Opprette et jobbestimat med QuickBooks 2005

QuickBooks Pro og QuickBooks Premier har en funksjon som er veldig interessant for bedrifter som gjør jobber eller prosjekter for sine kunder: entreprenører, konsulenter, ingeniører, arkitekter og så videre. QuickBooks Pro og QuickBooks Premier (i motsetning til det vanlige Basic QuickBooks-programmet) har muligheten til å gjøre enkle prosjekt- eller jobbkostnader. Denne funksjonen betyr at virksomheten din kan lage prosjekt- eller jobbestimater, spore kostnader etter prosjekt eller jobb, og fakturere fakturaer etter prosjekt eller jobb.

I QuickBooks Pro starter jobbkostnadene med et estimat. Et estimat er bare en liste over de estimerte kostnadene du vil pådra deg for en jobb du skal utføre for en kunde.

Forutsatt at du allerede har opprettet en jobb og har fortalt QuickBooks at du bruker estimater, er dette trinnene du følger for å lage et estimat:

1. Hent skjemaet.

Velg Kunder –> Opprett anslag. QuickBooks åpner et Create Estimates-skjema, som har en uhyggelig likhet med Create Invoices-skjemaet som du har sett hvis du i det hele tatt har jobbet med QuickBooks.

2. Begynn å fylle ut de tomme feltene.

Velg riktig Customer:Job fra rullegardinlisten øverst i skjemaet. QuickBooks Pro fyller automatisk inn så mye informasjon som mulig - vanligvis i det minste boksen for navn/adresse - på skjemaet.

Hvis du konfigurerte QuickBooks Pro til å spore klasser, vises den aktuelle rullegardinlisten øverst i midten av skjemaet. Gå videre og bruk boksen, hvis det passer.

Endre gjerne standardinnstillingene - for eksempel dato og estimatnummer.

3. Legg til linjeelementene — detaljer, detaljer, detaljer.

Du fyller ut detaljene i et Opprett estimater-vindu på samme måte som du fyller ut detaljene i et Opprett faktura-vindu.

Hver artikkel du vil inkludere på jobbestimatet ditt, må beskrives i listen over varer. Vær oppmerksom på at fordi du ofte selger arbeid til kunder og kunder ved å delvis bruke et anslag, vil du vanligvis inkludere fullstendige beskrivelser av varene. (Noen entreprenører, for eksempel, bruker ofte flere linjer med beskrivende tekst for å forklare hvert element som vises på estimatet.)

4. Legg til eventuell valgfri informasjon.

Hvis du vil, bruk en av de andre boksene som er tilgjengelige i vinduet Opprett estimater for å samle inn og lagre tilleggsinformasjon. For eksempel, akkurat som med Opprett fakturaer-vinduet, kan du klikke på rullegardinlisten Kundemelding og skrive en vennlig melding, eller du kan bruke en fra rullegardinlisten.

Du kan også bruke Memo-feltet til å skrive et notat til deg selv om jobben hvis du vil. Eller kanskje noen notater til manuset som du har tenkt på å pitche til studioene. Uansett hva som passer deg.

Hvis du vil inkludere andre elementer i vinduet Opprett estimater, kan du tilpasse det vinduet. Velg Tilpass fra rullegardinlisten Mal øverst til høyre i vinduet Opprett anslag. QuickBooks gir deg en liste over estimatskjemaene dine. Velg den du vil redigere. (Du kan bare ha ett estimatskjema på listen hvis du aldri har opprettet et nytt.) Klikk enten på Ny eller Rediger-knappen. Hvis du klikker Ny, viser QuickBooks dialogboksen Tilpass estimat.

Før du skriver ut det estimatet, husk at vinduet Opprett estimater ikke er den samme informasjonen som vises på det skriftlige estimatet. For å se hvordan den trykte versjonen ser ut, klikk på nedoverpilen ved siden av Print-knappen i Opprett anslag-vinduet og velg Forhåndsvisning fra rullegardinlisten. Resultatet er et helsidesbilde, krympet for å passe på skjermen.

Hvis du ikke har lagret anslaget ditt ennå, fortsett og klikk enten på Lagre og ny eller Lagre og lukk-knappen.

For å undersøke estimatet (eller et hvilket som helst QuickBooks-skjema på skjermen) nærmere, klikk enten på Zoom inn-knappen øverst på forhåndsvisningsskjermen eller flytt musepekeren over bildet. Når markøren ser ut som et forstørrelsesglass med et plusstegn i, klikker du på venstre museknapp. Fordi du bare kan se en del av forhåndsvisningen om gangen på denne måten, bruk rullefeltene nederst og til høyre i vinduene for å flytte rundt til de forskjellige områdene.

Legg merke til at forstørrelsesglasset nå har et minustegn i seg, og Zoom inn-knappen veksler til Zoom ut. Hvis du fullfører mer enn ett estimat, kan du bruke knappene Forrige side og Neste side på skjermbildet Forhåndsvisning for å se på andre estimater. Når du er ferdig, klikker du på Lukk-knappen.

Når du kommer tilbake til vinduet Opprett anslag, klikker du på Skriv ut-knappen; QuickBooks Pro viser dialogboksen Print One Estimate. Klikk på Skriv ut for å skrive ut anslaget uten videre.

Hvis du ikke har brukt QuickBooks til å skrive ut estimater før, må du kanskje først konfigurere skriveren for denne oppgaven. For å gjøre det, velg Fil –> Skriveroppsett og velg Estimat fra rullegardinlisten Form Name. Angi deretter skriverinnstillingene du vil ha for utskriftsestimater. (Denne prosessen fungerer på samme måte som for utskrift av andre skjemaer, for eksempel fakturaer.) Klikk OK når du er ferdig. Dialogboksen Skriv ut ett estimat som QuickBooks viser etter at du har klikket på Skriv ut i vinduet Opprett anslag fungerer også på samme måte som dialogboksen Skriv ut én faktura.