Planlegg ditt nye QuickBooks 2012-system

Hvis du forstår et par store bildeelementer - hva regnskap gjør og hva regnskapssystemer gjør - helt fra starten, vil du oppdage at QuickBooks 2012-oppsettprosessen gir mye mer mening.

Hva regnskap gjør

Tenk på hva regnskap gjør. Folk kan krangle om de små detaljene, men de fleste er enige om at regnskap gjør følgende fire viktige ting:

• Måler fortjeneste og tap

• Rapporter om en finansiell tilstand til et firma (dets eiendeler, gjeld og nettoformue)

• Gir detaljerte oversikter over eiendeler, gjeld og eiers egenkapitalkontoer

• Leverer finansiell informasjon til interessenter, spesielt til ledelsen

Hva regnskapssystemer gjør

Ta nå en kort titt på hva regnskapssystemer - eller i det minste hva regnskapssystemer for små bedrifter - vanligvis gjør:

• Lag regnskap, inkludert resultatregnskap, balanse og andre regnskapsrapporter.

• Generer forretningsskjemaer, inkludert sjekker, lønnsslipper, fakturaer, kundeutskrifter og så videre.

• Hold detaljert oversikt over nøkkelkontoer, inkludert kontanter, kundefordringer (beløp som kunder skylder et firma), leverandørgjeld (beløp som et firma skylder sine leverandører), varelager, anleggsmidler og så videre.

• Utføre spesialiserte informasjonshåndteringsfunksjoner. For eksempel i forlagsbransjen betaler bokforlag ofte royalties til forfattere. Så royaltyregnskap er en oppgave som bokforlags regnskapssystemer vanligvis må gjøre.

Hva QuickBooks 2012 gjør

Ok, etter at du har forstått hva regnskap gjør og hva regnskapssystemer vanligvis gjør, kan du med et visst perspektiv se hva QuickBooks gjør:

• Lager regnskap

• Genererer mange vanlige forretningsskjemaer, inkludert sjekker, lønnsslipper, kundefakturaer, kundeutskrifter, kreditnotaer og innkjøpsordrer

• Holder detaljert oversikt over en håndfull nøkkelkontoer: kontanter, kundefordringer, leverandørgjeld og inventar i enkle innstillinger

QuickBooks gjør tre av de fire tingene du forventer at et regnskapssystem skal gjøre. QuickBooks leverer ikke de spesialiserte regnskapstingene. For eksempel utfører ikke QuickBooks royaltyregnskap.

Hva QuickBooks 2012 ikke gjør

Så QuickBooks gjør tre av de fire tingene som regnskapssystemer gjør, men det gjør ikke alt. QuickBooks er ofte en ufullstendig regnskapsløsning. Vær derfor forsiktig med å sette forventningene dine. Du må vanligvis også finne ut løsninger for noen av dine spesielle regnskapskrav.

QuickBooks gir brukere og bedrifter mye fleksibilitet. Så, tilbake til forrige eksempel, kan en bokutgiver gjøre mye av det den trenger å gjøre for royaltyregnskap i QuickBooks. Dette royalty-regnskapsarbeidet krever ganske enkelt en viss mengde fikling ettersom virksomheten setter opp QuickBooks.

Imidlertid lider QuickBooks (eller i det minste de mest populære versjonene av QuickBooks) av et par betydelige svakheter:

• QuickBooks Pro gir ikke en god måte å håndtere produksjonen av inventar på. QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions støtter imidlertid enkel produksjonsregnskap. (Disse versjonene av QuickBooks hjelper deg med å gjøre rede for prosessen med å gjøre råvarer om til ferdige varer.)

• Bare QuickBooks Enterprise Solutions håndterer situasjonen med å lagre inventar på flere steder. Med andre ord viser QuickBooks Pro og QuickBooks Premier ganske enkelt for eksempel at du har 3000 widgets. Den lar deg ikke holde styr på det faktum at du har 1000 widgets på lageret, 500 widgets i butikk A og 1500 widgets i butikk B.

Til tross for at QuickBooks kan være en ufullstendig løsning og kanskje ikke håndterer inventar slik du ønsker eller trenger, er QuickBooks fortsatt en veldig god løsning. Det QuickBooks gjør, det gjør det veldig bra. Tenk på det faktum at QuickBooks vil være rundt i lang, lang tid.

Det er langt mer sannsynlig at et regnskapsprogramvareprodukt med 600 brukere, for eksempel, vil bli avviklet i stedet for et produkt som QuickBooks, som har 4.000.000 kunder.