Oppryddings- og arkiveringsstrategier for QuickBooks

Å bestemme når og hvordan du vil rydde opp eller arkivere QuickBooks-selskapsfilen er for det meste et spørsmål om sunn fornuft. Din første vurdering bør være om du trenger å kondensere selskapsfilen i det hele tatt.

Hvis QuickBooks fortsatt kjører med en rimelig hastighet, hvis du ikke opplever at du blir gal på grunn av mange ubrukte elementer i lister, eller hvis datafilen ikke har vokst seg uhyrlig stor (større enn 100 MB eller så), trenger du kanskje ikke kondensere. I mange tilfeller oppnår du ingen fordel ved å rydde opp. Og ved å ikke rydde opp, har du fortsatt fullstendige, detaljerte økonomiske poster for hånden.

Å kjøre en oppryddingsoperasjon reduserer ikke nødvendigvis størrelsen på QuickBooks-datafilen. Derfor, hvis du virkelig må ha en mindre datafil, bør du først kjøre en oppryddingsoperasjon og deretter lagre og gjenopprette en bærbar QuickBooks-datafil.

Her er en annen sunn fornuft om å rydde opp og arkivere QuickBooks-selskapsfilene: Du bør lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen. Faktisk, opprett en arkivkopi av QuickBooks-datafilen på slutten av året, etter at du eller din CPA har gjort noen endelige justeringer av året.

Det er en god idé å lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen som brukes til å utarbeide selvangivelsen og eventuelle regnskaper, fordi du alltid senere kan forklare et tall på en oppgave eller regnskap ved å se på arkivkopien av datafilen .

Et av problemene med å bruke QuickBooks er at folk med vilje eller utilsiktet kan endre gamle transaksjoner. Dette betyr at noen dessverre kan endre transaksjoner i en QuickBooks-datafil i et tidligere år. Når denne endringen skjer, kan noen som ser på QuickBooks-datafilen senere ikke være i stand til å forklare et tall på en selvangivelse eller et regnskap.

For eksempel, hvis noen går tilbake og endrer en transaksjon i et tidligere år, og den transaksjonen brukes til å beregne totale inntekter for året, kan du ikke lenger bruke QuickBooks-dataene til å forklare tall på selvangivelsen og regnskapet for total inntekter.

Heldigvis, ved å ha en arkivkopi av QuickBooks-datafilen - QuickBooks-datafilen som ga tall til selvangivelsen og regnskapet - kan du alltid se hvilke QuickBooks-transaksjoner som støtter et bestemt selvangivelsesnummer eller regnskapsnummer.

Hvis du fortsatt er forvirret om dette punktet - og det er litt vanskelig - spør skatterådgiveren din eller CPA om problemet. Han kan forklare deg faren for å ha en endring i QuickBooks-data som har blitt brukt til å utarbeide en avkastning eller et regnskap etter at denne avkastningen er utarbeidet, eller etter at disse regnskapene har blitt publisert og distribuert.