Opprette en kjøpsordre i QuickBooks

En innkjøpsordre tjener et enkelt formål: Den forteller en leverandør at du ønsker å kjøpe en vare. Faktisk er en kjøpsordre en kjøpskontrakt.

Mange små bedrifter bruker ikke innkjøpsordrer. Men når de vokser til en viss størrelse, bestemmer mange bedrifter seg for å bruke dem fordi innkjøpsordrer blir permanente registreringer av varer du har bestilt. Dessuten formaliserer bruk av innkjøpsordrer ofte kjøpsprosessen i et selskap. Du kan for eksempel bestemme at ingen i firmaet ditt kan kjøpe noe som koster mer enn $100 med mindre de får en innkjøpsordre. Hvis bare du kan utstede kjøpsordrer, har du effektivt kontrollert kjøpsaktiviteter gjennom denne prosedyren.

Følg disse trinnene for å bruke QuickBooks til å opprette innkjøpsordrer:

1. Fortell QuickBooks at du vil opprette en innkjøpsordre ved å velge Leverandører –> Opprett innkjøpsordrer.

QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordrer.

Merk at hvis Leverandører-menyen ikke gir kommandoen Opprett innkjøpsordrer, vet ikke QuickBooks at du vil opprette innkjøpsordrer.

2. Bruk rullegardinlisten Leverandører-menyen til å identifisere leverandøren du vil kjøpe varen fra.

Nedtrekkslisten Leverandør viser hver av leverandørene i leverandørlisten.

3. (Valgfritt) Klassifiser kjøpet ved å bruke rullegardinlisten Klasse.

4. (Valgfritt) Oppgi en annen Send til-adresse i rullegardinlisten Send til.

Nedtrekkslisten Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Du velger skipet som skal adresseres ved å velge ett av disse andre navnene. Etter at du har valgt en oppføring fra Send til-listen, fyller QuickBooks ut Send til-adresseboksen med riktig informasjon.

Vinduet Opprett innkjøpsordrer inneholder noen standard og, forhåpentligvis, kjente knapper og bokser: Forrige, Neste, Skriv ut, Finn, Stavekontroll, Historikk og Mal.

5. Bekreft bestillingsdatoen.

Til å begynne med legger QuickBooks gjeldende systemdato inn i Dato-boksen. Du bør imidlertid bekrefte at datoen som QuickBooks oppgir som kjøpsordrdato er korrekt. Dette er kontraktsdatoen. Ofte setter datoen kontraktsvilkår - for eksempel antall dager varen må sendes innen.

6. Bekreft innkjøpsordrenummeret.

Innkjøpsordrenummeret, eller PO-nummeret, identifiserer innkjøpsordredokumentet unikt. QuickBooks nummererer sekvensielt innkjøpsordrer for deg og plasserer neste nummer i PO No.-boksen. Gjetningen som QuickBooks gjør om riktig innkjøpsordrenummer er vanligvis riktig, men hvis det ikke er riktig, skriv inn erstatningsnummeret.

7. Bekreft leverandøren og send til informasjon.

Leverandørblokken og Ship To-blokken identifiser leverandøren du kjøper varen fra og leveringsadressen du vil at leverandøren skal sende forsendelsen til. Denne informasjonen skal være korrekt hvis leverandørlisten din er oppdatert og du har brukt rullegardinlisten Send til på riktig måte for å identifisere, om nødvendig, en alternativ Send til-adresse. Bekreft likevel at informasjonen som vises i disse to adresseblokkene er korrekte. Hvis informasjonen ikke er korrekt, må du selvfølgelig fikse den. Du kan redigere adresseblokkinformasjonen ved å velge feil informasjon og deretter skrive inn det som skal vises på nytt.

8. Beskriv hver vare du ønsker å bestille.

Du bruker kolonnene i vinduet Opprett innkjøpsordrer for å beskrive i detalj hver vare du vil bestille som en del av kjøpet. Hvert element går på sin egen rad. For å beskrive en vare du ønsker å kjøpe fra leverandøren, oppgir du følgende informasjon:

• Vare: Varekolonnen lar deg registrere det unike varenummeret for varen du vil kjøpe. Husk at varer må legges inn, eller beskrives, i varelisten. Det viktigste du trenger å vite om varelisten er at alt du ønsker å vise på fakturaen – eller for den saks skyld på en innkjøpsordre – må beskrives i varefilen.

• Beskrivelse: Kolonnen Beskrivelse viser beskrivelsen for elementet du velger. Du kan også redigere Beskrivelse-feltet slik at det gir mening for kunder eller leverandører.

• Antall: Kvantum-kolonnen lar deg identifisere antallet av varen du ønsker. Du skriver inn antall elementer du ønsker i dette feltet, selvsagt.

• Pris: Kolonnen Pris lar deg angi prisen per enhet eller pris per enhet for varen. Merk at QuickBooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen avhengig av hvilken type virksomhet du har satt opp.

• Kunde: Kunde-kolonnen lar deg identifisere kunden som varen er kjøpt for.

• Beløp: Kolonnen Beløp viser totalen brukt for varen. QuickBooks vil beregne beløpet for deg ved å multiplisere mengden med prisen (eller prisen). Du kan også redigere kolonnebeløpet. I dette tilfellet justerer QuickBooks prisen (eller prisen) slik at kvantitet ganger rate alltid tilsvarer beløpet.

Du må angi en beskrivelse av hver vare som skal inkluderes på innkjøpsordren. Dette betyr for eksempel at hvis du ønsker å bestille seks varer fra en leverandør, bør innkjøpsordren inneholde seks linjer med informasjon.

9. Skriv ut innkjøpsordren.

Du vil skrive ut innkjøpsordren. Hensikten med å registrere en innkjøpsordre i QuickBooks er å opprette en formell registrering av et kjøp. Du vil nesten alltid sende denne innkjøpsordren til leverandøren. Innkjøpsordren forteller leverandøren nøyaktig hva du ønsker å kjøpe og prisen du er villig til å betale. For å skrive ut innkjøpsordren, kan du klikke på Skriv ut-knappen. Du kan også skrive ut innkjøpsordrer senere i en batch; for å gjøre det, lagre alle innkjøpsordrene du vil opprette, og velg deretter kommandoen Fil –> Skriv ut skjemaer –> Innkjøpsordrer.

10. Lagre innkjøpsordren.

For å lagre innkjøpsordren, klikk enten på Lagre og lukk-knappen eller Lagre og ny-knappen. Hvis du klikker på Lagre og ny-knappen, lagrer QuickBooks den innkjøpsordren og viser en tom versjon av vinduet Opprett innkjøpsordrer på nytt slik at du kan registrere en ny innkjøpsordre.