Opprette fakturerbare tidsoppføringer i QuickBooks Online

Dine ansatte kan jobbe direkte for deg med aktiviteter som er nødvendige for å drive bedriften din (som å utarbeide kundefakturaer eller legge inn regnskapsinformasjon i QuickBooks Online), og de kan også utføre arbeid direkte relatert til kundene dine. I sistnevnte tilfelle vil du kanskje spore tiden ansatte bruker på klientrelaterte prosjekter og deretter fakturere kundene dine for de ansattes tid.

For å spore tid bruker du enten vinduet Tidsaktivitet eller Ukentlig timeliste-vinduet; uavhengig av vinduet du bruker, sporer QBO tiden som er angitt, og når du utarbeider en faktura for en klient som det ble registrert tid for, ber QBO deg om å legge til tiden på fakturaen.

Du lærer å legge inn tid ved å bruke både vinduet Tidsaktivitet og Ukentlig timeliste, og du vil se hvordan QBO ber deg om å inkludere den fakturerbare tiden på en kundes faktura. Merk at en tidsregistrering som du kan fakturere tilbake til en kunde, kalles, smart, fakturerbar tid.

Gå inn i en enkelt gangs aktivitet

Åpne Time Activity-vinduet ved å bruke Opprett plusstegnet-menyen (+) øverst i QBO. Følg disse trinnene:

Klikk på Opprett plusstegnet (+) for å åpne Opprett-menyen.

I kolonnen Ansatte klikker du på Enkelttidsaktivitet.

QBO viser vinduet Tidsaktivitet.

Fra navnelisten velger du den ansatte eller leverandøren som utførte arbeidet.

Skriv inn datoen da arbeidet ble utført.

Fra kundelisten velger du kunden som arbeidet ble utført for.

Fra tjenestelisten velger du tjenesten som ble utført.

Sett en hake i Fakturerbar-boksen, som endres til Bill At-boksen, og oppgi en timepris.

Hvis arbeidet som utføres er skattepliktig, setter du en hake i boksen Avgiftspliktig.

I Tid-boksen skriver du inn hvor mye tid som er brukt på denne aktiviteten.

Du kan angi start- og sluttider, inkludert pausetider, ved å merke av for Angi start- og sluttider. QBO beregner tidsbruken og viser den under Beskrivelse-boksen.

Skriv inn en beskrivelse av arbeidet som som standard skal vises på en faktura.

Du kan endre beskrivelsen etter å ha lagt til tidsregistreringen på fakturaen.

Klikk Lagre for å lagre oppføringen eller Lagre og Ny for å legge inn en annen tidsaktivitet.

Hvis du klikker på pilen ved siden av Lagre og Ny, kan du velge Lagre og lukk.

Vinduet Tidsaktivitet.

Bruke en timeliste for å registrere tid

Hvis du foretrekker å legge inn klokkeslett i et rutenettformat som viser dagene og datoene for en uke, så er den ukentlige timelisten noe for deg. Følg disse trinnene for å angi tid ved å bruke dette vinduet:

Klikk på Opprett-knappen – plusstegnet (+) – for å åpne Opprett-menyen.

I kolonnen Ansatte klikker du på Ukentlig timeliste.

Velg navnet på personen hvis tid du registrerer.

Velg uken du vil registrere tid for.

I Detaljer-delen velger du et kundenavn, en tjenestevare og, hvis det er aktuelt, oppgi en beskrivelse.

For å fakturere tiden tilbake til en kunde, merk av for Fakturerbar og oppgi en sats for å belaste tiden.

Fyll inn arbeidstiden på den aktuelle dagen.

Klikk Lagre, Lagre og Ny, eller klikk på pilen ved siden av Lagre og Ny og velg Lagre og lukk.

Den ukentlige timelisten.

Legge til en fakturerbar utgift på en faktura

Du kan legge til fakturerbare tidsoppføringer på en faktura på et par måter. Hvis du for eksempel ser på en kundes side, viser QBO en liste over utestående transaksjoner. I Handling-kolonnen for enhver fakturerbar tidsoppføring viser QBO en Start faktura-knapp som du kan klikke for å starte en faktura til kunden og inkludere den fakturerbare utgiften på fakturaen. For å se en kundes side, klikk på Kunde i navigasjonslinjen og klikk deretter på en kundes navn.

Men du trenger ikke å lete etter fakturerbare tidsoppføringer. QBO ber deg legge dem til på enhver faktura du oppretter for en kunde som det finnes fakturerbare tidsregistreringer for. Start en faktura (fra Opprett-menyen – plusstegnet – klikk på Faktura) og velg en kunde. Hvis kunden har fakturerbare tidsoppføringer, vises de i ruten på høyre side av skjermen.

Klikk på Legg til-knappen i hver fakturerbar tidsoppføring du vil legge til på fakturaen. Eller, for å legge til alle oppføringene, klikk på Legg til alle-knappen øverst i ruten til høyre. QBO legger inn informasjonen for hver fakturerbar tidsregistrering på en linje på fakturaen, og fyller ut tjenesten, beskrivelsen, mengde, pris og totalbeløp. Du kan redigere all informasjon på linjen etter behov. Fyll ut resten av fakturaen som du ville gjort med en hvilken som helst annen faktura, og legg til andre linjer som kanskje ikke gjelder tidsregistreringer.

Ikke glem at du kan legge til en delsum for tidsregistreringer, hvis du velger det.