasert regnskap er greit når en virksomhets kontantstrøm gjenspeiler salget og kontantstrøm speiler utgiftene. Denne situasjonen er imidlertid ikke tilfelle i mange virksomheter. En kontraktsbygger av eneboliger, for eksempel, kan ha penger som kommer inn (ved å låne fra banker), men kan ikke tjene penger. Alternativt kan en pantelåneeier som låner ut penger til 22 prosent rente tjene snadder av penger, selv om kontanter strømmer ut av virksomheten daglig.

Som en generell regel, når du kjøper og selger inventar, fungerer periodiseringsregnskap bedre enn kontantbasert regnskap. Kontantbasert regnskap utsetter imidlertid vanligvis inntektsskatt.

Hvis QuickBooks ikke fungerer for din bedrift

QuickBooks er et flott regnskapsprogram for små bedrifter. Men hvis QuickBooks ikke ser ut til å passe dine behov - hvis du for eksempel trenger et program som fungerer bedre for en produsent eller som inkluderer en spesiell bransjespesifikk funksjon - vil du kanskje ha en av de mer kompliserte (men også kraftigere ) regnskapspakker for små bedrifter.

Før du hopper fra QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, sørg for å sjekke ut Enterprise Solutions-versjonen av QuickBooks, som koster mer, men også fungerer for større bedrifter. Enterprise-versjonen av QuickBooks ser ut og fungerer nesten identisk med de "vanlige" versjonene. Hvis du kjenner QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, så kjenner du allerede (eller kjenner stort sett) QuickBooks Enterprise.

Hvis Enterprise-versjonen av QuickBooks ikke fungerer, kan det være lurt å snakke med regnskapsføreren din om bransjespesifikke pakker. (For eksempel, hvis du er en kommersiell trykkeri, kan noen leverandører ha utviklet en spesiell regnskapspakke kun for kommersielle trykkerier.)

Hold ting enkelt

Når du administrerer småbedrifters økonomiske anliggender, hold ting så enkelt som mulig. Faktisk, hold forretningssakene dine enkle nok til at du enkelt kan se om du tjener penger og om virksomheten er sunn.

Dette rådet om enkelhet kan høres rart ut, men noen ganger kan veldig dyktige mennesker bygge monstrøst komplekse økonomiske strukturer for virksomhetene sine, inkludert kompliserte leasingordninger, labyrintiske partnerskap og bedriftsstrukturer, og sofistikerte overskudds- og kostnadsdelingsordninger med andre virksomheter. Disse supersofistikerte økonomiske ordningene gir ikke fortjeneste når du vurderer alle kostnadene. Dessuten blir slike komplekse ordninger nesten alltid til ledelses- og journalføringshodepine.