Lag en regnskapsførerkopi av QuickBooks 2013-datafilen

QuickBooks 2013 gjør det enklere for regnskapsførere å jobbe med klientdatafiler. Din klient oppretter regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen ved å bruke hans versjon av QuickBooks og den virkelige datafilen og lager deretter enten en fil som klienten sender til deg (som via post eller e-post) eller som Intuit, produsent av QuickBooks, sender til deg.

Her er hva klienten din må gjøre hvis klienten skal ta seg av å sende filen til deg:

Velg kommandoen Fil → Regnskapskopiering → Klientaktiviteter → Lagre fil.

QuickBooks viser først en melding som spør klienten om han vil ha noen av dem

• En regnskapsførers kopi av filen

• En bærbar kopi eller sikkerhetskopi av filen

Du kan også lage en regnskapsførerkopi ved å velge Fil→Opprett kopi og deretter klikke på regnskapsførerkopi-knappen.

En bærbar fil er en ekte, levende kopi av QuickBooks-datafilen som har blitt litt mindre i størrelse, slik at den er lettere å flytte rundt (for eksempel ved å sende filen som et vedlegg på e-post). En sikkerhetskopifil er en sikkerhetskopi, andre kopi av QuickBooks-filen du oppretter (vanligvis), slik at du har en kopi av QuickBooks-datafilen i tilfelle noe dårlig skjer med den originale QuickBooks-datafilen.

Velg regnskapsførerens kopi.

Klikk Neste for å fortsette.

Angi en delingsdato.

Når en klient klikker på Neste-knappen for å fortsette med opprettelsen av en regnskapsførers kopi, spør QuickBooks ham om delingsdatoen. Transaksjoner faller før denne datoen kan redigeres bare inne regnskapsfører kopi. Transaksjoner som faller etter disse dataene kan redigeres i både regnskapsførerens kopi og kundens kopi.

Klikk Neste for å fortsette.

En annen melding vises som forteller klienten at QuickBooks må lukke alle vinduene for å lage en regnskapsførerkopi. QuickBooks kan også fortelle klienten om å sette inn en disk.

Klikk OK og sett inn disken (om nødvendig).

QuickBooks viser dialogboksen Lagre regnskapsførers kopi.

Gi navn til regnskapsførerens kopi.

Bruk Filnavn-boksen i dialogboksen Lagre regnskapsførers kopi for å navngi regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen. Om nødvendig kan klienten også bruke rullegardinlisten Lagre i for å angi hvor regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen skal lagres.

Klienten må huske hvor regnskapsførerens kopi av filen blir lagret. Denne filen blir gitt til regnskapsføreren - via e-post eller snail-post, eller på en plate - slik at regnskapsføreren kan bruke den.

Opprett filen.

Etter at klienten navngir regnskapsførerens kopi av datafilen og angir om nødvendig hvor regnskapsførerens kopi skal lagres, klikker klienten Lagre. QuickBooks lagrer deretter en regnskapsførers kopi av QuickBooks-datafilen.

Denne datafilen overføres deretter til regnskapsføreren av klienten . Med andre ord, klienten må sende filen med sniglepost eller e-post.

Din e-postleverandør kan begrense størrelsen på vedlegg (inkludert QuickBooks-filer) som du kan sende via e-post. Hvis størrelsen gjør deg dårlig, kan du laste opp QuickBooks-filen til Intuit-nettstedet ved å velge Fil → Kontoførers kopi → Klientaktiviteter → Send til regnskapsfører. Intuit sender deretter regnskapsføreren din en melding med en klikkbar lenke som hun kan bruke til å hente filen.

Regnskapskopier bruker tre filtyper. Accountant Transfer File (med filtypen .qbx) er det en klient oppretter og gir til regnskapsføreren. Selve regnskapsførerens kopi (med filtypen .qba) er det regnskapsføreren jobber med etter at han eller hun åpner regnskapsføreroverføringsfilen. Og til slutt er det Accountant Export File (med filtypen .qby).