Opprettholde gode regnskapskontroller i QuickBooks 2012

Når du introduserer flere brukere av regnskapssystem i QuickBooks 2012, øker du behovet for regnskapskontroller. Ved å ha tilgang til regnskapssystemet kan brukere enten utilsiktet introdusere feil i regnskapssystemet, eller dessverre kan noen brukere med vilje svindle en bedrift.

Av disse grunnene kan noen av QuickBooks regnskapskontrollteknikker minimere utilsiktede feil og minimere muligheten for tyveri:

• Sammenlign regelmessig antall fysiske varelager med lagerregnskap. Beholdningen krymper dessverre. Folk - noen ganger ansatte, men ofte pseudokunder som butikktyver - vil stjele inventar.

  Derfor er en av tingene du må gjøre både for å minimere lagertap og for å opprettholde nøyaktige regnskapsposter, å jevnlig sammenligne fysiske tellinger av varelageret ditt med det regnskapet viser.

  En liten nærbutikk, for eksempel, kan være lurt å sammenligne tobakkslager på daglig basis, øl- og vinbeholdning på ukentlig basis, og alle andre dagligvarevarer på månedlig eller årlig basis. Denne tilnærmingen til ofte å telle de mest verdifulle og lettest å stjele gjenstandene oppnår to ting:

  • Lagerkrymping identifiseres raskt.

  • Bedriftseieren kan minimere inventarkrymping ved å identifisere typen inventar som oftest blir stjålet, eller til og med når inventaret er oftest stjålet.

• Avstemme bankkontoer. En ting bedriftseiere bør gjøre er å avstemme sine egne bankkontoer. Ofte skjer ansatttyveri av regnskapspersonell når ansatte finner ut hvordan de skal skrive sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. En sikker måte å finne en fiktiv og uredelig transaksjon på er å få eieren til å avstemme kontoutskriften.

  Hvis eieren avstemmer kontoutskriften, kan hun sammenligne bankens regnskap for kontoen med selskapets QuickBooks-regnskap. Eventuelle åpenbare avvik kan fikses - noe som betyr at QuickBooks regnskapsposter er mer nøyaktige. I tillegg har alle uklare, mistenkelige transaksjoner en tendens til å bli åpenbare når bedriftseieren ser nøye på sjekkene.

• Skille regnskap fra fysisk varetekt der det er mulig. I en liten bedrift er det vanskelig å alltid skille regnskapet for en aktivitet fra den fysiske varetekten eller det fysiske ansvaret for den aktiviteten. For eksempel er det vanskelig å skille lagerregnskapet fra fysisk oppbevaring eller tilgang til det varelageret.

  En butikkmedarbeider, for eksempel, kan lett stjele sigaretter og også justere lagerregistreringer gjennom kassesalg for sigaretter. Uansett hvor du kan skille fysisk varetekt fra regnskap, skjer det en innebygd feilkontroll.

  Du kan be din CPA om hjelp til å finne måter å skille fysisk oppbevaring av eiendeler fra regnskaps- og bokføringsplikter. Og du burde virkelig, virkelig gjøre dette. Dessverre er ansattetyveri svært vanlig.

• Lær ansatte i bruk av QuickBooks. Du bør lære opp ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en bedrift av en hvilken som helst størrelse av to grunnleggende grunner:

  • Noen som vet hvordan man bruker QuickBooks er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil. Så hvis du kan, er det fornuftig å gi noen ansatte hjelp eller opplæring eller begge deler. Disse ressursene lar folk bruke QuickBooks funksjoner mer komfortabelt og mer nøyaktig for å bygge finansiell informasjon som lar deg administrere virksomheten din bedre.

  • Rotete regnskapsdokumenter kamuflerer ansattes tyveri. Ofte er en av tingene du ser når ansattetyveri skjer, virkelig rotete regnskap. Så trening betyr ikke bare mer nøyaktig regnskap, men også at du har mindre sannsynlighet for å ha et miljø som bidrar til tyveri eller underslag.

• Lukk QuickBooks-filen. Hvis du tar et kurs i prinsipper for regnskap, vil du lære at avslutning betyr et sett med bokføringsprosedyrer noen går gjennom for å nullstille inntekts- og utgiftskontoer.

  I QuickBooks betyr lukking noe annet. Men du vil fortsatt lukke QuickBooks-filen for å opprettholde integriteten til dataene dine. Slik gjør du det: Velg kommandoen Rediger → Innstillinger, velg Regnskap og deretter kategorien Selskapsinnstillinger, og klikk deretter på knappen Sluttdato Angi dato/passord. Når QuickBooks ber deg, spesifiser en "sluttdato" og passord.

  Etter at du har gitt denne informasjonen, forbyr QuickBooks enten brukere eller begrenser brukere fra å endre eller legge inn transaksjoner datert før sluttdatoen. (Bare personer med passord kan gjøre endringer i eller legge inn transaksjoner med datoer tidligere enn sluttdatoen.)