Noen få ord om hvordan QuickBooks 2012 fungerer

QuickBooks 2012 lager de fleste journaloppføringene for deg. For eksempel, når du bruker QuickBooks til å registrere en sjekk på 1000 USD som betaler Acme Supplies for noen papirprodukter du har kjøpt, debiterer QuickBooks automatisk forsyningskostnader (så lenge du angir at sjekken er for forsyninger) og krediterer deretter kontanter.

På samme måte, når du produserer en faktura som registrerer et salg, lager QuickBooks disse journaloppføringene for deg. For eksempel, hvis du solgte 13 000 dollar med pølser og boller, og disse pølsene og bollene faktisk koster deg 3 000 dollar, debiterer QuickBooks kontanter for 13 000 dollar, krediterer salgsinntekter for 13 000 dollar, debiterer kostnadene for varer solgt for 3 000 dollar, og krediterer beholdningen for 3 000 dollar.

Med andre ord, for de fleste av dine rutinetransaksjoner, håndterer QuickBooks journaloppføringene for deg bak kulissene.

Dette betyr imidlertid ikke at du alltid kan unngå å jobbe med journalposter. Enhver transaksjon som ikke kan håndteres gjennom et standard QuickBooks-skjema - for eksempel fakturaskjemaet eller skrivesjekkskjemaet - må registreres ved å bruke en journalpost.

For eksempel, hvis du kjøper et anleggsmiddel ved å skrive en sjekk, blir kjøpet av anleggsmiddelet registrert automatisk av QuickBooks. Imidlertid må avskrivningen som vil bli brukt til å kostnadsføre eiendelen over dens estimerte økonomiske levetid, registreres med journalposter som du selv konstruerer og legger inn på en annen måte.

Et annet veldig viktig poeng: Prøvebalanseinformasjonen gir rådataene du trenger for å utarbeide regnskapet. Du trenger faktisk ikke å ta denne typen rådata og forberede regnskapet ditt. Forutsigbart bygger QuickBooks enkelt, raskt og uanstrengt regnskapet ditt ved å bruke denne prøvebalanseinformasjonen.

QuickBooks oppretter automatisk de fleste journaloppføringer for deg, bygger en prøvebalanse ved å bruke journaloppføringsinformasjon, og - når du blir spurt - produserer regnskaper. Det meste av arbeidet med dobbeltbokføring foregår altså bak kulissene. Du bekymrer deg ikke for mange journaloppføringer på en daglig basis.

Og hvis du aldri vil se en prøvebalanse, trenger du ikke. Faktisk, hvis du bare bruker QuickBooks til å produsere fakturaer og skrive sjekker som betaler regningene, samles nesten all informasjonen du trenger for å utarbeide regnskapet automatisk. Så det er veldig pent.

Imidlertid samles ikke all informasjonen som er nødvendig for å produsere gode, nøyaktige regnskaper automatisk. Du vil møte en håndfull viktige saker som bør håndteres på en spesiell basis gjennom journalposter som enten du eller din CPA konstruerer og legger inn.