Mekanikk for dobbelt bokføring

Med dobbelt bokføring kan du beregne kontosaldoen for en hvilken som helst konto ved å ta startkontosaldoen og deretter legge til debet og krediteringer som har skjedd siden da. For hånd er dette regnestykket litt uhåndterlig. Datamaskinen din (ved hjelp av QuickBooks 2012) gjør denne regnestykket enkelt.

For omtrent 500 år siden utviklet en italiensk munk ved navn Pacioli en systematisk tilnærming for å holde styr på økninger og reduksjoner i kontosaldoene. Han sa at økninger i eiendels- og utgiftskontoer bør kalles debet, mens reduksjoner i eiendels- og utgiftskontoer bør kalles kreditter.

Han sa også at økninger i gjeld, eiers egenkapital og inntektskontoer bør kalles kreditter, mens reduksjoner i gjeld, eiers egenkapital og inntektskontoer bør kalles debet.

Dette må du huske

Ved å bruke Paciolis debet- og kredittsystem, kan enhver transaksjon beskrives som et sett med balanserende debet- og kreditter. Ikke bare fungerer dette systemet som økonomisk stenografi, men det gir også feilkontroll. For å få et bedre inntrykk av hvordan dette fungerer, se på noen enkle eksempler.

Ta for eksempel et kontantsalg på $1000. Ved å bruke Paciolis system, eller ved å bruke dobbelt bokføring , kan du registrere denne transaksjonen som vist her:

Kontant $1000 debet

Salgsinntekt $1000 kreditt

Ser du hvordan det fungerer? Kontantsalget på $1000 vises både som en debet til kontanter (som betyr en økning i kontanter) og en kreditt på $1000 til salg (som betyr en økning på $1000 i salgsinntekter). Debiterer lik kreditt, og det er ingen tilfeldighet.

Regnskapsmodellen og Paciolis tildeling av debet og kreditering gjør at eventuelle korrekt registrerte transaksjoner balanserer. For en korrekt registrert transaksjon er transaksjonens debiteringer lik transaksjonens kreditter.

Etter konvensjon viser regnskapsførere og regnskapsførere transaksjoner, eller det regnskapsførere og regnskapsførere kaller journalposter .

Journaloppføring 1: Registrering av kontantsalg

Ser du hvordan det fungerer? Hver konto som er berørt av en transaksjon, vises på en egen linje. Debet vises i venstre kolonne. Kreditter vises i høyre kolonne.

Du forstår faktisk allerede hvordan denne kontovirksomheten fungerer. Du har et sjekkhefte. Du bruker den til å holde styr på både saldoen på brukskontoen din og transaksjonene som endrer kontosaldoen.

Reglene for dobbel bokføring sier i hovedsak at du kommer til å bruke et lignende journalføringssystem ikke bare for kontantkontoen din, men for hver annen konto du trenger for å utarbeide regnskapet også.