Lagerregnskap i QuickBooks 2017

Heldigvis blir det meste av lagerregnskapet som foregår i en bedrift håndtert automatisk av QuickBooks. Når du kjøper en inventarvare ved å skrive en sjekk eller registrere en leverandørgjeldsregning, for eksempel, justerer QuickBooks automatisk lagerkontoene dine for både dollarverdien av inventaret og mengden av varene. Når du selger en inventarvare til en kunde, justerer QuickBooks igjen automatisk dollarverdien på inventaret ditt og justerer antallet av varene du selger.

I utgangspunktet betyr alt dette at QuickBooks opprettholder et evigvarende inventarsystem - et inventarsystem som lar deg vite når som helst hvor mange varer du har på lager og hvilken verdi lagerbeholdningen din utgjør. (Tidligere brukte mindre firmaer ofte et periodisk inventarsystem , noe som betydde at bedriftseiere aldri virkelig visste med noen presisjon dollarverdien av inventaret deres eller antall teller for inventarvarene de hadde.)

Selv om alt i det foregående avsnittet representerer gode nyheter, krever flere lagerrelaterte hodepine litt regnskapsmagi. Spesifikt, hvis firmaet ditt har inventar, må du vite hvordan du skal håndtere foreldet inventar, avhending av foreldet inventar og lagerkrymping.

Håndtere foreldet inventar

Foreldet beholdning refererer til varer du har kjøpt for salg, men som viser seg ikke å være salgbare. Kanskje kundene ikke ønsker det lenger. Kanskje du har for mye av inventaret og vil aldri kunne selge alt du har.

I begge tilfeller registrerer du det faktum at lagerverdien din faktisk er mindre enn det du kjøpte den for. Og du vil registrere det faktum at pengene du brukte på den foreldede varen er en utgift. Anta at du har kjøpt en vare på $100 som du nå innser er foreldet. Hvordan registrerer du denne foreldelsen?

Journalpost 7: Registrering av en godtgjørelse for foreldet inventar

Som Journal Entry 7 viser, for å registrere foreldelse av en $100 lagervare, debiterer du først en utgiftskonto kalt noe sånt som "Inventory ukurans" for $100. Deretter krediterer du en kontra-aktivakonto kalt noe sånt som "Tillegg for foreldet inventar" for $100.

En kontra-aktivakonto blir rapportert på balansen rett under aktivakontoen den er knyttet til. Kontra-aktivakontoen, med sin negative kredittsaldo, reduserer netto rapportert verdi av aktivakontoen. Hvis inventarkontosaldoen er $3100, og du har en godtgjørelse for en foreldet inventarkontra-aktivakonto på $100, vises netto lagersaldo som $3000. Med andre ord blir kontra-aktivakontoen trukket fra den relaterte aktivakontoen.

QuickBooks krever at du registrerer journaloppføring 7 selv ved å bruke kommandoen Lag journaloppføringer.

Kassering av foreldet inventar

Når du til slutt kvitter deg med foreldet inventar, registrerer du en journalpost som denne. Denne journaloppføringen belaster kontra-aktivakontoen for $100 og krediterer beholdning for $100. Med andre ord, denne journalposten fjerner verdien av den ukurante varebeholdningen fra både tilskuddet for foreldet beholdningskonto og selve beholdningskontoen. Du registrerer denne journalposten når du faktisk, fysisk kaster inventaret - når du betaler søppelmannen for å frakte bort inventaret, for eksempel, eller når du kaster inventaret inn i den store søppelcontaineren bak kontoret eller fabrikken.

Journalpost 8: Registrering av avhending av inventar

Generelt er en av tingene du bør gjøre hvert år av skatteregnskapsmessige årsaker å håndtere foreldet varelager. Skattereglene sier generelt at du ikke kan avskrive ukurant varelager med mindre du faktisk disponerer det til inntektsformål. Vanligvis kan du imidlertid skrive ned inventar til likvidasjonsverdien. En slik nedskrivning fungerer på samme måte som en nedskrivning for ukurant varelager. En nedskrivning kan imidlertid være litt vanskelig hvis du aldri har gjort det før, så det kan være lurt å rådføre seg med skatterådgiveren din.

Et annet virkelig viktig poeng om registrering av avhending av foreldet beholdning: I QuickBooks registrerer du beholdningsavhending ved å justere den fysiske varetellingen til beholdningselementene. Du legger faktisk ikke inn en journalpost som den som vises i bilagsregistrering 8. Du justerer beholdningskontoene for den ukurante beholdningen. Denne justeringen vil automatisk redusere inventarkontosaldoen. Når QuickBooks spør deg hvilken konto du skal debitere, spesifiserer du godtgjørelsen for foreldet inventarkonto.

Håndtere lagerkrymping

Den andre kroniske lagerhodepinen som mange bedriftseiere og bedriftsledere må forholde seg til er lagerkrymping. Det er svært sannsynlig, noen ganger av de mest uskyldige grunner, at lagerregistreringene dine overdriver antall varer. Når dette skjer, må du justere postene dine. I hovedsak ønsker du å redusere både dollarverdien av inventaret ditt og mengdetellingene for inventarvarene dine.

QuickBooks lager denne journaloppføringen slik at du kan registrere denne hendelsen. Denne journalposten debiterer en passende utgiftskonto - i bilagsregistrering 9 kalles utgiftskontoen "Shrinkage cost" - for $100. En journalpost må også kreditere inventarkontoen for $100.

Journalpost 9: Registrering av inventarkrymping

Innen QuickBooks registrerer du faktisk ikke en formell journaloppføring som den som vises her. Du bruker noe som kalles et regneark for fysisk telling for å justere mengdene av varetellingene dine til hva de faktisk er. Når du foretar denne justeringen, krediterer QuickBooks automatisk inventarkontosaldoen og justerer mengdetellingene. QuickBooks krever også at du oppgir utgiftskontoen som den skal debitere for krympingen.

I gamle dager sammenlignet bedrifter sine regnskapsposter med fysiske tellinger av varelager bare én gang i året. Faktisk var den årlige fysiske varetellingen et smertefullt ritual som mange distributører og forhandlere gikk gjennom. I disse dager har de fleste bedrifter funnet ut at det fungerer mye bedre å iscenesette fysiske varetellinger gjennom året. Denne tilnærmingen, kalt syklustelling, betyr at du sannsynligvis sammenligner regnskapspostene dine med fysiske tellinger for dine mest verdifulle gjenstander flere ganger i året.

For dine moderat verdifulle varer sammenligner du sannsynligvis lagerregnskapet med fysiske tellinger en eller to ganger i året. Med de minst verdifulle inventarelementene dine sammenligner du sannsynligvis lagerposter med fysiske tellinger bare uregelmessig, og du kan godta en grad av unøyaktighet. I stedet for å telle skruer i en boks, for eksempel, kan du veie beholderen og deretter gjøre et estimat på antall skruer.

Uansett vil du ha et system som lar deg sammenligne regnskapspostene dine med dine fysiske tellinger. Lagerkrymping og varelagerforeldelse representerer reelle kostnader ved å gjøre forretninger som ikke vil bli registrert i regnskapet på noen annen måte.