Kredittkorttransaksjoner i QuickBooks 2021

Du kan bruke QuickBooks til å spore bedriftskredittkort på omtrent samme måte som du bruker det til å føre et sjekkhefte. Prosessen er nesten den samme, med noen få rynker.

Forresten, selv om denne artikkelen egentlig handler om at du belaster penger på kredittkortene dine, snakker vi også om hvordan du skal håndtere det vanskelige problemet med at kundene dine betaler med kredittkort.

Hvordan spore bedriftskredittkort i QuickBooks 2021

Hvis du vil spore kredittkortforbruk og saldoer med QuickBooks, må du sette opp en kredittkortkonto - hvis du ikke allerede har gjort det i QuickBooks-oppsettet. (Til sammenligning bruker du bankkontoer til å spore ting som pengene som strømmer inn og ut av en sjekk-, spare- eller småpengerkonto.)

Sette opp en kredittkortkonto

For å sette opp en kredittkortkonto, følger du omtrent de samme trinnene som du bruker for å opprette en bankkonto:

1. Velg Lister→ Kontoplan.

Eller klikk på kontoplanikonet på startskjermen. QuickBooks viser kontoplanvinduet, som vist.

Kontoplanvinduet

2. Klikk på Konto-knappen nederst til venstre i kontoplanvinduet, og velg deretter Ny fra rullegardinmenyen.

QuickBooks viser det første Add New Account-vinduet, som ganske enkelt viser en liste over alternativknapper som tilsvarer de forskjellige kontotypene QuickBooks tillater.

3. Velg alternativet Kredittkort.

Å velge kredittkort forteller QuickBooks at du vil sette opp en kredittkortkonto. Jeg er sikker på at du er overrasket. Klikk på Fortsett. QuickBooks viser det andre vinduet Legg til ny konto, som vist.

Det andre vinduet Legg til ny konto

4. Skriv inn et navn for kontoen i tekstboksen Kontonavn.

Hvorfor ikke gjøre det riktig? Flytt markøren til tekstboksen Kontonavn og skriv inn navnet på kredittkortet ditt.

5. Skriv inn kortnummeret i kredittkortkontoen. nr. tekstboks.

Hvis du oppretter en generell kredittkortkonto for mer enn ett kort, forlater du kredittkortkontoen. nr. tekstboks tom. Mens du er i gang, kan du også beskrive kortet. Du vil kanskje skrive åger! i tekstboksen Beskrivelse, avhengig av kortets rentesats.

6. Klikk på Lagre og lukk-knappen.

QuickBooks viser kontoplanvinduet på nytt. Nå viser vinduet en ekstra konto: kredittkortkontoen du nettopp opprettet.

Velge en kredittkortkonto slik at du kan bruke den

For å fortelle QuickBooks at du vil jobbe med en kredittkortkonto, bruker du kontoplanvinduet. Velg Lister→ Kontoplan. Når du har vist vinduet, dobbeltklikker du på kredittkortkontoen du vil bruke. QuickBooks viser kredittkortregisteret slik at du kan begynne å registrere transaksjoner.

Som et alternativ til kontoplanvinduet kan du klikke på ikonet Angi kredittkortgebyrer i bankområdet på startskjermen. Eller du kan velge Bank → Angi kredittkortgebyrer.

Legge inn kredittkorttransaksjoner

Hvis du velger kommandoen Bank → Bruk register og velger en kredittkortkonto, viser QuickBooks kredittkortregisteret. Denne figuren viser registeret for en kredittkortkonto kalt Frequent Flyer Card. Det ser mye ut som et kontrollregister, ikke sant?

Kredittkortregisteret

Kredittkortregisteret fungerer som det vanlige registervinduet som du bruker for en brukskonto. Du legger inn transaksjoner i rekkene i registeret. Når du registrerer en belastning, oppdaterer QuickBooks kredittkortsaldoen og den gjenværende kredittgrensen.

Registrering av kredittkortbelastning

Registrering av en kredittkortbelastning ligner på å registrere en sjekk eller bankkontouttak. For illustrasjonens skyld, anta at du belastet $75 verdt med burritos og margaritas til din meksikanske favorittrestaurant, La Cantina. Slik registrerer du denne belastningen:

1. Velg Bank → Angi kredittkortgebyrer.

Vinduet Angi kredittkortgebyrer vises, som vist.

Vinduet Angi kredittkortgebyrer

2. Fra Kredittkort-rullegardinmenyen velger du kredittkortet du belastet utgiften mot.

Klikk på nedoverpilen ved siden av Kredittkort-feltet, og velg deretter et kort fra rullegardinmenyen.

3. I Kjøpt fra-boksen noterer du navnet på virksomheten du har betalt med kredittkort.

Flytt markøren til linjen Kjøpt fra, og klikk på nedoverpilen. Du ser en meny med navn. Velg en fra menyen.

Hvis du aldri har spist middag på dette fine etablissementet før, velg Legg til nytt; legg deretter til bedriftsnavnet.

4. Velg riktig alternativknapp for å angi om transaksjonen er et kjøp eller en kreditt.

Velg alternativet Kjøp/lading hvis du vil registrere et kjøp (som er det du gjør mesteparten av tiden og hva dette eksemplet viser deg). Velg alternativknappen for tilbakebetaling/kreditt hvis du vil registrere en kreditt på kontoen din (for eksempel hvis du har returnert noe).

5. Angi debiteringsdatoen i Dato-feltet.

Flytt markøren til datolinjen (hvis markøren ikke allerede er der), og skriv inn datoen i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Skriv inn enten 07012021 eller 7/1/21 for 1. juli 2021, for eksempel. Hvis du legger inn denne belastningen to eller tre dager etter faktum, ikke oppgi dagens dato; angi datoen da belastningen ble utført. Ved å bruke denne datoen blir det enklere å avstemme postene dine med kredittkortselskapets poster når du får din månedlige kontoutskrift.

6. Skriv inn kostnadsbeløpet i Beløp-boksen.

Flytt markøren til Mengde-linjen, og skriv inn det totale kostnadsbeløpet. Merk: Ikke skriv et dollartegn, men skriv inn punktum for å indikere desimal.

7. (Valgfritt) Skriv inn en memobeskrivelse i Memo-tekstboksen.

Flytt markøren til Memo-tekstboksen, og skriv inn den spesifikke årsaken til at du belaster varen. I dette tilfellet kan du skrive "Advokat/CPA-lunsj" eller noe sånt.

Vente. Vet du hva? La meg være mer seriøs. Ikke spøk på et øyeblikk, ok? Denne notatboksen er et godt sted å dokumentere forretningsformålet for en belastning, som er et skattelovkrav hvis du registrerer et kredittkortbeløp for reise, måltid eller underholdning.

8. Fyll ut kategorien Utgifter.

Du bruker kategorien Utgifter til å registrere forretningsutgifter.

Gå til Konto-kolonnen på Utgifter-fanen, klikk på nedoverpilen og velg en Utgiftskonto fra menyen (mest sannsynlig Travel & Ent:Meals for en forretningslunsj). Hvis du skriver inn et navn her som QuickBooks ikke allerede kjenner, blir du bedt om å sette opp en utgiftskonto.

QuickBooks fyller automatisk ut Beløp-kolonnen når du legger inn en sum i Beløp-feltet. Skriv inn noe i Memo-kolonnen, og tilordne denne utgiften til en kunde:jobb og klasse hvis du vil. Du må slå på klassesporing hvis du vil tilordne utgiften til en klasse.

9. Fyll ut fanen Elementer.

Fordi denne avgiften er for et måltid på en restaurant, spesifiserer du ikke kostnaden. Hvis du belastet inventarvarer som trelast, papirrekvisita og så videre, ville du imidlertid fylt ut Elementer-fanen.

Hvis du har en innkjøpsordre (PO) på fil hos leverandøren som du skrev inn i Kjøpt fra-linjen, forteller QuickBooks deg det. Klikk på Velg PO-knappen for å se en liste over dine utestående PO-er hos leverandøren.

10. Registrer belastningen ved å klikke på Lagre og ny-knappen eller Lagre og lukk-knappen.

Beløpet registreres i Kredittkortregisteret. Denne figuren viser hvordan kredittkortregisteret ser ut etter at du har lagt inn en håndfull belastninger.

Kredittkortregisteret med enkelte transaksjoner

Endre kostnader som du allerede har angitt

Kanskje du registrerer en kredittkortbelastning og deretter innser at du registrerte den feil. Eller kanskje du ikke burde ha tatt det opp i det hele tatt fordi du ikke betalte for forretningslunsjen. (Noen andre betalte for det etter en av de vennlige argumentene om hvem som skulle betale regningen. Du vet hva slags argumentasjon jeg mener: "Nei, jeg insisterer." "Tvert imot, jeg insisterer." Du skjønner bildet.)

Du må gå inn i kredittkortregisteret og redigere eller slette belastningen ved å følge disse trinnene:

1. Velg Lister→ Kontoplan.

Du ser vinduet Kontoplan.

2. Dobbeltklikk på kredittkortkontoen der den defekte belastningen er.

Som magi, vises kredittkortregisteret på skjermen.

3. Velg kredittkorttransaksjonen du vil slette eller endre.

Det er enkelt. Bare flytt markøren til transaksjonen.

4. Annuller, slett eller rediger transaksjonen, som følger:

• • For å annullere kredittkorttransaksjonen, velg Rediger → Annuller kredittkortbelastning og klikk deretter OK.
  • For å slette transaksjonen, velg Rediger → Slett kredittkortbelastning. QuickBooks viser en meldingsboks som spør om du virkelig vil slette transaksjonen. Klikk OK.
  • For å redigere transaksjonen, klikk på Rediger transaksjon-knappen på båndet øverst i vinduet. Du går tilbake til vinduet Angi kredittkortbelastninger. Gjør endringene dine der, og klikk deretter på Lagre og ny eller Lagre og lukk. Du kan også gjøre endringer i kredittkortregisteret og klikke på Registrer når du er ferdig.

Hvordan avstemme kredittkortutskriften og betale regningen

Du avstemmer, eller balanserer, en kredittkortkonto på samme måte som du balanserer en bankkonto. Etter at du har fått kontoen til å balansere og klikke Avstem nå, viser QuickBooks dialogboksen Utfør betaling, og spør hvordan du vil betale regningen. Du kan betale med sjekk eller legge inn en regning som skal betales senere. (Det andre alternativet er kreditormetoden.)

Hvis du velger å betale regningen ved å skrive en sjekk, går du rett til vinduet Skriv sjekker, og Utgifter-fanen er fylt ut for deg. Fyll inn navnet på kortutstederen, datoen og så videre. Klikk Lagre og ny eller Lagre og lukk når du er ferdig. Betalingen registreres både i sjekkregisteret og kredittkortregisteret fordi du belaster kredittkortansvarskontoen med sjekksummen.

Hvis du velger å legge inn betalingen som en regning som skal betales på et senere tidspunkt, går du til vinduet Skriv inn regninger. Fyll ut alt akkurat som du ville gjort hvis du var i vinduet Skriv sjekker. Når du klikker Lagre & Ny, registreres transaksjonen i Kreditorregisteret og Kredittkortregisteret.

Så, hva med debet- og minibankkort?

Debet- og minibankkort, når du kommer rett til det, er ikke kredittkort i det hele tatt. Å bruke et debetkort eller et minibankkort ligner mer på å skrive en sjekk enn noe annet. I stedet for å ta ut penger ved å skrive en sjekk, tar du imidlertid ut penger ved å bruke et debetkort (som er det jeg kaller denne typen kort herfra og inn).

Selv om en debetkorttransaksjon noen ganger ser ut (i hvert fall for vennene dine og selgerne du handler med) som en kredittkorttransaksjon, bør du behandle en debetkorttransaksjon slik du behandler en sjekk. I et nøtteskall, her er hva du trenger å gjøre:

• Når du belaster noe på et debetkort, registrerer du transaksjonen på samme måte som du registrerer en vanlig sjekk. Det kan være lurt å legge inn transaksjonsnummeret som sjekknummer eller i Memo-linjen slik at du kan holde styr på transaksjonen.
• Når du tar ut kontanter ved å bruke et debetkort, registrerer du transaksjonen som et vanlig uttak (eller overføring til en småpengerkonto), som om du gikk til banken med en uttaksseddel.
• Når du gjør et innskudd gjennom en minibank ved å bruke et debetkort, registrerer du transaksjonen på samme måte som du registrerer et vanlig innskudd.

Så, hva med kundekredittkort?

Jeg vil snakke om et vanskelig emne før du og jeg avslutter diskusjonen vår om hvordan du jobber med kredittkort. Her snakker jeg om – gulp – hvordan håndtere kunders kredittkortbetalinger.

Ok, hvis du ikke allerede vet dette, selv om kundene dine sannsynligvis elsker å betale deg med kredittkort, skaper kundekredittkort en hodepine for deg. Årsaken er at kjøpmannsbanken eller kredittkortbehandleren samler kundens kredittkortgebyrer og deretter – kanskje på daglig basis eller kanskje noen få dager – setter inn en stor mengde kontanter på bankkontoen din. Kontantene representerer summen av de siste kredittkortbelastningene minus et gebyr (som jeg håper er beskjedent).

Alt dette høres ufarlig nok ut, men her er et eksempel på hvordan det fungerer. Kundene A, B og C kommer inn på mandag og bruker henholdsvis $5, $10 og $15. På tirsdag kommer kundene D, E og F inn og bruker henholdsvis $10, $50 og $30. På onsdag selger du ikke noe til noen som bruker kredittkort, men du ser et innskudd på $105 på bankkontoen din fra kredittkortselskapet.

Problemet er at du ser på de siste to dagenes kredittkorttransaksjoner, og du vet at de utgjør totalt 120 USD fordi det er summen du solgte til kunder A, B, C, D, E og F. Så hva er med $105? Er de manglende $15 en serviceavgift? Å nei, vent. Kanskje kunde A ringte kredittkortselskapet sitt og blokkerte den første kostnaden på $5. Eller kanskje det var kunde B?

Hvis du godtar et kredittkort, vet du hvordan dette fungerer, ikke sant? Det er en kongelig hodepine.

Jeg tror du sannsynligvis har to fornuftige tilnærminger for å håndtere denne galskapen:

• The Good Accountant's Way: Du kan registrere kundekredittkortbetalinger på vanlig måte - slik QuickBooks forventer. The Good Accountant's Way produserer fine, nøyaktige poster, men på bekostning av enorme bokføringsproblemer. Interessert i mer informasjon? Flott! Bruk QuickBooks Help-kommandoen for å søke i QuickBooks online-hjelp for emnet som registrerer en kredittkortbetaling.
• The Bad Accountant's Way: Du kan bare registrere salgskvitteringstransaksjoner når kredittkortselskapet setter inn nettobeløp på bankkontoen din. Med andre ord, ved å bruke eksempelnumrene gitt i et tidligere avsnitt, i stedet for å registrere individuelle transaksjoner for kunder A, B, C, D, E og F når salget skjer, kan du registrere en transaksjon på $105 når kredittkortselskapet setter inn $105 inn på bankkontoen din. Hvis du kjenner kredittkortselskapets servicegebyr, kan du også registrere det ved å bruke en journalpost. (Du vil sannsynligvis spørre regnskapsføreren din om hjelp til dette.)

Jeg burde fortelle deg noe annet. The Bad Accountant's Way er sannsynligvis ikke berettiget med mindre du er i en situasjon med høyt volum - for eksempel en butikk - og når du bruker et periodisk lagersystem eller når du ikke selger varelager. Hvis du bare har en håndfull kredittkorttransaksjoner - for eksempel en med noen få dager - eller hvis du prøver å bruke et evigvarende lagersystem, bør du bruke Good Accountant's Way.