Oppretthold gode regnskapskontroller i QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 tilbyr kontrollteknikker som en bedriftseier eller bedriftsleder kan bruke for å minimere utilsiktede feil og minimere muligheten for tyveri som oppstår når flere brukere har tilgang. Her er noen gode ideer:

• Sammenlign regelmessig antall fysiske varelager med lagerregnskap. Beholdningen krymper, dessverre. Folk - noen ganger ansatte, men ofte pseudokunder, for eksempel butikktyver - stjeler inventar. Derfor er én ting du må gjøre, både for å minimere lagertap og for å opprettholde nøyaktige regnskapsposter, å jevnlig sammenligne fysiske tellinger av varelageret ditt med det regnskapet viser. En liten nærbutikk, for eksempel, kan være lurt å sammenligne tobakkslager på daglig basis, øl- og vinbeholdning på ukentlig basis, og alle andre dagligvarevarer på månedlig eller årlig basis. Denne tilnærmingen til ofte å telle de mest verdifulle og lettest å stjele gjenstandene oppnår to ting:
  • Lagerkrymping identifiseres raskt.
  • Bedriftseieren kan minimere inventarkrymping ved å identifisere typen inventar som oftest blir stjålet, eller til og med når inventaret er oftest stjålet.
• Avstemme bankkontoer. En ting bedriftseiere bør gjøre, etter min mening, er å avstemme sine egne bankkontoer. Ofte skjer ansatttyveri av regnskapspersonell når ansatte finner ut hvordan de skal skrive sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. En sikker måte å finne en fiktiv og uredelig transaksjon på er å få eieren til å avstemme kontoutskriften. Hvis eieren avstemmer kontoutskriften, kan hun sammenligne bankens regnskap for kontoen med selskapets QuickBooks-regnskap. Eventuelle åpenbare avvik kan fikses, noe som betyr at QuickBooks regnskapsposter er mer nøyaktige. I tillegg har alle uklare, mistenkelige transaksjoner en tendens til å bli åpenbare når bedriftseieren ser nøye på sjekkene.
• Skille regnskap fra fysisk varetekt der det er mulig.I en liten bedrift er det vanskelig å alltid skille regnskapet for en aktivitet fra den fysiske varetekten eller det fysiske ansvaret for den aktiviteten. Det er vanskelig å skille varelagerregnskapet fra fysisk depot eller tilgang til det varelageret. En butikkmedarbeider, for eksempel, kan lett stjele sigaretter og også justere lagerregistreringer gjennom kassesalg for sigaretter. Likevel, uansett hvor du kan skille fysisk varetekt fra regnskap, forekommer innebygd feilkontroll. Den som foretar regnskapet kontrollerer indirekte den fysiske depotmottakerens omsorg for eiendelen. Hvis den fysiske depotmottakeren stjeler kartonger med sigaretter, for eksempel, dukker dette faktum opp når regnskapsføreren sammenligner regnskapet med det fysiske regnskapet for varelageret. På samme måte, noen som ikke har tilgang til kontanter og bankkonto kan ikke enkelt stjele kontanter, selv om han har full tilgang til kontantregnskap. Du kan be din CPA om hjelp til å finne måter å skille fysisk oppbevaring av eiendeler fra regnskaps- og bokføringsplikter. Og du burde virkelig, virkelig gjøre dette. Dessverre er ansattetyveri svært vanlig.
• Lær ansatte i bruk av QuickBooks. Du bør lære opp ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en bedrift av en hvilken som helst størrelse av to grunnleggende grunner:
  • Noen som vet hvordan man bruker QuickBooks er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil. QuickBooks er ikke vanskelig å bruke, men det er heller ikke noe du kan lære med vilje uten hjelp. Noen transaksjoner er ganske vanskelige, spesielt for enkelte virksomheter. Så hvis du kan, er det fornuftig å gi noen ansattes hjelp eller opplæring, eller begge deler. Disse ressursene lar folk bruke QuickBooks funksjoner mer komfortabelt og mer nøyaktig for å bygge finansiell informasjon som lar deg administrere virksomheten din bedre.
  • Rotete regnskapsdokumenter kamuflerer ansattes tyveri. Ofte er en ting du ser når ansattes tyveri skjer, virkelig rotete regnskap. Av den grunn kan du komme i en situasjon der dårlig trente ansatte lager et rotete regnskapssystem som muliggjør ansattetyveri. Så opplæring betyr ikke bare at du får mer nøyaktige regnskapsposter, men også at det er mindre sannsynlig at du har et miljø som bidrar til tyveri eller underslag.
• Lukk QuickBooks-filen. Hvis du tar et kurs i prinsipper for regnskap, vil du oppdage at avslutning betyr et sett med bokføringsprosedyrer som noen utfører for å nullstille inntekts- og utgiftskontoer, slik at inntekter og utgifter lett kan beregnes fra det nye året. I QuickBooks, avsluttendebetyr noe annet. Men du vil fortsatt lukke QuickBooks-filen for å opprettholde integriteten til dataene dine. Slik gjør du: Velg kommandoen Rediger –> Innstillinger, velg Regnskap, velg kategorien Firmainnstillinger, og klikk deretter på knappen Sluttdato Sett dato/passord. Når QuickBooks ber deg, spesifiser en sluttdato og passord. Etter at du har gitt denne informasjonen, forbyr eller begrenser QuickBooks brukere fra å endre eller legge inn transaksjoner datert før sluttdatoen. (Bare personer med passord kan gjøre endringer i eller legge inn transaksjoner med datoer tidligere enn sluttdatoen.)
• Administrer QuickBooks regnskapssystem. Jeg beklager å rapportere at mange bedriftseiere ikke ser på regnskapssystemet som noe mer enn et verktøy for å produsere fakturaer, lønnsslipper og informasjon som kreves for den årlige selvangivelsen. Dessverre betyr det fjerne forholdet til regnskapssystemet at bedriftseiere ofte ikke føler stort behov for å aktivt styre hva som skjer med regnskapssystemet.

En oppfatning basert på mer enn 30 års erfaring med å jobbe som CPA er at denne holdningen er feil. Et regnskapssystem bør være et verktøy du bruker for å bedre administrere virksomheten din. Og det kan være det. Men hvis det skal være et verktøy for bedre å administrere virksomheten din, må du administrere systemet. Med andre ord, jeg foreslår med respekt at du tar ansvar for å sikre at ansatte er opplært til å gjøre de tingene som beskytter regnskapssystemet ditt (som å sikkerhetskopiere datafilen) og at du sørger for at de fullfører passende regnskapsprosedyrer på en månedlig og årlig grunnlag (som å sende ut alle fakturaer, avstemme bankkontoer, rydde opp i rotete transaksjoner og så videre).

Dette lederansvaret trenger ikke være tungt. Du kan ganske enkelt sørge for at folk gjør den slags ting de skal gjøre ved å lage noen enkle sjekklister. Tabellen nedenfor viser et eksempel på en månedlig regnskapsoppgaveliste.

En prøveliste for månedlig regnskapsoppgaver

Denne tabellen viser et eksempel på en årlig regnskapsoppgaveliste. Du kan bruke disse tabellene som utgangspunkt for å lage din egen liste over ting som regnskapsføreren eller kontorsjefen må gjøre hver måned eller på slutten av hvert år.

En prøveliste for årlig regnskapsoppgaver